¿A qué nivel de detalle se debe elaborar el libro de Inventarios y Balances?

  • Publicado: septiembre 23, 2009
  • Última Actualización: septiembre 22, 2009

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Con este libro es como los comerciantes terminan dando cumplimiento a lo que les exige el Artículo 52 del Código de Comercio. Sin embargo, no hay norma que indique cómo debería diligenciarse. El Consejo Técnico de la Contaduría y la Superintendencia de Sociedades han emitido sus opiniones al respecto.

El libro oficial conocido comúnmente como “Libro de Inventarios y Balances” es un libro que aunque no figura expresamente mencionado en la lista de libros obligatorios contenida en el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, sí es un libro que es llevado por la mayoría de los comerciantes pues lo consideran como libro necesario para cumplir con lo mencionado en el Artículo 52 del Código de Comercio.

En efecto, en dicho artículo 52 del Código de Comercio se dispone lo siguiente:

“ARTÍCULO 52. <OBLIGATORIEDAD DE ELABORAR PERIÓDICAMENTE UN INVENTARIO Y UN BALANCE GENERAL>. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.”

Esa disposición aplicaría a todo tipo de entes comerciales, sin importar que manejen o no inventarios de mercancías, pues cuando la norma utiliza la palabra “inventario”, en realidad se está refiriendo a una relación o detalle de los bienes, derechos y obligaciones que posee el ente económico al cierre del ejercicio (nota: el control de las inventarios de mercancías se debe llevar pero un libro auxiliar especial tal como lo menciona el artículo 129 del Decreto 2649 de 1993).

A pesar de lo anterior, las entidades vigiladas por la Superfinanciera se encuentran actualmente exoneradas de la obligación de llevar el Libro Oficial de Inventarios y Balances (ver Artículo 265 de la Ley 223 de Diciembre de 1995).

Y en el caso de las vigiladas por Supersolidaria, dicha entidad dijo que el mencionado libro solo sería obligatorio si la entidad vigilada manejaba inventarios de mercancías (ver el capítulo XIII,  numeral 2, literal e de la Circular Básica contable y Financiera No.004 de agosto 28 de 2008; consulta nuestro anterior editorial de Septiembre 10 de 2008: “Nueva circular de Supersolidaria: Cambian exigencias en libros de Contabilidad de CTAs y PCTAs”).

¿A qué nivel de detalle se debería llevar?

Ahora bien, quienes optan por llevar el Libro de Inventarios y Balances tendrían pueden terminar preguntándose con qué grado de detalle se diligenciaría dicho libro, es decir, si es suficiente hacerlo a nivel de la cuenta, o de la subcuenta, o si incluso hay que hacerlo detallando hasta los terceros que componen el saldo de las subcuentas.

Al respecto, el Consejo Técnico de la Contaduría, en su concepto 076 de Febrero 13 de 1997 dijo lo siguiente:

“De lo antes expuesto, podemos concluir que si bien es cierto que existe la obligación de preparar un estado de inventario, y de conformidad con el artículo 125 del Decreto 2649 ya citado “…los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes…”, también lo es que la ley hasta el momento no ha señalado como libro obligatorio el de Inventarios y Balances y por ende tampoco ha reglamentado cual sería el contenido de los registros en los mismos.

En consecuencia, queda a criterio de cada uno de los entes económicos, definir y decidir si de acuerdo a sus necesidades debe llevar el libro tantas veces mencionado, así como la forma de diligenciarlo para atender las exigencias de carácter legal vigentes”.

(el subrayado es nuestro)

Y de otra parte, la opinión de la Supersociedades quedó recogida en su concepto 115-049362 de Octubre 10 de 2007 donde dijo lo siguiente:

“Este libro se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros principales,  siendo  por  lo  tanto  necesario que su detalle se lleve  al nivel de auxiliar.

Si bien no existe norma que obligue llevar este libro, no  significa que la  sociedad pueda considerar la  posibilidad de llevarlo, en el cual, una vez inscrito en la respectiva  Cámara  de  Comercio del  domicilio social, debe registrarse  al cierre de  cada  periodo contable, el  balance  general y el estado de  resultados  de  cada  ejercicio contable, detallando la composición de sus bienes muebles e inmuebles, créditos,  activos y pasivos a  nivel de  auxiliares”.

Coincidiendo entones con lo dicho por la Supersociedades, solo si este libro se lleva a nivel de auxiliares (sin necesidad tampoco de llegar a registrar los saldos por terceros), se podrá contar con el detalle suficiente para poder preparar luego el Balance General y el Estado de Resultados al final del ejercicio.

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