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Participación de extraños en las reuniones del Máximo Órgano Social
Es válida la asistencia de personas diferentes a socios, accionistas o propietarios a las reuniones del máximo órgano social, pero para ello, debe tener en cuenta varios aspectos.
Lo primero: No existe norma que lo prohÃba
No existe ninguna norma ni en el Código de Comercio, ni en la Ley 675 de 2001 (Propiedad Horizontal) que impida la asistencia de personas extrañas a una reunión del máximo órgano social, de tal manera que cualquier persona podrÃa ser invitada, la única condición, es que los asociados (accionistas, socios y propietarios) asistentes, por mayorÃa simple presente, acepten la participación de dicho invitado o por el contrario prohibirla.
En caso de autorizarse, sólo se le podrÃa autorizar su presencia e incluso, la posibilidad de participar a través del uso de la palabra para expresar opiniones o conceptos, pero jamás tendrÃa derecho a votar.
Incluso, iniciada la reunión del máximo órgano social y fuese autorizado la participación del invitado, en cualquier momento, dicha mayorÃa también lo podrÃa retirar en medio de la reunión.
Quienes participan obligatoriamente
Por regla general, quienes deben participar en primer lugar a las Asambleas de Accionistas, Juntas de Socios y Asambleas de Propietarios en las P.H., son los mismos asociados, llámense accionistas, socios o propietarios. (Deliberan y deciden)
En segundo lugar, los administradores, que son los respectivos gerentes o administradores, Juntas Directivas y Consejos de Administración.
Y en tercer lugar, los Revisores Fiscales si son invitados o si son por supuesto, los convocantes.
Apoderados
Sólo los asociados (accionistas, socios y propietarios) pueden ser representados por otras personas, llámense apoderados o delegados, bien para una reunión en particular, o de manera permanente a través de un poder general. No sobra recordar, que no podrÃa asistir un apoderado o delegado de los administradores o de los Revisores Fiscales.
Asistencia simultánea de apoderados y asociado
Recordemos lo ya habÃamos establecido en nuestro editorial Accionista o Socio y su apoderado no pueden actuar simultáneamente en una Asamblea o Junta, en el editorial en mención dijimos:
“…
¿Quién tiene derecho a hablar cuando se presenta el asociado con su apoderado?
Cuando un socio o accionista y su apoderado o representante asisten simultáneamente a una reunión del máximo órgano social, éstos no pueden participar en forma simultánea, como serÃa la deliberación o votación. Claro está, que lo anterior no es obstáculo para que se le permita al Accionista o Socio en un momento dado, ser asistirlo por su apoderado en el entendido que actuará en tales circunstancias como su asesor, pero sin voz ni voto en la Asamblea o Junta.
¿Qué sucede si a pesar de lo anterior, asociado y apoderado insisten en participar ambos simultáneamente?
Si el Accionista o Socio que está presente en la reunión junto con su apoderado, insisten en participar simultáneamente en la reunión, es decisión de la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios si asà lo quiere permitir, en todo caso, la Asamblea o Junta, está en toda su potestad para tomar las medidas para que sólo uno pueda deliberar y votar, al igual que tomar todas las medidas para cesar toda perturbación y garantizar su normal desarrollo.
Incluso, el máximo órgano social (Asamblea de Accionistas o Junta de Socios), está en toda su facultad para exigir el retiro de personas extrañas distintas a accionistas o socios, como serÃa el caso de algún apoderado, siempre y cuando esté presente el titular de las acciones o cuotas sociales en la reunión. Claro está que si el titular no está, el representante o apoderado, no puede ser expulsado.
Si el accionista/socio tiene varias acciones o cuotas y está presente, NO puede tener apoderado para una parte de sus acciones/cuotas y para otras no.
Como lo ha señalado la Superintendencia de Sociedades, no podrÃa haber simultáneamente la asistencia del accionista o socio y su apoderado o representante bajo el argumento de existir varias acciones o cuotas sociales y pretender que el titular represente parte de sus acciones y la otra parte su apoderado.
”
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