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En diciembre de 2008 se deben renovar los mecanismos de firma digital emitidos durante enero de 2006
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La renovación se tendrá que hacer en forma personal, o con la posibilidad de usar un apoderado. Además, se requiere elaborar un escrito a la DIAN haciendo la solicitud de la respectiva renovación.
Fue en enero de 2006 cuando la DIAN dio comienzo a la emisión de los mecanismos de Firma con Certificado Digital para los representantes legales, contadores y revisores fiscales que laboraban en las empresas Personas Jurídicas que en esas fechas estaban obligadas a presentar sus declaraciones en forma virtual a través de los en esa época recién estrenados “Servicios Informáticos Electrónicos” en el portal de Internet de la DIAN (véase la resolución DIAN 12801 de dic.28 de 2005).
Las reglas bajo las cuales operaría el funcionamiento de tales mecanismos de firma digital quedaron contempladas en la resolución 12717 expedida por la DIAN en diciembre 27 de 2005 y en ella se indica que esas personas a las que se les llegase a asignar un mecanismo de firma digital (y que adoptarían el nombre de “suscriptores” del mecanismo) tendrían que renovarlo cada tres años.
Y que el momento para solicitar esa renovación sería durante los 30 días anteriores al momento en que se cumplirían esos tres años.
En efecto, en los artículos 2 y 3 de dicha resolución 12717 de 2005 se leen los siguientes apartes pertinentes:
“ARTICULO 2. Mecanismos de certificación y firma digital:….
Este mecanismo cuenta con las siguientes características:
1) Vigencia. La vigencia de los certificados emitidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales será de tres (3) años, contados a partir de su generación.
…..
ARTICULO 3. Procedimiento para el trámite de los mecanismos de acceso y certificación y firma digital para el uso en servicios informáticos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
….
2. Para la emisión y activación del mecanismo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para certificación y firma digital por primera vez o después de un trámite de revocación, debe seguirse el siguiente procedimiento:
a) Emisión:…
b) Activación:…
c) Revocación: …
d). Renovación: El mecanismo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para firma digital amparado por certificado digital extenderá su vigencia en las siguientes circunstancias:
i. Por proximidad de la fecha de vencimiento del período de validez del mecanismo, que será con treinta días de antelación.
ii. Por disposición de la DIAN.”
(los subrayados son nuestros).
La renovación se debe hacer personalmente
Por ello, para aquellas personas a quienes su mecanismo de firma digital les fue emitido en enero de 2006, tendrían que adelantar en el mes de diciembre de 2008 su proceso de renovación, pues de lo contrario, si no lo hacen en forma oportuna, dicho mecanismo ya no les va a servir en enero de 2009 al intentar usarlo para firmar las declaraciones o presentar algún reporte.
Y para cumplir con ese tramite de la renovación del mecanismo de firma digital (el cual sigue siendo gratuito), en la página de Internet de la DIAN se han publicado las respectivas instrucciones entre las cuales se menciona lo siguiente:
“Para el caso del trámite de renovación del mecanismo digital, el interesado debe presentar una comunicación por escrito, donde expone la causa que motiva su solicitud.”
Ese tramite entonces se deberá hacer en todos los casos en forma personal, o a través de un apoderado debidamente autorizado. Además, se puede realizar acudiendo a cualquiera de las sedes que tiene la DIAN en el país y no solo a la sede a la que pertenece la empresa para la cual trabaja la persona que utiliza el mecanismo.
Material Relacionado:
- Cartilla instructiva de la DIAN sobre el mecanismo de firma digital
- Gobierno reglamenta la presentación virtual de declaraciones tributarias ante la DIAN
- En qué casos los obligados a declarar virtualmente lo deberán hacer en papel?
- DIAN reglamenta proceso para que el pago de las declaraciones también se pueda realizar virtualmente
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