La Retención en la Fuente sobre la Prima Legal de Servicios

  • Publicado: junio 16, 2008
  • Última Actualización: mayo 22, 2011
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La Prima Legal de Servicios que semestralmente reciben los asalariados se considera como otro ingreso tributario más en el mes y quedarían sujetos a RTF. Sin embargo, el Estatuto Tributario indica que la prima legal de servicios tendrá un tratamiento especial a la hora de calcular dicha RTF de acuerdo a distintas variables. También tenemos disponible este análisis en una Conferencia Virtual Gratuita (11 minutos).

Primero, revisemos la normatividad al respecto

En las normas contenidas en los artículos 385 y 386 del Estatuto Tributario se dan claras instrucciones respecto al manejo de la Retención en la Fuente sobre la Prima Legal de Servicios. Veamos cómo (citamos solo la parte pertinente):

“ARTICULO 385. PRIMERA OPCIÓN FRENTE A LA RETENCIÓN. Para efectos de la retención en la fuente, el retenedor deberá aplicar el procedimiento establecido en este artículo, o en el artículo siguiente:

Procedimiento 1.

Con relación a los pagos gravables diferentes de la cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, el “valor a retener” mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan la totalidad de dichos pagos que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos se realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá calcularse así:

….
Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el “valor a retener” es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima.”

“ARTICULO 386. SEGUNDA OPCIÓN FRENTE A LA RETENCIÓN. El retenedor podrá igualmente aplicar el siguiente sistema:

Procedimiento 2

Cuando se trate de los pagos gravables distintos de la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, el “valor a retener” mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad de tales pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas…”

(Los resaltados son nuestros).

Por consiguiente, de la lectura de esas normas se pueden extraer las siguientes conclusiones:

Para trabajadores del sector privado sometidos a RTF por el Procedimiento # 1

Para los trabajadores del sector privado, sometidos a RTF por el procedimiento #1, el pago de su prima legal de servicios no se suma con los demás pagos laborales del mes sino que se depura aparte (en forma independiente) para definir si -luego de depurada- arroja o no un valor que termine sujeto a RTF dentro de la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario.

Recordemos que en esa tabla sólo empiezan a generar RTF los pagos laborales gravables que superen 95 UVT (en el 2008  sería: 95 x  $22.054 = $2.095.000). Este cálculo se puede hacer con ayuda de nuesta herramienta en Excel “Modelo para depuración de salarios y obtención retenciones en la fuente durante el 2008-procedimiento 1”.

Para todos los del sector público (y también los del privado que usan el procedimiento 2)

Tratándose de trabajadores del sector privado sometidos a RTF por el procedimiento 2, o de trabajadores del sector público sometidos al procedimiento 1 o 2, su prima legal de servicios sí se suma en una única base con los demás pagos labores del mes para hacer entonces una única depuración y obtener así un único valor de pagos laborales gravables en el mes.

Un ejemplo vale más que mil palabras

Para ilustrar lo anterior planteemos los siguientes ejemplos:

a) Con el procedimiento 1 (artículo 385 del ET)

  • Un trabajador tiene un salario mensual de $3.000.000.
  • En el mes de junio de 2008 le liquidan y pagan una prima legal de $1.500.000 y una prima extralegal de $1.000.000.
  • Su aporte obligatorio a fondo de pensiones es el 5% de sus salarios (incluido el 1% de aporte al Fondo de Solidaridad).
  • El trabajador ha autorizado un descuento mensual de $700.000 con destino al fondo de pensiones voluntarias, pero para el mes de junio de 2008 decide aportar no solo $700.000 sino $1.000.000.
  • No efectuó pagos por préstamos de vivienda ni por salud prepagada o educación de sus hijos y esposa en el año anterior (en nuestro caso, en el año 2007), razón por la cual no tiene valores para disminuir con tales pagos la base gravable de cada mes del 2008

Los cálculos serían:

Concepto Sueldos ordinarios, más las primas Extralegales Prima legal Total devengado
Valor recibido 4.000.000 1.500.000 5.500.000
Menos: Ingresos no gravados

-Aportes (obligatorios y voluntarios) a fondos de pensiones o a las cuentas de ahorro AFC (no pueden exceder del 30% valor recibido en el mes)

(1.150.000) 0 (1.150.000)
Subtotal 1 2.850.000 1.500.000 4.350.000
Menos : Rentas exentas (25% del subtotal 1 sin exceder de  $240 UVT, osea, 240 x  $22.054 = $5.293.000; ver numeral 10 del art.206 del ET) (712.500) (375.000) (1.087.500)
Subtotal 2 2.137.500 1.125.000 3.262.500
Menos: Pagos por intereses en crédito de adquisición de vivienda hechos durante 2007 Ó los pagos por salud prepagada, seguros de salud y gastos de educación de su esposa e hijos en el 2007 (si se escoge esta ultima deducción, el  valor de la misma no puede exceder del 15% de subtotal 2) 0 0 0
Subtotal 3 (Pago Gravable) 2.137.500 1.125.000 3.262.500
El subtotal 3 se busca en la tabla del art.383 del ET, pues es un procedimiento 1, y la Retención en la fuente a practicar es… 8.000 0 28.000

Obsérvese que el valor del subtotal 3 se busca para cada columna en forma independiente en la tabla del artículo 383 del ET. De allí se desprende el hecho de que sobre los salarios, más la prima extralegal hay retención, pero que la prima legal, por arrojar una “base gravable” inferior a 95 UVT, entonces no tiene retención.
Si el valor de la prima legal se hubiera sumado en forma CONJUNTA con los otros pagos del mes, entonces se le hubiera terminado practicando una RTF de $222.000, es decir, un exceso de $222.000 – $8.000 = $214.000.

b) Con el procedimiento 2

  • Las mismas condiciones básicas del trabajador del ejemplo anterior
  • Suponemos que está sometido al procedimiento 2.
  • El porcentaje fijo que se le determinó en diciembre de 2007 para ser aplicado en cada uno de los 6 meses del periodo enero a junio de 2008 fue de 5,70%.

Con estos cambios, la parte final de los mismos cálculos anteriores cambiaría así:

Concepto Sueldos ordinarios, más la prima legal, más las primas extralegales
Subtotal 3 (“pago gravable”) 3.262.500
Al subtotal 3 se le aplica el % fijo, y la Retención en la Fuente a practicar es… 186.000

Obsérvese como en el procedimiento 2 la prima legal se une con los demás pagos laborales del mes para formar una única base gravable. Aunque si se quisiera depurar en columna aparte, el resultado final sería el mismo, pues a cada base gravable se le aplicaría el mismo 3,30% de Retención.

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