KPMG: Los reembolsos de gastos de viaje se registran de acuerdo a su naturaleza jurídica

Por: actualicese.com
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Publicado: 27 de febrero de 2007
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¿Qué alternativas tiene una compañía para registrar los reembolsos de gastos de viaje que realizan los trabajadores?

Respuesta: Es importante señalar que la compañía deberá precisar cuál es la naturaleza jurídica de los gastos de viaje que realiza el trabajador, con el fin de determinar su tratamiento desde el punto de vista fiscal, veamos:

1.REEMBOLSOS DE GASTOS QUE DEBEN SER TRATADOS COMO COSTO O GASTO DE LA COMPAÑIA.

Los gastos en que incurra el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo, que constituyan viáticos ocasionales, podrán ser tomados como costo o gasto propio de la empresa siempre que el trabajador entregue las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso, demostrando así la veracidad de dichos pagos.

En este caso, la compañía deberá conservar dichos documentos probatorios, los cuales podrán estar expedidos a nombre del trabajador o de la empresa, pero es importante tener en cuenta que al constituir estos pagos costo o gasto propio de la compañía y no un ingreso del trabajador, se debe efectuar las retenciones en la fuente a que haya lugar de acuerdo a la naturaleza jurídica del beneficiario y el concepto pagado, so pena que en el evento en que el trabajador omita practicar la retención a nombre de la empresa, las mismas deberán ser asumidas por el empleado o por la compañía, esto no aplicaría en el caso que el trabajador cancele estos costos o gastos con tarjeta débito o crédito, ya que en este caso será la entidad financiera la encargada de efectuar las retenciones pertinentes.

Adicionalmente, deberá tenerse la precaución de verificar que la documentación soporte aportada por el trabajador cumpla con la totalidad de los requisitos de ley, ya que si dichos pagos no corresponden a reembolsos de gastos o no son demostrados en la forma indicada anteriormente, harán parte de la base gravable para la liquidación de la retención en la fuente del trabajador por concepto de salarios y demás pagos laborales.

2.GASTOS DE VIAJE QUE DEBEN SER TRATADOS COMO INGRESO LABORAL EN CABEZA DEL TRABAJADOR

En el caso que los gastos de viaje correspondan a viáticos permanentes, bajo estas circunstancias la compañía entregará al trabajador la suma que considere pertinente para que éste pueda efectuar los pagos en que deba incurrir en el cumplimiento de sus deberes fuera de su sede habitual de trabajo y sobre los mismos no será necesario que el trabajador pruebe la veracidad de dichos pagos o se vea obligado a entregar pruebas documentales respecto del gasto incurrido. Bajo esta premisa las sumas entregadas al trabajador serán contabilizadas como un ingreso laboral en cabeza del mismo y se tendrán que someter a retención en la fuente por concepto de salarios y demás pagos laborales.

Sin embargo, es importante señalar que, los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento, y que no tengan por finalidad proporcionar los medios de transporte, los cuales podrían ser tratados como reembolso de gastos. Dado lo anterior, siempre que se paguen los viáticos deberá especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.

En todo caso, la compañía tiene la alternativa de contratar directamente con hoteles y restaurantes los servicios de manutención y alojamiento para sus trabajadores, así como también, en el caso en que la compañía requiera el vehículo del trabajador para sus actividades propias podría suscribir un contrato de arrendamiento con el trabajador.

¿Una compañía detecta que le cobró a un cliente un menor valor al negociado en la venta de productos gravados con IVA, ¿puede realizar el cobro de este menor valor a través de una nota debito o es obligatoria la expedición de la factura?

Respuesta:Respecto a su inquietud nos permitimos manifestarle que a la luz de lo dispuesto en el artículo 615 del Estatuto Tributario, una compañía que ostente la calidad de comerciante, como entendemos es su caso, “…deberá expedir factura o documento equivalente y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen…”.

Téngase presente que los documentos equivalentes a que se refiere la norma son los siguientes:

- Los tiquetes de máquinas registradoras.
– La boletas de ingreso a espectáculos públicos.
– Los tiquetes de transporte de pasajeros.
– Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno.
– Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.
– Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
– Factura electrónica.

Como se observa, en ningún caso el legislador ha contemplado la nota débito como un documento equivalente a la factura, adicionalmente es importante tener en cuenta que para que los clientes de la compañía puedan tratar como costo o gasto deducible del impuesto de renta y como descontable del impuesto sobre las ventas los valores cobrados, según dispone el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, se requerirá de facturas o documentos equivalentes que cumplan con el lleno de los siguientes requisitos contenidos en el artículo 617 del mismo Estatuto: (ver tabla)

Dado lo anterior, podemos concluir que para solicitar el pago de menores valores cobrados a los clientes, es necesaria la expedición de facturas o documentos equivalentes y en ningún caso será procedente realizar dicho cobro a través de notas débito.

¿Es cierto que es necesario marcar en la declaración de renta la casilla del beneficio de auditoria para que sea válida la aplicación del beneficio?

Respuesta: Es importante aclarar que el beneficio de auditoria es un mecanismo mediante el cual se estimula a los contribuyentes del impuesto sobre la renta al incremento de la tributación, obteniendo como beneficio la firmeza de la declaración en un tiempo inferior al plazo general fijado por la Ley, para lo cual se debe cumplir con los requisitos y condiciones debidamente establecidos por el gobierno nacional, a través del artículo siete del decreto reglamentario 406 de 2001 y con base en lo indicado en el artículo 689-1, respecto al incremento porcentual del impuesto neto de renta (modificado parcialmente por el artículo 63 de la Ley 1111 de 2006, Reforma Tributaria del 2006).

De acuerdo a lo anterior, los contribuyentes del impuesto de renta que deseen acogerse a dicho beneficio, están obligados a cumplir con los requisitos previstos en la Ley y en sus decretos reglamentarios, dentro de los cuales no se encuentra la obligación de marcar la casilla en la declaración de renta, que indica la intención de acogerse a él, de tal suerte que el beneficio de auditoria opera por ministerio de la ley y por ello no requiere tramitar ningún tipo de solicitud por parte del contribuyente, ni que se declare su aceptación mediante acto administrativo.
Por lo tanto, lo importante para acceder al beneficio de auditoria es el cumplimiento de los requisitos previstos en la ley y en los decretos reglamentarios.

Cabe recordar que el artículo 63 de la Ley 1111 de diciembre de 2006, prorrogó hasta el año gravable 2010 el beneficio de auditoria consagrado en el artículo 689-1 del Estatuto Tributario, el cual finalizaba ahora en el año gravable 2006.

De igual forma, señaló que si el incremento del impuesto de renta es de al menos cinco veces la inflación causada en el respectivo año gravable, en relación con el impuesto neto de renta del año inmediatamente anterior, la declaración de renta quedará en firme si dentro de los seis meses siguientes a la fecha de su presentación no se hubiere notificado emplazamiento para corregir, siempre y cuando la declaración se presente en forma oportuna y los pagos se realicen en las fechas señaladas por el gobierno nacional.

Es de anotar que este beneficio podrá tomarse a partir de la declaración de renta del año gravable del 2006, puesto que es una norma de carácter procedimental.

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Última actualización: febrero 27, 2007 | Volver al inicio de esta sección
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