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Cómo se realiza la contabilización del capital social inicial en una sociedad anónima?
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas. Si detecta algún error, por favor avísenos haciendo click en "Reportar un error" (más abajo en esta misma página). Mil gracias.
Son varios los documentos y cuentas que se deben utilizar apropiadamente al momento de hacer la contabilización de este evento.
En algunas ocasiones, cuando se hace la constitución de una sociedad anónima, los auxiliares contables encargados de efectuar los registros que de esa constitución se originan no utilizan acertadamente todas las cuentas que en el PUC se han dispuesto para tal fin
Por tal motivo, en el presente editorial queremos ofrecer una ilustración básica sobre cuales son los documentos, y cuentas contables del PUC, que se tendrían que utilizar al momento de efectuar la contabilización del capital social inicial en la constitución de la sociedad anónima
(nota: téngase presente que en el decreto 4463 de dic.15 de 2006 se establecieron los requisitos formales que se deben cumplir para la constitución de sociedades comerciales de cualquier tipo pero siendo sociedades que al momento de su constitución cuenten con diez (10) o menos trabajadores o con activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes ; consulta un editorial anterior al respecto)
Se deben distinguir las cuentas de “capital autorizado”, “capital suscrito”, “y capital suscrito por cobrar”
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De conformidad con la norma contenida en el art.372 del Código de Comercio, al momento de constituirse una sociedad anónima es necesario que en el documento en que se efectúa dicha constitución se exprese cual es el monto del “capital autorizado” que tendrá tal sociedad, y que al mismo tiempo se cumpla con “suscribir” por lo menos la mitad de dicho capital “autorizado”. Así mismo, se debe cumplir con pagar efectivamente por lo menos la tercera parte del valor del capital “suscrito”.
Con esa norma como fondo, supóngase que la sociedad EL EJEMPLO S.A se constituye en mayo de 2007 y en el documento de su constitución figuran los siguientes valores:
Capital autorizado………………..$100.000.000
Capital suscrito…………………….. 60.000.000
Capital pagado……………………… 20.000.000
El “capital suscrito” ($60.000.000) corresponde a las acciones suscritas por 5 accionistas en total, a razón de $12.000.000 cada uno. Esos 5 accionistas pagaron $4.000.000 con lo cual se explica el “capital pagado”.
Con esos datos básicos, los documentos y contabilizaciones a realizar serían:
1. Se elabora una nota contable para el reconocimiento del “capital autorizado” (adjuntado como soporte una fotocopia de la pagina respectiva de la escritura pública o documento privado en el que se constituyó la sociedad). En dicha nota se se afectarían las siguientes cuentas:
|
Código PUC |
Nombre cuenta |
Parciales |
Db |
Cr |
|
310510 |
Capital por suscribir |
|
100.000.000 |
|
|
310505 |
Capital autorizado |
|
|
100.000.000 |
2. Se elabora una segunda nota contable para el reconocimiento del capital “suscrito” (adjuntado como soporte una fotocopia de la pagina respectiva de la escritura pública o documento privado en el que se constituyó la sociedad). En dicha nota se se afectarían las siguientes cuentas:
|
Código PUC/nit tercero |
Nombre cuenta |
Parciales |
Db |
Cr |
|
310515
Nit xxxxxxxx Nit xxxxxxxx Nit xxxxxxxx Nit xxxxxxxx Nit xxxxxxxx |
Capital suscrito por cobrar -accionista 1 -accionista 2 -accionista 3 -accionista 4 -accionista 5
|
12.000.000 12.000.000 12.000.000 12.000.000 12.000.000 |
60.000.000 |
|
|
310510 |
Capital por suscribir |
|
|
60.000.000 |
3. Se elaboran los 5 recibos de caja (uno por cada accionista) en los cuales se contabilizaría el “recaudo” del “capital suscrito por cobrar”. En cada uno de esos 5 recibos de caja se haría la siguiente contabilización .
|
Código PUC/nit tercero |
Nombre cuenta |
Parciales |
Db |
Cr |
|
110505 |
Caja |
|
4.000.000 |
|
|
310515
Nit xxxxxxxx |
Capital suscrito por cobrar -accionista 1 |
|
|
4.000.000 |
Luego de hechas esas contabilizaciones, si se generara un “Balance General” con solo esas transacciones, dicho Balance se desplegaría de la siguiente forma:
EJEMPLO S.A.
Nit xxxxxxxx
Balance General a Mayo 31 de 2007 (cifras en pesos)
|
ACTIVOS |
|
PATRIMONIO |
|
|
|
Disponible |
|
Capital suscrito y pagado |
|
|
|
Caja General |
20.000.000 |
Capital autorizado |
100.000.000 |
|
|
|
|
Menos:capital por suscribir |
(40.000.000) |
|
|
|
|
Capital suscrito |
60.000.000 |
|
|
|
|
Menos:Capital suscrito por cobrar |
(40.000.000) |
|
|
|
___________ |
Capital suscrito y pagado |
|
20.000.000 |
|
TOTAL ACTIVOS |
20.000.000 |
TOTAL PATRIMONIO |
|
20.000.000 |
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