Cómo se realiza la contabilización del capital social inicial en una sociedad anónima?

  • Publicado: mayo 6, 2007
  • Última Actualización: marzo 30, 2009
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Son varios los documentos y cuentas que se deben utilizar apropiadamente al momento de hacer la contabilización de este evento.

En algunas ocasiones, cuando se hace la constitución de una sociedad anónima, los auxiliares contables encargados de efectuar los registros que de esa constitución se originan no utilizan acertadamente todas las cuentas que en el PUC se han dispuesto para tal fin

Por tal motivo, en el presente editorial queremos ofrecer una ilustración básica sobre cuales son los documentos, y cuentas contables del PUC, que se tendrían que utilizar al momento de efectuar la contabilización del capital social inicial en la constitución de la sociedad anónima

(nota: téngase presente que en el decreto 4463 de dic.15 de 2006 se establecieron los requisitos formales que se deben cumplir para la constitución de sociedades comerciales de cualquier tipo pero siendo sociedades que al momento de su constitución cuenten con diez (10) o menos trabajadores o con activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes ; consulta un editorial anterior al respecto)

Se deben distinguir las cuentas de “capital autorizado”, “capital suscrito”, “y capital suscrito por cobrar”

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De conformidad con la norma contenida en el art.372 del Código de Comercio, al momento de constituirse una sociedad anónima es necesario que en el documento en que se efectúa dicha constitución se exprese cual es el monto del “capital autorizado” que tendrá tal sociedad, y que al mismo tiempo se cumpla con “suscribir” por lo menos la mitad de dicho capital “autorizado”. Así mismo, se debe cumplir con pagar efectivamente por lo menos la tercera parte del valor del capital “suscrito”.

Con esa norma como fondo, supóngase que la sociedad EL EJEMPLO S.A se constituye en mayo de 2007 y en el documento de su constitución figuran los siguientes valores:

Capital autorizado………………..$100.000.000

Capital suscrito…………………….. 60.000.000

Capital pagado……………………… 20.000.000

El “capital suscrito” ($60.000.000) corresponde a las acciones suscritas por 5 accionistas en total, a razón de $12.000.000 cada uno. Esos 5 accionistas pagaron $4.000.000 con lo cual se explica el “capital pagado”.

Con esos datos básicos, los documentos y contabilizaciones a realizar serían:

1. Se elabora una nota contable para el reconocimiento del “capital autorizado” (adjuntado como soporte una fotocopia de la pagina respectiva de la escritura pública o documento privado en el que se constituyó la sociedad). En dicha nota se se afectarían las siguientes cuentas:

Código PUC

Nombre cuenta

Parciales

Db

Cr

310510

Capital por suscribir

 

100.000.000

 

310505

Capital autorizado

 

 

100.000.000

2. Se elabora una segunda nota contable para el reconocimiento del capital “suscrito” (adjuntado como soporte una fotocopia de la pagina respectiva de la escritura pública o documento privado en el que se constituyó la sociedad). En dicha nota se se afectarían las siguientes cuentas:

Código PUC/nit tercero

Nombre cuenta

Parciales

Db

Cr

310515

 

Nit xxxxxxxx

Nit xxxxxxxx

Nit xxxxxxxx

Nit xxxxxxxx

Nit xxxxxxxx

Capital suscrito por cobrar

-accionista 1

-accionista 2

-accionista 3

-accionista 4

-accionista 5

 

 

 

12.000.000

12.000.000

12.000.000

12.000.000

12.000.000

 

 

 

 

 

 

60.000.000

 

310510

Capital por suscribir

 

 

60.000.000

3. Se elaboran los 5 recibos de caja (uno por cada accionista) en los cuales se contabilizaría el “recaudo” del “capital suscrito por cobrar”. En cada uno de esos 5 recibos de caja se haría la siguiente contabilización .

Código PUC/nit tercero

Nombre cuenta

Parciales

Db

Cr

110505

Caja

 

4.000.000

 

310515

 

Nit xxxxxxxx

Capital suscrito por cobrar

-accionista 1

 

 

 

 

 

 

 

4.000.000

Luego de hechas esas contabilizaciones, si se generara un “Balance General” con solo esas transacciones, dicho Balance se desplegaría de la siguiente forma:

EJEMPLO S.A.

Nit xxxxxxxx
Balance General a Mayo 31 de 2007 (cifras en pesos)

ACTIVOS

 

PATRIMONIO

 

 

Disponible

 

Capital suscrito y pagado

 

 

Caja General

20.000.000

Capital autorizado

100.000.000

 

 

 

Menos:capital por suscribir

(40.000.000)
___________

 

 

 

Capital suscrito

60.000.000

 

 

 

Menos:Capital suscrito por cobrar

(40.000.000)

 

 

___________

Capital suscrito y pagado

 

20.000.000
___________

TOTAL ACTIVOS

20.000.000

TOTAL PATRIMONIO

 

20.000.000