Los obligados a llevar contabilidad declaran sus cuentas bancarias por el saldo en extracto

  • Publicado: abril 1, 2007
  • Última Actualización: julio 10, 2011
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Según la norma del artículo 268 del ET, los obligados a llevar contabilidad deben declarar sus saldos en cuentas bancarias, no por el saldo que les figure en libros contables, sino por el saldo que figure en el extracto.

De conformidad con la norma contenida en el art.268 del ET , todos los obligados a presentar declaración de renta o declaración de ingresos y patrimonio, deben denunciar en dichas declaraciones el valor de los saldos que posean a dic 31 en cuentas corrientes o de ahorro (tanto nacionales como en el exterior) pero haciéndolo en la forma como expresamente lo señala dicha norma

Al respecto, el referido art.268 del ET expresa lo siguiente:

“Art.268. Valor de los depósitos en cuentas corrientes y de ahorro. El valor de los depósitos bancarios es el saldo en el último día del año o periodo gravable. El valor de los depósitos en cajas de ahorros es el del saldo en el último día del año o periodo gravable, incluida la corrección monetaria, cuando fuere el caso, más el valor de los intereses causados y no cobrados”

Como se observa, la norma anterior tendría que ser aplicable por igual tanto para declarantes obligados a llevar contabilidad como para los que no, pues cuando la misma hace referencia a que se debe denunciar como valor patrimonial el “saldo en el último día del año o periodo gravable ”, en ningún momento hace distinción de que sea el “saldo en el ultimo día en los libros contables ” o el “ saldo en el último día en el extracto emitido por la entidad bancaria

Por consiguiente, el único dato que pueden manejar por igual tanto los declarantes obligados a llevar contabilidad como los que no, y que tendría que convertirse en el valor patrimonial de sus cuentas corrientes o de ahorro a dic 31, es el dato del extracto emitido por la respectiva entidad bancaria.

Las costumbres no pueden quedar por encima de la norma

En vista de lo anterior, no podría ser valido aceptar la costumbre que se ha mantenido entre muchos declarantes de decir que si el declarante es un declarante obligado a llevar contabilidad , que entonces en ese caso denunciaría como valor patrimonial en su respectiva declaración el saldo a dic.31 que le figure en su contabilidad (sea que coincida o no con el saldo del extracto bancario), pero que si el declarante no está obligado a llevar contabilidad , que entonces en ese caso sí tendría que denunciar el saldo que se indique a dic.31 en el extracto de la entidad bancaria.

Esa distinción de que una determinado activo patrimonial tenga que ser tratado de una forma para el obligado a llevar contabilidad, y de otra distinta para el no obligado a llevar contabilidad, es algo que la norma misma lo debe indicar expresamente, tal como por ejemplo sí lo hace la norma del art.270 en combinación con el art.142 , ambos del ET, pues de allí se desprende que solo los obligados a llevar contabilidad son los únicos que pueden tomar sus cuentas por cobrar a dic.31 y disminuirlas con los saldos de “provisión para cuentas de difícil recaudo” (consulta un editorial anterior al respecto)

Así las cosas, los declarantes obligados a llevar contabilidad siempre tendrán que tomar el “saldo en el último día” que figure en el extracto de su entidad bancaria (y no el que figure en su contabilidad), y llevarlo como valor patrimonial a su declaración de renta. No debe importar incluso el hecho de que existan partidas conciliatorias validas entre el saldo contable y el saldo en extracto tales como los cheques girados entregados y no cobrados, pues lo mismo le puede pasar al declarante no obligado a llevar contabilidad y en nada se afecta la administración tributaria cuando ello sucede.

Solo si se declaran los saldos en extracto es como se puede hacer un correcto cruce de información en los reportes de información exógena solicitada por la DIAN

Ahora bien, una muy importante razón para que los declarantes obligados a llevar contabilidad siempre denuncien los saldos de sus cuentas corrientes o de ahorro a dic.31 por el saldo en extracto y no por el saldo en contabilidad, radica en que si dicho declarante está obligado a suministrar información exógena a la DIAN , entonces solo de esa forma habría cruce de información con el valor que como “pasivo” va a reportar la entidad bancaria a dic.31

Así incluso se despeja una duda muy frecuente que mantienen quienes deben preparar y suministrar tal información exógena tributaria a la DIAN , pues no saben con que “tercero” o “terceros” se denunciaría en los reportes a la DIAN un “pasivo por sobregiro bancario” que les figura a dic 31 solo en la contabilidad mas no en el extracto (por cheques girados pero no cobrados) y que habían convertido en el valor fiscal a dic.31 (consulta también un editorial anterior sobre lo que a veces se esconde en ese tipo de “sobregiros bancarios” que son solo contables).

En efecto, si en el extracto el saldo es positivo, el declarante denunciará un “activo” y con beneficiario “Banco xxxx”. Pero si en el extracto el saldo es negativo, entonces el declarante denunciaría un “pasivo” y con el beneficiario “Banco XXX”. De esa forma habría perfecta armonía entre lo llevado a la declaración de renta y lo llevado a los reportes de información exógena tributaria, algo que no sucede cuando se toma el saldo en contabilidad y se convierte en valor patrimonial siendo el caso que haya partidas conciliatorias entre uno y otro.

Adviértase además que si algún declarante enfrentó la situación de haber girado cheques antes de que finalizara el ejercicio fiscal, pero tales cheques solo quedaron girados pero no entregados efectivamente al tercero antes de dic.31 , entonces en ese caso, aun cuando en contabilidad figure como que a dic.31 el pasivo que se pagaba con tales cheques es un pasivo que ya desapareció (o disminuyó), es claro que el respectivo acreedor o proveedor, por no haber recibido el cheque antes de dic.31, no podrá decir que la “cuenta por cobrar” que le figura a él en su contabilidad quedaba saldada (o disminuida) a dic.31 y entonces no habría tampoco cruce de información entre los pasivos del uno y las cuentas por cobrar del otro.

En tales casos, si el girador del cheque solo “giró” pero no “entregó” el respectivo cheque, debe entonces, al menos para efectos de su declaración de renta, volver a mostrar el saldo del pasivo que se cancelaba con dicho cheque con el saldo que existía hasta antes del “abono” que se hizo solo contablemente pero no efectivamente con los mencionados cheques girados pero no entregados.

Al equivocarse en el valor patrimonial de las cuentas bancarias o de ahorro se pueden afectar otras obligaciones fiscales muy importantes

La importancia de este asunto, a parte de que solo de esa manera es como se armonizan los cruces de información enviados a la DIAN , radica en que el declarante mismo, si se equivoca en el valor patrimonial de sus saldos en cuentas corrientes y de ahorro a dic.31, con ello entonces estaría declarando un valor de “patrimonio bruto” y de “patrimonio liquido” a dic.31 que no sería el correcto.

Si ese es el caso, es posible, para citar un caso muy especial, que el declarante no se de cuenta de que su correcto patrimonio liquido a dic 31 de 2006, y que sería el mismo a enero 1 de 2007, sí superaba entonces los $3.000.000.000 y ello lo obligaría a liquidar el impuesto al patrimonio definido con la ley 1111 de 2006 (consulta un editorial anterior al respecto )

O en el mismo sentido, al equivocarse en el monto de patrimonio bruto a dic.31, es posible que el declarante termine entendiendo que su declaración de renta o de ingresos y patrimonio de fin de año (al igual de las de IVA y de retención en la fuente del nuevo año que inicia) no estaba obligada a llevar firma de contador público que porque dicho monto de patrimonio bruto no superaba el tope definido en el art.596, 602 y 606 del ET, pero el caso era que sí lo superaba y en ese caso sus declaraciones se darían por no presentadas (ver editorial anterior al respecto )

Y por ultimo, al equivocarse en el monto de su patrimonio bruto a dic 31, el declarante podría asumir que no alcanza los topes que lo obligan a presentar declaración informativa individual de precios de transferencia (ver art.260-8 del ET y art.20 del dec.4583 de dic de 2006 ) y por tanto deje de presentarla estando obligado.

Como vemos, el manejo de los valores patrimoniales en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio para los saldos que se posean a dic.31 en las cuentas corrientes y de ahorro es bastante delicado.