Conocimientos, Funciones y Responsabilidades del Cargo de Coordinador de Contabilidad

  • Publicado: mayo 8, 2005
  • Última Actualización: julio 28, 2005
close

Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas. Si detecta algún error, por favor avísenos haciendo click en "Reportar un error" (más abajo en esta misma página). Mil gracias.

Empresa XYZ Ltda

DEFINICION DEL CARGO

DEPENDENCIA : DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

NOMBRE DEL CARGO: COORDINADORA DE CONTABILIDAD

SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE

PERSONAS A CARGO: ASISTENTES : NOMINA Y CONTABILIDAD

DEPENDENCIA FUNIONAL: ASISTENTES DE COMPRAS Y TESORERIA

1. RELACIONES EXTERNAS:

•  Entes de Control y Vigilancia: DIAN, Supersociedades, Cámara de Comercio, Industria y Comercio, DANE, Banco de la República.

•  Con asesores: Revisoría Fiscal, Asesor Tributario, de Comercio Exterior, Comercial, Laboral.

•  Contratos de Outsoursing: Nómina, Seguros, Libranzas

•  Con proveedores, todos aquellos cuando las circunstancias lo requieran.

2. OBJETIVOS

Desarrollar la contabilidad interna de Empresa XYZ Ltda. aplicando las normas y procedimientos vigentes a fin de lograr información oportuna y confiable que produzca los elementos de análisis para la toma de decisiones en la evaluación, programación y control de los recursos financieros de la empresa y en cumplimiento de obligaciones para con las entidades estatales.

3. FUNCIONES  

•  Elaborar los Estados Financieros mensuales y anuales con sus respectivos anexos, efectuando el análisis de los resultados de cada uno de los estados financieros mensuales y anuales con el fin de avaluar la razonabilidad de las cifras, la rentabilidad del negocio y los resultados económicos de la empresa.

•  Elaborarlas las declaraciones de impuestos mensuales de retención en la fuente, timbre, remesas, industria y comercio y bimestrales de Iva y velar por su oportuno pago y presentación.

•  Elaborar y verificar el adecuado cumplimento de obligaciones fiscales de los pagos Declaración anual de Renta y Complementarios, e Industria y Comercio, la preparación de la información en medios Magnéticos, y preparar el informe anual a la Superintendecias de Sociedades, Registro de proponente en la Cámara de Comercio, preparación de respuesta a la Encuesta Nacional del Dane.

•  Atender y tener a disposición de los asesores y diferentes organismos de control la información contable requerida para sus trabajos, así como colaborarles en lo que requieran en materia contable.

•  Atender y dar respuesta en forma oportuna y con los soportes necesarios a los requerimientos que las entidades de control y vigilancia envíen .

•  Velar por la adecuada conservación y archivo de los soportes de la información contable y los libros auxiliares y oficiales conforme a las normas legales vigentes.

•  Velar por el registro oportuno en la Cámara de Comercio de los Libros Oficiales y mantener al día su impresión (Mayor y Balances, Diario e Inventarios y Balances) y los libros auxiliares.

•  Velar por el registro oportuno en la Cámara de Comercio del Libro de Actas y el de Registro de Socios y de Junta Directiva si la hay; mantener al día su impresión.

•  Responder oportunamente a la DIAN por la vigencia de la autorización de la facturación.

•  Revisar y registrar la información de inventarios de acuerdo con el sistema de costeo vigente y su correspondiente registro contable.

•  Llevar el control de las cuentas por pagar y anticipos a proveedores del exterior, estando pendiente de sus fechas de pago y evitar que se tenga que registrar como deuda externa .

•  Registrar la información relacionada con activos fijos y el funcionamiento de la interfase de ajustes integrales por inflación y depreciaciones con Sistema de control de activos fijos.

•  La realización de arqueos a caja menor, caja principal, caja en dólares, tarjetas de teléfonos, cheques canasta.

•  Revisión mensual de la nómina, pagos de aportes (Salud, Pensión , ARP y Cajas de Compensación)

•  Registrar todas las operaciones causadas en la empresa. Llevar el control contable de los activos fijos, los cargos diferidos y gastos pagos por anticipado, y efectuar la conciliación bancarias de cuentas nacionales y en dólares.

•  Estar pendiente de la inclusión de nuevos bienes a las pólizas de seguros, así como enviar en forma mensual el reporte de nuevas adquisiciones de activos fijos y cuando se a del caso realizar las reclamaciones por pérdida de mercancías y/o siniestros.

•  Elaboración y control de los certificados de retención en la fuente, impuesto a las ventas, retención de industria y comercio que sean solicitados por los proveedores y/o terceros y certificados laborales.

4. RESPONSABILIDADES

  •  Responder por la adecuada presentación y entrega oportuna de los balances, anexos e informes exigidos por la gerencia y las entidades de control y vigilancia, así como por la atención de los requerimientos formulados por los mismos.

•  Verificar el cumplimiento por parte de las personas a su cargo y de las distintas áreas de la empresa de las normas administrativas, legales y fiscales vigentes en materia de contabilidad.

•  Realizar análisis de la información contable con el fin de brindar información que ayude a la toma de decisiones por parte de la Gerencia.

•  Estar permanentemente actualizado sobre las normas y políticas que en materia contable, tributaria, comercial, etc., sean establecidas por las entidades estatales de control y vigilancia y su implementación en la empresa.

•  Responder por la adecuada presentación de la información de carácter comercial, tributario y fiscal, siguiendo las normas y políticas exigidas por las Superintendencias, Cámara de Comercio, DIAN y las Secretarias de Haciendas Municipales, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

•  Coordinar con el área de sistemas que el registro de la información sea oportuna y confiable, verificando mensualmente la consistencia de los registros, así como implementando nuevos reportes que faciliten y agilicen el cruce de información y la generación de nueva información.

•  Colaborar para que haya un adecuado flujo de información soporte de la contabilidad.

•  Desarrollar las demás funciones relacionadas con su cargo que le sean asignadas por su superior inmediato.

•  Ejercer control sobre las claves internas de programa de contabilidad

•  Presentar Estados Financieros en las fechas establecidos de acuerdo con el cronograma correspondiente

5. CONOCIMIENTOS

La persona encargada del área contable debe tener los siguientes conocimientos como mínimo:

•  Conocimiento del marco conceptual de la contabilidad, normas internacionales sus principios y normas técnicas de aplicación y manejo.

•  Conocimientos del manejo de costos en empresas de producción para tener las herramientas básicas para el cálculo y análisis de los costos (directos e indirectos) y sus variaciones, la presentación de los estándares y los ajustes a los mismos según el caso.

•  Conocimiento de las normas fiscales para estar pendiente de que la empresa aplique adecuadamente las normas tributarias en las operaciones normales de la empresa (facturación, retenciones, etc), en casos particulares y/o excepcionales (respuesta a requerimientos). Dichos conocimientos deben permitir colaborar con la adecuada planeación tributaria de la empresa y elaboración de las diferentes declaraciones de impuestos.

•  Conocimientos en materia comercial para efectos de registros ante cámara de comercio, reformas estatutarias, elaboración de actas, etc.

•  Conocimiento para organizar y planear trabajos y tener habilidades para resolver problemas y anticipar soluciones dentro de sus funciones y responsabilidades.