Administrador en Edificios y Conjuntos: funciones y responsabilidades

Por: actualicese.com

Publicado: 20 de mayo de 2010

Muchas veces en los edificios o conjuntos cuando se debe buscar un Administrador, son muchos los propietarios, especialmente aquellos que tienen un poco más de tiempo libre, los que se postulan para dicho cargo sin conocer sus funciones y las responsabilidades que pueden asumir.

Cuando un grupo de inmuebles comunes y privados, se someten al Régimen de Propiedad Horizontal (Ley 675 de 2001), a través de Escritura Pública y debidamente registrada en la Oficina de Instrumentos Públicos, nacen cómo tal ante la vida jurídica la Persona Jurídica “Edificio Colombia P.H….. Conjunto Residencial Colombia P.H….” y por ende, necesita una administración o dirección.

Por regla general, el Órgano Máximo que es la Asamblea de Copropietarios, tienen el poder “máximo” para tomar cualquier decisión, siempre que se cumpla con los quórum que establece la Ley o los Estatutos si es superior.

A pesar de lo anterior, la Ley 675 de 2001, exige el nombramiento de un Administrador, que hará también de Representante Legal para todos los efectos.

Nombramiento del Administrador

Lo hace la Asamblea de Propietarios, para ello, basta con la determinación de mayoría simple, o sea, que la Asamblea general sesione un número plural de propietarios de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad y la decisión se tome con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad y demás reglas establecidas respecto a quórum.

Ojo: Si existe Consejo de Administración, le corresponde a éste órgano hacer dicha elección.

¿Se puede nombrar como administrador a una Empresa de Administración o tiene que ser una persona natural?

Es totalmente viable nombrar a una Persona Natural o a una Persona Jurídica para la administración de una copropiedad. En todo caso, si se llega a nombrar como administrador a una Persona Jurídica (Empresa de Administración), el Representante Legal de dicha empresa, será el que actúe como administrador del Conjunto o Edificio.

Artículo 51 Ley 675 de 2001. Parágrafo. “Cuando el administrador sea persona jurídica, su representante legal actuará en representación del edificio o conjunto”.

En sólo un caso, el Presidente del Consejo o Asamblea actúan como Representante legal

Solo para efectos de suscribir el contrato (laboral o de servicios) que se hace con el Administrador nombrado, en nombre del Edificio o Conjunto lo suscribirá el Presidente de la Asamblea de Propietarios.

En caso de existir Consejo de Administración, lo firmará el Presidente de dicho órgano.

Artículo 50 Parágrafo 1º. Para efectos de suscribir el contrato respectivo de vinculación con el administrador, actuará como representante legal de la persona jurídica el presidente del consejo de administración o, cuando este no exista, el presidente de la asamblea general.

Funciones del Administrador

En aspectos generales son 4: ejecución, conservación, representación y recaudo, pero podemos destacar resumidamente las siguientes:

Convocar a la asamblea a ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general… …presupuesto detallado de gastos e ingresos…
Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes…
Poner en conocimiento… …las actas de la asamblea y del consejo…
Preparar y someter a consideración… cuentas anuales, el informe…, el presupuesto de ingresos y egresos…, el balance general,… los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.
Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica… …de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal.
Cuidar y vigilar los bienes comunes y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos…
Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas,… …iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.
Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento…
Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica…
Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley, en el reglamento de propiedad horizontal …
Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio…
Y las demás que le asignen por Estatutos o la Asamblea de Propietarios.

(Artículo 51 Ley 675 de 2001)

Responsabilidades de Administrador

Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal. (Inciso 2º Art. 50 Ley 675 de 2001)

Recuerde: Como vemos, la función de Administrar un Edificio o Conjunto sometidos al Régimen de Propiedad Horizontal tiene bastantes funciones y sobre todo puede ser responsable por omisión o por extralimitación en sus funciones por los perjuicios que le pueda causar tanto a los propietarios, a la copropiedad y a terceros, de tal manera que para dicho cargo siempre debemos escoger una buena opción: idoneidad.

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