¿Cómo contabilizar la presentación y pago de la declaración de IVA?

Por: actualicese.com
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Publicado: 2 de septiembre de 2009

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Aunque la complejidad de este registro varía según la complejidad de las operaciones de cada empresa, en términos generales son 5 los pasos que se deben seguir para llevarlo a cabo.

En el proceso del registro o reconocimiento contable de las transacciones u operaciones que se llevan cabo en los negocios, el registro de la presentación y pago de las declaraciones bimestrales del IVA es uno de los que puede llegar a tener diversas maneras de hacerse en cada empresa.

Y es que en cada empresa, según la complejidad de las operaciones que realice, las cuentas que se pueden llegar a manejar para efectuar ese registro pueden ser muchas o pocas.

¿Por qué es complejo el pasivo del IVA por pagar?

Así por ejemplo, si la empresa presta servicios o vende bienes que sean gravados a distintas tarifas, en ese caso se hace necesario manejar (en muchos casos con terceros), una subcuenta respectiva, dentro de la cuenta mayor 2408, para controlar el IVA que se genera con cada tarifa distinta pues  solo así se podrá luego diligenciar los renglones 42 a 49 del actual formulario para declaración de IVA.

(nota: las subcuentas que se destinen para controlar el IVA generado solo se manejarían con tercero si la empresa expide “Facturas de Venta”; pero si la empresa expide “documentos equivalentes a factura de venta”, como es el tiquete de máquinas registradoras, en ese caso no se manejan nombres de los clientes o terceros; ver Artículo 4 Decreto 522 de Marzo de 2003).

Además, si en la empresa se presentan devoluciones de compras gravadas, en ese caso entre las subcuentas con las que se controlan los IVAs generados también figuraría una para llevar el registro de los IVAS de las compras gravadas devueltas.

Y si la empresa está sujeta a que le practiquen Retenciones de IVA, en ese caso deberá también llevar el control de esas retenciones, con terceros,  en otra cuenta que no está reflejada dentro del pasivo del IVA por pagar (nos referimos a la cuenta “135517-Impuesto a las ventas retenido”).

Y por el lado del control a los IVAS descontables, muchas empresas necesitan manejar distintos auxiliares con las cuales puedan llevar el control de los IVAs que se tomarán como descontables por practicar retenciones de IVA a personas naturales en el régimen simplificado, o por hacer importaciones, o por recibir devoluciones en ventas, o porque manejan “IVAS descontables transitorios” ya que se relacionan con la generación de ingresos gravados y excluidos a la vez, etc.

Adicional a todo lo anterior, es claro que el pasivo del IVA por pagar  es un pasivo que cada bimestre puede llegar a arrojar un saldo neto distinto pues en unos casos puede arrojar un “saldo a pagar” pero en otros un “saldo a favor”.

Pasos básicos para registrar la presentación y pago de la declaración

Tomando en cuenta todo lo anterior, cuando llegue el momento de efectuar la presentación (y posible pago) de la declaración bimestral del IVA los registros básicos que se deberán realizar serían:

  1. Efectuar, dentro de cada subcuenta de las que se manejen para controlar los IVAs generados, un registro con un tercero especial (quizás llamado “presentación”) y con el cual se debite el valor del IVA que se generó durante el respectivo bimestre en cada subcuenta. Así, cuando al finalizar el siguiente bimestre se mire de nuevo el saldo de la respectiva subcuenta, el saldo que se reflejará será el de las operaciones de ese solo nuevo bimestre (no se acumulan las operaciones de todos los bimestres ) y se podrán hacer correctamente las demás declaraciones bimestrales.
  2. Efectuar, dentro de cada subcuenta de las que se manejen para controlar los IVAs descontables, un registro con un tercero especial (quizás llamado “presentación”) y con el cual se acredite el valor del IVA que se registró como descontable durante el respectivo bimestre en cada subcuenta. Así, cuando al finalizar el siguiente bimestre se mire de nuevo el saldo de la respectiva subcuenta, el saldo que se reflejará será el de las operaciones de ese solo bimestre.
  3. Si la empresa registró retenciones de IVA a su favor durante el bimestre en la cuenta 135517, entonces el valor de esas retenciones se acreditará dentro de dicha subcuenta usando un único tercero (quizás llamado “presentación”). Así, cuando al finalizar el siguiente bimestre se mire de nuevo el saldo de la respectiva subcuenta, el saldo que se reflejará será el de las operaciones de ese solo nuevo bimestre.

    (Nota: Esos tres  registros que hasta aquí hemos comentando, se hace con un único tercero (el que ya sugerimos) pero no se haría debitando o acreditando  cada uno de los terceros que cumularon movimientos en el bimestre en la respectiva subcuenta pues esa acumulación por tercero se necesitaría conocer al final del año para poder hacer los reportes de información exógena tributaria a la DIAN que a muchas empresas le corresponde hacer (ver por ejemplo la información exigida para el presente año 2009 en los artículos 6 y 9 de   resolución  7935 de julio de 2009).

  4. Si la declaración de IVA se presentará  liquidando un saldo a favor (producto de tomar los IVas generados y restarle los IVAs descontables y las retenciones de IVA), ese saldo a favor, sin importar que se pueda o no solicitar en devolución o compensación, hay que registrarlo en la subcuenta del grupo de cuentas por cobrar denominada “135520-Sobrantes en liquidación privada”. Dicho valor se verá disminuido si la declaración se presenta extemporáneamente pues en ese caso habría que regristrar el valor de la sanción de extemporaneidad en la cuenta del gasto (cuenta 539520 en el PUC) y el resto sí se llevaría a la cuenta 135520. (nota: según el parágrafo del Artículo 850 del Estatuto Tributario, solo los exportadores, los productores de bienes exentos y los contribuyentes a quienes se les hizo muchas retenciones de IVA son los que pueden solicitar la devolución o compensación de sus saldos a favor de IVA ; los demás contribuyentes solo lo pueden estar arrastrando o imputando en los periodos siguientes; ver renglón 65 del actual formulario de IVA).
  5. Por último, para poder completar la partida doble, y si la declaración arrojó saldo a pagar y el mismo fue pagado, lo que quedaría sería acreditar la respectiva cuenta de caja o bancos. Pero si la declaración se presenta con saldo a pagar, y el pago no se realiza junto con la presentación, en ese caso se hace necesario crear una subcuenta especial dentro de la cuenta mayor 2408 (quizás la cuenta 240803) y en ella, con terceros especiales tales como “valor adeudado 1 bimestre del año xx”, o “valor adeudado 2 bimestre del año XX”,  se registraría y controlaría el valor que quedó pendiente de pago. En esa misma subcuenta especial habría que ir causando en el cierre de cada ejercicio contable (es decir al cierre del semestre, o del año, etc.) el valor de los intereses de mora que generará la deuda si al cierre del ejercicio sigue pendiente de pago (consulta nuestro anterior editorial: ¿En qué momento se debe reconocer el gasto por intereses de mora en obligaciones tributarias?)

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Última actualización: septiembre 1, 2009 | Volver al inicio de esta sección
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