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Asambleas y Juntas Virtuales: ¿son legales?, ¿cómo y cuándo se pueden hacer?
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas. Si detecta algún error, por favor avísenos haciendo click en "Reportar un error" (más abajo en esta misma página). Mil gracias.
Indudablemente las nuevas tecnologías son para facilitar y dar comodidad en nuestro día a día, tecnología que podría ser usada para facilitar Asambleas de Accionistas, Juntas de Socios o Juntas Directivas. Por lo anterior, son válidas las Asambleas y Juntas virtuales.
La conversación en línea o comunicación simultánea
Existen varios métodos para tener conversaciones simultaneas entre varias personas estando todas en distintos lugares de la tierra, tales como Video-conferencia, el Messenger, Skype, Yahoo Messenger, Gmail-Chat y celulares con tecnología 3G como el famoso BlackBerry y otros más.
Dicha tecnología, permite dejar registro detallado de toda la conversación, situación que puede sacársele provecho respecto a las Asambleas y Juntas en una sociedad mercantil.
Virtualidad en Asambleas y Juntas. Es legal pero debe ser aprobado por Estatutos
Se cree erradamente que sólo las Sociedades por Acciones Simplificadas –SAS-, pueden hacer Asambleas de Accionistas o Juntas Directivas a través de sistemas de comunicación simultánea, como los descritos anteriormente.
Si bien las SAS, pueden hacerlo, las demás sociedades mercantiles también lo podrían hacer, lo importante son cuatro (4) cosas fundamentales:
Lo primero: Que esté en los Estatutos de la sociedad, la legalidad de las reuniones por comunicación simultánea, o sea, que los Estatutos permitan hacer reuniones cómo Asambleas y Juntas, por sistemas cómo Video-conferencias, Messenger, etc.
Lo segundo: Que quede siempre fiel registro de lo discutido, o sea, que se pueda grabar y guardar y el día que sea necesario, se pueda reproducir.
Lo tercero: Qué haya una convocatoria previa a los que tienen derecho a asistir, pues así se les garantiza su derecho a decidir.
Y Cuarto: Qué se cumpla con los quórum que para cada reunión establezca la Ley Mercantil o los Estatutos si es superior.
Las actuales sociedades que no tengan facultad para reuniones virtuales, lo pueden hacer previa reforma estatutaria
Existen sociedades que en la actualidad, sus estatutos establecen la presencia física de sus Socios, Accionistas o miembros de Junta Directiva para cualquier clase de Asambleas o Juntas, pero a través de una reforma Estatutaria se podría modificar los actuales Estatutos y establecer la legalidad de las Reuniones por Comunicación Simultánea.
Miremos las normas que nos sirven de soporte a todo lo anterior:
SAS – Ley 1258 de 2008, “Reuniones por Comunicación Simultánea y por Consentimiento Escrito. Se podrán realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito. En caso de no establecerse mecanismos estatutarios para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito, se seguirán las reglas previstas en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995. En ningún caso se requerirá delegado de la Superintendencia de Sociedades para este efecto.”
La demás Sociedades Mercantiles. Ley 222 de 1995, Artículo 19: “Reuniones No Presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.
Parágrafo. Para evitar que se vean atropelladas las mayorías accionarlas en las asambleas y juntas directivas donde se va a utilizar este nuevo mecanismo, será obligatorio tener la presencia de un delegado de la Superintendencia de Sociedades, deberá ser solicitado con ocho días de anticipación.
Este proceso se aplicará para las sociedades vigiladas por dicha superintendencia. Para las demás sociedades, deberá quedar prueba tales como fax, donde aparezcan la hora, girador, mensaje, o grabación magnetofónica donde queden los mismos registros.”
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