Inspección de libros y papeles de una Sociedad Anónima. ¿Cuáles y cuándo se pueden revisar?

  • Publicado: febrero 5, 2009
  • Última Actualización: marzo 31, 2009

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En la inspección de libros y papeles de una Sociedad Anónima, además de los libros, comprobantes y balances, ¿se podría inspeccionar los de nómina (sueldos, contratos), correspondencia recibida y despachada, cotizaciones, embargos, etc.?

Derecho de Inspección

El Derecho de Inspección el cual está regulado en los artículos 369 y 447 del Código de Comercio y el Artículo 48 de la Ley 222 de 1995, es una facultad que tienen los socios o accionistas para examinar directamente o mediante delegado los libros y comprobantes de la sociedad a efecto de que puedan conocer la situación financiera de la compañía en la cual realizaron sus aportes.

¿Es un derecho absoluto?

No. Toda vez que no puede convertirse en un obstáculo permanente que atente contra la buena marcha de la empresa, como tampoco se extiende a documentos que versen sobre asuntos industriales o cuando se trate de datos que puedan ser utilizados en detrimento de la Sociedad (Artículo 48 de la Ley 222 de 1.995).

Artículo 48 Derecho de Inspección. Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad…”

Como se puede observar, cada sociedad resulta ser un ente único, y como tal, puede tener algunos documentos que a juicio de dicha sociedad, deben ser objeto de reserva.

Entonces, ¿qué documentos son los que puede inspeccionar el socio?

Los asociados o accionistas tienen derecho a acceder a todos aquellos documentos (libros y demás comprobantes) previstos en los artículos 446 y 447 del Código de Comercio, de tal suerte que puedan documentarse suficiente y adecuadamente sobre el aspecto económico de la compañía en aras de posibilitar una participación activa en la asamblea, como también el que puedan votar a conciencia las diferentes determinaciones puestas a su consideración en lo que a esos temas se refieran (artículo 446).

Derecho de Inspección antes de la Asamblea General

El numeral 4º del artículo 379 del Código de Comercio establece que los accionistas de las Sociedades Anónimas podrán: “…inspeccionar, libremente, los libros y papeles sociales dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio…

Sobre este particular y la potestad del accionista de Inspeccionar documentos, según el artículo 379 del Código de Comercio alusivo al derecho de inspección, el Tribunal Superior de Medellín según sentencia del 12 de febrero de 1.996, expresó lo siguiente:

“…La primera lectura de la norma permite afirmar que el derecho no es absoluto porque en una hermenéutica sistemática se relaciona, relativiza y limita mutuamente con los derechos y principios que gobiernan la sociedad. La facultad de inspeccionar libre y privadamente se restringe por la vigencia temporal señalada por el artículo con el objetivo de generalizar el funcionamiento de la organización y proteger el interés general. Por fuera de ese término el accionista cuenta con el instrumento judicial de la exhibición, la tutoría del revisor fiscal y la información verbal que pueda recibir de las personas autorizadas acerca de los aspectos no reservados y en oportunidad legal (la asamblea general, por ejemplo)

La norma también determina los documentos sobre los cuales versa la facultad, que no son otros que los libros y papeles sociales que permitan obtener información suficiente, clara y adecuada para participar en las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio. … el derecho objeto de estudio debe entenderse como una excepción a la reserva establecida por el artículo 61 inc. 1º del Código de Comercio, pero con la limitación temporal que antes se explicaba y circunscrita a los libros y papeles sociales íntimamente conexos con el balance de fin de ejercicio de la compañía…”.

¿Qué quiere decir esto?

Que la facultad que el Artículo 379 numeral 4º reconoce al accionista, tiene como ámbito de eficacia los libros y papeles sociales que privadamente le permitan conocer el estado financiero y así poder obtener sus propias conclusiones, las cuales podrá comparar en la asamblea general con la información dada por el balance oficial, bien para compararlo o cuestionarlo.

Fuera de ese derecho, quedan todos aquellos documentos que contienen información ajena a la indispensable para la información del estado financiero, frente a los cuales opera a plenitud la reserva establecida por el artículo 61 inc. 1º del Código de Comercio, ratificada para los libros de contabilidad y demás documentos privados por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

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