DIAN reglamenta proceso para expedición y aceptación de facturas electrónicas

  • Publicado: diciembre 7, 2007
  • Última Actualización: abril 1, 2009
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La resolución 14465 de nov 28 de 2007 exige que quienes expidan y acepten facturas electrónicas tengan que estar haciendo reportes bimestrales a la DIAN con el consolidado de sus operaciones.

En cumplimiento de lo que se había ordenado en el articulo.12 del decreto 1929 de mayo 29 de 2007 (artículo que incluso fue recientemente modificado con el decreto 4510 de noviembre 23 de 2007 ), la DIAN expidió el pasado 28 de noviembre de 2007 su resolución 14465 por medio de la cual se establecen las características y contenido técnico de la factura electrónica y de las notas crédito y otros aspectos relacionados con esta modalidad de facturación, y se adecua su sistema técnico de control (consulta un editorial anterior al respecto ),

Como se recordará, en el decreto 1929 de mayo de 2007 se había establecido que las facturas electrónicas serían los documentos que servirían para soportar operaciones de ventas de bienes y/o servicios si las mismas eran expedidas, entregadas, aceptadas y conservadas en medios y formatos electrónicos (por ejemplo, se podrían generar con un software de facturación y luego despachar por un correo electrónico o permitir que se puedan descargar desde un portal de Internet)

Para ello se tendría que usar (con tecnología propia o subcontratando los servicios de terceros) un proceso de facturación que garantice la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas y las notas crédito desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación . Tal proceso tendría que contar con la Certificación de Calidad ISO 9001:2000 (vease articulo 1 y 2 del decreto 1929 de mayo de 2007 ). Además, las facturas electrónicas solo se pueden expedir si primero el adquirente del bien o servicio está de acuerdo en aceptarlas (ver articulo 7 del mismo decreto)

Por consiguiente, la resolución 14465 ratifica que la persona natural o jurídica que desee expedir facturas electrónicas deberá comunicar a la DIAN tal intención (algo que se podrá hacer en un documento que la DIAN tiene que diseñar y que se podría tramitar hasta por el portal de la DIAN si se tiene firma digital; ver articulo 6 de la resolución ).

Pero antes se debe haber obtenido la mencionada Certificación de Calidad. Y si no va a utilizar sus propias plataformas tecnológicas sino que utilizará los servicios de un tercero, dicho tercero será entonces el que deba contar con la respectiva Certificación de Calidad ISO 9001:2000 (véase el articulo 2 de la resolución )

En todos los casos se deberá solicitar autorización de la numeración de la facturación

Además, quienes pretenden emplear facturación electrónica, deberán entonces solicitar la respectiva “ solicitud de autorización de numeración ” para dicho tipo de facturación (ver numeral 2 del articulo 3 de la resolución). Este tramite lo deben cumplir hasta las empresas de servicios públicos domiciliarios que quieran expedir facturación electrónicamente, a pesar de que el articulo 3 de la resolución 3878 de 1996 las había exonerado de dicho trámite (ver articulo 1 literal e) del decreto 1929 de 2007 ).

Pero si la empresa que va a emitir sus facturas electrónicamente ya las viene generando hoy día mediante un software de computador, entonces la misma numeración autorizada con que cuentan esas facturas que hoy día viene imprimiendo por computador será la numeración con que se identificarían las facturas que emita electrónicamente (ver articulo 1. literal e) del decreto 1929 de 2007 ).

Es decir, lo que se pretende entonces es que las empresas que hoy día ya generan sus facturas usando un software de computación (o las nuevas que vayan a empezar a hacerlo) sigan generando sus facturas o documentos equivalentes con ese mismo software y con la misma resolución de numeración. Pero si las quieren entregar electrónicamente , en ese caso, cuando comunican a la DIAN dicha intención, lo que hará la DIAN es darles una “clave” especial para que en el cuerpo de tales facturas, y combinando ciertos datos de la factura, se cree un nuevo campo o dato informativo especial que solo haría parte de esas facturas que se entreguen electrónicamente (véase el articulo 4 de la resolución y el ejemplo que da la misma DIAN en el anexo 01 de la resolución)

Quiénes emitan facturas electrónicas, y quienes las acepten, tendrán que hacer informes bimestrales que se entregarán virtualmente por el portal de la DIAN

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Pero definitivamente la novedad más importante contenida en esta resolución 14465 la constituye el hecho de que las personas naturales o jurídicas que emitan facturación electrónicamente, y quienes las acepten, tendrán que estar entregando bimestrales, y solo por el portal de la DIAN (lo que implica el que primero se deba contar con “firma digital” emitida por la DIAN), los reportes que se mencionan en los articulo 7 y 8 de la resolución

En el caso de la persona natural o jurídicas que emitan la facturación electrónicamente (o del tercero a quien subcontraten para hacerlo), se les exige diligenciar el “formato 1289” (véase el anexo 02 de la resolución) en el cual harían el reporte del “ consolidado mensual por adquirente, reporte en el que se pide informar lo siguiente (ver numeral 1 del articulo 7 de la resolución):

a) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas expedidas.
b) Valor total del IVA facturado en las facturas expedidas.
c) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas anuladas.
d) Valor total del IVA de facturas anuladas.
e) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas expedidas por contingencia utilizada (ej. talonario, facturas expedidas en otras modalidades que compartan con la factura electrónica el procedimiento de expedición).
f) Valor total del IVA de facturas expedidas por contingencia utilizada (ej. talonario, o facturas expedidas en otras modalidades que compartan con la factura electrónica el procedimiento de expedición).
g) Cantidad y valor notas crédito.
h) Valor IVA notas crédito

Así mismo esas personas o empresas que emitan la facturación electrónicamente harían un segundo reporte, también bimestralmente , el cual se diligenciaría en el “formato 1299” (ver anexo 4 de la resolución) y con el cual se suministra la información sobre los acuerdos firmados con los adquirentes de bienes y servicios que aceptaron recibir las facturas en forma electrónica (se informa la identificación y el nombre o razón social de los adquirentes suscriptores, de los acuerdos suscritos como de los revocados, para el período informado, incluyendo la fecha de suscripción del acuerdo y la de terminación cuando haya lugar; ver numeral 2 del articulo 7 de la resolución).

Y en el caso de las personas naturales o jurídicas que hayan aceptado recibir facturas electrónicamente, y que las pretendan utilizar como soporte fiscal de los bienes y/o servicios adquiridos, también se les exige entregar bimestralmente, y por el portal de la DIAN (lo cual implica contar con “firma digital” para hacerlo), el “formato 1294” (ver el articulo 8 de la resolución y el anexo 03 de la misma), formato en el cual se suministraría un consolidado mensual sobre:

a) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas que le fueron expedidas.

b) Valor total del IVA que le hubieren facturado, cuando se trate de bienes y/o servicios gravados.

Los plazos para hacer los mencionados reportes bimestrales se vencen entre el 1 y 6 día habil siguiente a la finalización de cada bimestre (empezando con el de enero-febrero) y de acuerdo con el calendario que se fijó en el art.9 de la resolución .

Así mismo, a parte de los reportes antes detallados, el art.10 de la resolución menciona que la DIAN podrá exigir, en cualquier momento y por cualquier periodo, tanto al emisor de la factura como a su aceptante, un informe más detallado (factura por factura) de las operaciones realizadas con facturación electrónica, informe que se entregaría en el “formato 1295” (véase anexo 05 de la resolución)

(Nota: es de esperarse que así como la DIAN tiene diseñados varios prevalidadores tributarios , que son herramientas gratuitas en excell que se descargan de su portal en Internet para hacer los reportes o “formatos” anuales de información exógena tributaria o trimestral de información aduanera y cambiaria , también coloque en su portal el prevalidador con se construyan y validen los formatos a que ahora se hace referencia en esta resolución 14465)

Como vemos, junto a las múltiples ventajas que traerá para empresas y adquirentes la utilización de las facturas electrónicas (pues se ahorrarían el papel y tinta de generación, el tiempo de distribución y el espacio de almacenamiento que hoy día implican los medios tradicionales de facturación), llegará también una mayor carga de trabajo por estar teniendo que responder ante la DIAN por los reportes que se mencionan en la resolución 14465 .

Sin embargo, consideramos que en la práctica terminarán siendo más las ventajas que las desventajas y tal modelo de facturación será el que con el tiempo se termine utilizando masivamente entre muchas empresas y personas de Colombia. Y para ello tenemos que estar preparados todos los que pertenecemos al gremio contable.