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Reunión No Presencial, En época de Asambleas y Juntas obligatorias sepa hacer una No presencial
Este artÃculo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas. Si detecta algún error, por favor avÃsenos haciendo click en "Reportar un error" (más abajo en esta misma página). Mil gracias.
Las Reuniones NoPresenciales son viables, siempre y cuando se den las garantÃas de que el medio de comunicación empleado permita a todos los socios o accionistas a intervenir, deliberar y decidir y que constancia de ello.
InfografÃa (haz click en la imagen para ampliar)
En todas las sociedades se puede hacer, Limitadas, Anónimas, Comanditas y SAS, pero debe quedar claro lo siguiente:
Limitadas, Anónimas y Comanditas, debe estar facultada dicha posibilidad de Reunión No Presencial, en los Estatutos o una reforma previamente.
En la SAS aplica de pleno derecho, pues asà lo consagra la Ley 1258 de 2008.
Condiciones para que se dé validez a las Reuniones No Presenciales
1.: Que esté en los Estatutos de la sociedad, la legalidad de las reuniones por comunicación simultánea, o sea, que los Estatutos permitan hacer reuniones cómo Asambleas y Juntas, por sistemas cómo Video-conferencias, Messenger, etc. (En la SAS, la Ley 1258/08 art. 19 lo permite de pleno derecho)
2.: Que quede siempre fiel registro de lo discutido, o sea, que se pueda grabar y guardar y el dÃa que sea necesario, se pueda reproducir.
3.: Qué haya una convocatoria previa a los que tienen derecho a asistir, pues asà se les garantiza su derecho a decidir.
4.: Qué se cumpla con los quórum que para cada reunión establezca la Ley Mercantil o los Estatutos si es superior.
Ojo: la grabación se tiene que transcribir y asentar en los Libros
Deben existir mecanismos tales como grabaciones o filmaciones, tal situación no exonera a la sociedad de elaborar, aprobar y firmar las actas correspondientes, asà como de efectuar la trascripción en el libro de actas respectivo.
ArtÃculo 21 Ley 222 de 1995: …Actas. En los casos a que se refieren los artÃculos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta dÃas siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros.
Las sociedades comerciales vigiladas deben contar obligatoriamente con la presencia de un delegado de la Superintendencia de Sociedades
Las sociedades mercantiles y las empresas unipersonales que están vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, son aquellas que al cierre de los ejercicios sociales posteriores, registren un total de Activos incluidos los ajustes integrales por inflación, superior al equivalente a 30.000 s.m.m.l.v. o que sus Ingresos totales incluidos los ajustes integrales por inflación, sean superiores al valor de 30.000 s.m.m.l.v. (Decreto 4350 de 2006)
Estas Sociedades mercantiles o empresas unipersonales deben contar con la presencia obligatoria de un delegado de la Superintendencia de Sociedades cuando pretendan adelantar Juntas de Socios o Asambleas de Socios o de Junta Directiva mediante el sistema de Reuniones No presenciales. Asà lo establece el parágrafo del artÃculo 19 de la Ley 222 de 1995.
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