Reunión No presencial en Junta de socios o accionistas. ¿Cómo se debe proceder?

Por: actualicese.com
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Publicado: 29 de enero de 2009

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Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas. Si detecta algún error, por favor avísenos haciendo click en "Reportar un error" (más abajo en esta misma página). Mil gracias.

Con las nuevas tecnologías, ya puede programarse toda clase de Juntas o Asambleas de Socios, Accionistas, de Dirección, etc., sin necesidad que sus miembros se encuentren presentes físicamente y sin que esto afecte la legalidad de dicha reunión. En todo caso la presencia Virtual debe seguir un protocolo.

Las Reuniones no Presenciales son viables, siempre y cuando se den las garantías de que el medio de comunicación empleado para llevar a cabo la reunión permita a todos los socios, accionistas o miembros a intervenir, deliberar y decidir, siempre que se deje una constancia probatoria de esto.

La Reunión no presencial y su fuente legal en la Ley 222 de 1995. ¿Qué dice la norma?

Ley 222 de 1995, “…Artículo 19 Reuniones No Presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. …”

Sobre la aplicación de esta norma, podríamos traer como instructivo para todos los tipos societarios, la Guía Informativa n. 2, por la entonces Superintendencia de Valores (hoy Superfinanciera), que estableció los siguientes requisitos para que sea viable las Reuniones No presenciales, en aplicación del Artículo 19 de la precitada norma. Veamos:

• “ Que todos los socios o miembros que componen el respectivo órgano puedan deliberar y decidir. Tales reuniones se encuentran exoneradas de los requisitos de convocatoria y celebración dentro del domicilio social, precisamente porque se parte de la base que en ella participarán todos los asociados.

• “Que la comunicación que se establezca entre ellos sea simultánea o sucesiva.

• “Que el medio técnico empleado para llevar a cabo la comunicación a distancia permita probar las deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas, mediante mecanismos tales como grabaciones o filmaciones.

“En los casos mencionados, la Superintendencia de Valores, en ejercicio de sus funciones de control sobre los emisores, puede verificar la realidad e idoneidad del medio que se emplee para surtir la comunicación entre los asociados o miembros de la junta directiva.

¿Qué debe darse entonces para que sea eficaz dichas Reuniones No Presenciales?

Deben existir mecanismos tales como grabaciones o filmaciones, tal situación no exonera a la sociedad de elaborar, aprobar y firmar las actas correspondientes, así como de efectuar la trascripción en el libro de actas respectivo.

Artículo 21 Ley 222 de 1995: …Actas. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros.

Y si alguno de los socios, accionistas o miembros no participa en la comunicación simultánea o sucesiva, ¿qué pasa con las decisiones que se adopten?

Estas decisiones serán ineficaces, de conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 21 de la Ley 222 de 1995.

Ojo. No es ineficacia las decisiones tomadas si con los socios o miembros presentes físicamente o a través de medios tecnológicos (teleconferencia, chat, fax, etc.) se cuenta con la mayoría decisoria exigida por los estatutos o la ley.

Las sociedades comerciales vigiladas por la Superintendencia de Sociedades deben contar obligatoriamente con la presencia de un delegado de esta entidad.

Las sociedades mercantiles y las empresas unipersonales que están vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, son aquellas que al cierre de los ejercicios sociales posteriores, registren un total de Activos incluidos los ajustes integrales por inflación, superior al equivalente a 30.000 s.m.m.l.v. o que sus Ingresos totales incluidos los ajustes integrales por inflación, sean superiores al valor de 30.000 s.m.m.l.v. (Decreto 4350 de 2006)

Estas Sociedades mercantiles o empresas unipersonales deben contar con la presencia obligatoria de un delegado de la Superintendencia de Sociedades cuando pretendan adelantar Juntas de Socios o Asambleas de Socios o de Junta Directiva mediante el sistema de Reuniones No presenciales. Así lo establece el parágrafo del artículo 19 de la Ley 222 de 1995.

No olvide la prueba

Lo que busca la norma y la facilidad de la Reunión No Presencial es que los socios, accionistas o directivos puedan 3 cosas: intervenir, deliberar y decidir, pero siempre dejando prueba que esto se pudo dar, de tal manera que no importa el mecanismo, siempre y cuando del mismo se pueda obtener una prueba, como el fax, las grabaciones magnetofónicas, o copias de la intervención vía chat o teleconferencia, etc. y en donde se pueda verificar la hora, el mensaje (contenido de las opiniones o decisiones de los miembros), y el originador del mismo.

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Última actualización: febrero 8, 2012 | Volver al inicio de esta sección
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