No espere hasta el primer día hábil de abril para hacer la reunión obligatoria del máximo órgano social. La buena convocatoria es el primer paso, no sólo del éxito en una buena asistencia de los asociados sino que evita la ineficacia de las decisiones tomadas.

La legislación mercantil establece que todas las sociedades mercantiles deben hacer una aprobación de sus Estados Financieros dentro de los 3 meses siguientes del vencimiento de cada ejercicio.

Si bien por estatutos pueden fijar la fecha que se reunirá el Máximo Órgano Social (Asamblea de Accionistas o Junta de Socios), cuando por estatutos no se fije una fecha en particular y el representante legal no haga la convocatoria a los accionistas o socios, éstos tienen el derecho a presentarse el primer día hábil del mes de abril a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal de la sociedad, pues éste es un derecho que tienen los dueños de la empresa, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social (Art. 422 del Código de Comercio)

Convocatoria con antelación: término mínimo del aviso

En las sociedades comerciales en general, el término de convocatoria mínimo es de 15 días hábiles, (No se cuenta, ni el día de la convocatoria, ni el día de la reunión) claro está que por estatutos podría ser mayor, pues dicho término mínimo estipulado en la ley es el tiempo que tienen los accionistas y socios para ejercer su Derecho de Inspección sobre los libros contables y demás documentos comerciales. (Nota: Si la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, es para tratar temas distintos a la aprobación de Estados Financieros, la convocatoria podría ser mínimo de 5 días hábiles). Art. 424 Código de Comercio

En las Sociedades por Acciones Simplificada, S.A.S., la Ley 1258 de 2008 Art. 20, estableció sólo para este tipo de sociedades, un término mínimo de convocatoria de cinco (5) días hábiles, por supuesto que por estatutos, el término mínimo de convocatoria podría ser mayor a dicho término.

Procedimiento para hacer la convocatoria

Por regla general, en cualquier sociedad se podría establecer por los estatutos, la forma en que se debe hacer la convocatoria, lo importante es que se garantice a todos los asociados la debida convocatoria y notificación.

Ahora, cuando en los estatutos no se fije el procedimiento de convocatoria, se deberá hacer mediante un aviso en un diario que tenga amplia circulación en el domicilio principal de la empresa.

Generalmente el aviso en periódicos, es el más usado en las grandes sociedades donde el número de accionistas hace difícil enviar una notificación certificada a cada uno. Mientras que en las sociedades que tienen pocos asociados se acostumbra a enviar una notificación o correo certificado directamente a cada uno de los asociados, según las direcciones que hayan reportado a la sociedad. Lo importante, repetimos, es que se garantice el derecho a la debida convocatoria y notificación y quede prueba de ello.

En las S.A.S., los estatutos permiten una mayor libertad de notificación, de tal manera que sería viable que en los estatutos se incluya una cláusula donde se acepte por la totalidad de accionistas, la notificación de la Asamblea General de Accionistas, por medios como el correo electrónico.

Claro está que las demás sociedades podrán implementar el sistema de notificaciones por correo electrónico, pero esto debe ser mediante una aprobación estatutaria.

Ojo: Lo importante, cualquiera que sea la forma de notificación (fax, email, correo, aviso, etc.) es que siempre quede prueba de la debida notificación que hizo la sociedad a sus socios y accionistas.

No olvide: Una indebida convocatoria puede ocasionar que los asociados no convocados, soliciten la ineficacia de la Asamblea o Junta y con ello, las decisiones tomadas por los asistentes. (Artículo 190, 433 y 897 del Código de Comercio)

Recuerde: finalidades de la reunión ordinaria

1. Examinar la situación de la sociedad.
2. Designar los administradores y demás funcionarios de su elección.
3. Determinar las directrices económicas de la compañía.
4. Considerar las cuentas y balances del último ejercicio.
5. Resolver sobre la distribución de utilidades.
6. Acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

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