¿Por cuanto tiempo se tienen que conservar los soportes de las Declaraciones Tributarias?

  • Publicado: abril 20, 2009
  • Última Actualización: julio 10, 2011

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Para las Declaraciones que se hayan estado presentando desde Julio de 2005 en adelante se deberá tomar en cuenta la medida contenida en el Artículo 46 de la Ley 962 de dicho año. Tal cambio sólo aplica a quienes presentan Declaraciones de Renta pero no aplica a los que presentan Declaraciones de Ingresos y Patrimonio.

Según lo dispuesto en la norma del Artículo 632 del Estatuto Tributario, los documentos que respaldan las cifras llevadas a las declaraciones tributarias (como la de renta, la de ingresos y patrimonio, las de IVA, las de Retenciones en la fuente, etc.), se tienen que conservar, para efectos fiscales,  durante un periodo de 5 años contados a partir del 1 de Enero del año siguiente al de su elaboración.

Es norma establece hoy día lo siguiente:

“ARTICULO 632. DEBER DE CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:

1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos.

Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.

2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.

3. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.

4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago correspondientes. “

Esa disposición no solo se aplicaría a las declaraciones de impuestos nacionales sino también a las de impuestos territoriales (como las de industria y comercio) pues el Artículo 59 de la Ley 788 de Diciembre de 2002 dispuso que las normas de Procedimiento Tributario del Estatuto Tributario Nacional (como lo es la de ese artículo 632) también se aplicarían por igual a los impuestos territoriales.

La Ley 962 de 2005 introdujo un cambio especial

Ahora bien, para aplicar lo indicado en ese artículo 632, se deberá tomar en cuenta que para los casos de las Declaraciones Tributarias que se hayan estado presentando desde el mes de Julio de 2005 en adelante, esos 5 años de exigencia en la conservación de esos documentos se reducirían sólo a 2 años o menos  si el contribuyente es un contribuyente que presenta anualmente su Declaración de Renta pues así lo dispuso el Artículo 46 de la Ley 962 de Julio 8 de 2005 (mejor conocida como “Ley antitrámites”) en donde leemos:

ARTÍCULO 46. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTE. El periodo de conservación de informaciones y pruebas a que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario, será por el plazo que transcurra hasta que quede en firme la declaración de renta que se soporta en los documentos allí enunciados. La conservación de informaciones y pruebas deberá efectuarse en el domicilio principal del contribuyente.”

(el subrayado es nuestro)

Como se ve, sólo si el contribuyente presenta Declaraciones de Renta, en ese caso solo tienen que esperar a que dicha Declaración de Renta quede en firme y después de ese momento no están obligados a seguir conservando, para efectos fiscales, esos documentos mencionados en el artículo 632 del ET y con los que se respaldan no sólo su Declaración de Renta sino también las de IVA y de Retención en la fuente que sean del mismo año al que pertenece la Declaración de Renta.

(nota: La contabilidad y sus soportes sí se tienen que seguir conservando para otros fines, como los mercantiles o los posibles procesos con la fiscalía, y se deberá hacerlo por el termino indicado en las norma del código de comercio, el artículo 134 del decreto 2649 de 1993 y el artículo 28 de la ley 962 de 2005)

Al respecto, es importante recordar que según el artículo 714 del ET, las Declaraciones de Renta quedarían en firme dos años siguientes al vencimiento del plazo para declarar (si arrojaron saldo a pagar) o en los dos años siguientes a la solicitud de devolución o compensación del saldo a favor que en ellas se haya liquidado.

Pero si se cumplieron los requisitos mencionados en el artículo 689-1 del Estatuto Tributario para acogerse al beneficio de auditoría, en ese caso la declaración queda en firme en los 6, ó 12 ó 18 meses siguientes a su presentación (consulta nuestros anteriores editoriales: “Cuales son los requisitos para que opere el beneficio de auditoría en las declaraciones de renta del 2008” y  “El beneficio de auditoría sí ampara a las declaraciones de IVA y de Retención en al fuente” )

El cambio de la ley 962 no le aplica a las entidades No Contribuyentes

La medida del Artículo 46 de la Ley 962 de 2005 no tendría entonces aplicación en el caso de las personas naturales que no presentan Declaración de Renta ni tampoco para aquellas entidades Personas Jurídicas que califican como No contribuyentes las cuales pueden estar obligadas o no a presentar una declaración distinta a la Declaración de renta y que se denomina “Declaración de Ingresos y Patrimonio

(Nota: si deseas profundizar en las diferencias entre una Declaración de Renta y una Declaración de Ingresos y patrimonio, no dejes de consultar nuestro producto educativo multimedia: “Guía para la Declaración de renta 2008 de Personas jurídicas”)

Así lo indicó la DIAN en su Circular 118 de Octubre de 2005 donde dijo lo siguiente sobre la medida que se introducía con el artículo 46 de la ley 962 de 2005:

En el caso de los no contribuyentes, tanto declarantes como no declarantes de ingresos y patrimonio, que tengan el carácter de agentes retenedores y/o responsables de IVA, el término de conservación de los documentos, informaciones y pruebas es de cinco (5) años, de conformidad con lo previsto en el artículo 632 del Estatuto Tributario.”

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