Las facturas electrónicas son más que simplemente digitalizar la factura en papel y enviarla por correo electrónico

Por: actualicese.com
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Publicado: 28 de junio de 2010

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La facturación electrónica requiere cumplir con varios trámites y requisitos técnicos especiales. Quienes no cumplan con dichos requisitos, sólo pueden facturar en papel y despachar tales facturas mediante correo urbano.

Actualmente, toda persona natural o jurídica que venda bienes o preste servicios está obligada a expedir factura de venta o documento equivalente  (entre los documentos equivalentes figuran  los tiquetes de máquinas registradoras, o las boletas de entradas a espectáculos; ver Artículo 615 y 616-1 del Estatuto Tributario). Solo algunos tipos de personas naturales y jurídicas se encuentran excluidas de dicha obligación (entre ellos las Personas Naturales del Régimen Simplificado del IVA; ver artículos 616-2 del Estatuto Tributario y el Artículo 2 del Decreto 1001 de 1997).

Ahora bien, cuando se está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente a factura de venta, en ese caso el obligado tiene dos maneras de hacerlo: O en papel, o en forma electrónica. Si lo hace en papel, al momento de tramitar la solicitud de autorización de numeración utilizará el formulario 1302. Pero si lo deciden hacer electrónicamente, tendrán que usar el formulario 1301 (consulta más al repecto en nuestro anterior editorial de Octubre de 2008: “Cambios importantes en Trámite de Solicitud de Autorización de Numeración de Facturación”)

Sin embargo, es importante recordar que la posibilidad de utilizar Facturación Electrónica no se debe confundir con la posibilidad de simplemente tomar las facturas en papel, digitalizarlas convirtiéndolas en un simple archivo de Word o PDF, y despacharlas por un simple correo electrónico o ponerlas en un portal de internet para descargas (que es algo que sí se puede hacer por ejemplo con los certificados de Retención en la fuente bimestrales de IVA o anuales de Retención en la fuente; consulta nuestro anterior editorial: “DIAN dice Certificados de Retención en la fuente se pueden entregar por el portal de internet del agente retenedor”).

Se requiere cumplir varios requisitos muy técnicos

En efecto, quienes decidan utilizar Facturación Electrónica tienen que cumplir con las estrictas reglas de carácter técnico que están contenidas en el Decreto 1929 de Mayo de 2007 y la Resolución DIAN 14465 de Noviembre de 2007 (consulta nuestro anterior editorial: “DIAN reglamenta proceso para expedición y aceptación de facturas electrónicas”)

De acuerdo con esas normas, en la utilización de facturación electrónica se tendrá que emplear (con tecnología propia o subcontratando los servicios de terceros) un proceso de facturación que garantice la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas y las notas crédito desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación. Tal proceso tiene que contar con la Certificación de Calidad ISO 9001:2000 (véase articulo 1 y 2 del decreto 1929 de mayo de 2007 ). Además, las facturas electrónicas solo se pueden expedir si primero el adquirente del bien o servicio está de acuerdo en aceptarlas (ver artículo 7 del mismo decreto).

A su turno, la Resolución 14465 indica que las personas naturales o jurídicas que emitan facturación electrónicamente, y los compradores que las acepten, tendrán que estar entregando bimestralmente, y solo por el portal de la DIAN (lo que implica el que primero se deba contar con “firma digital” emitida por la DIAN),  unos  reportes virtuales (formatos 1289, 1294 y 1299).

En razón de lo anterior, mientras no se cumplan con todos esos requisitos técnicos antes mencionados, los obligados a facturar tendrán que seguir emitiendo en papel  y enviando por correo urbano si es del caso, sus respectivas facturas de venta o documentos equivalentes a factura.

Al respecto, el mismo artículo 10 del Decreto 1929 del 2007 establece lo siguiente:

“ARTÍCULO 10. Exclusiones. No hay lugar a factura electrónica cuando:

- Se expida factura de exportación,

- Se expida factura en talonario o en papel,

- Se expida factura por computador u otra forma de factura o documento equivalente, para ser generada y entregada directamente al adquirente de bienes y/o servicios que se entregan y/o consumen en el local, consultorio o establecimiento de comercio”

Sanciones

Por último, habría que mencionar que si un obligado a facturar solo está autorizado a facturar en papel pero no ha cumplido con entregar o enviar por correo urbano el original de cada factura emitida (ver artículo 617 del Estatuto  Tributairo), en ese caso se diría que no está cumpliendo con la obligación de facturar y se expodría a las sanciones del artículo 652-1 del Estatuto Tributario, el cual remite a los artículos 657 y 658 (cierres del Establecimiento).

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Última actualización: junio 27, 2010 | Volver al inicio de esta sección
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