Formato 1001. Su correcta elaboración es clave para expedir los certificados de retención

Por: actualicese.com
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Publicado: 25 de febrero de 2013

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Los valores que se lleven al formato 1001 como pagos o causaciones totales del año, sin importar que no todo ese pago haya sufrido retención, son los mismos que se deben llevar a los certificados de retención. Pero sucede que al hacer los certificados muchos se equivocan certificando “valores base” y lo que pide la norma es certificar los “pagos sujetos a retención”, lo cual incluye todo el pago o causación del año así una parte haya sufrido retención y otra no. Así lo confirmó la DIAN en su Concepto 53947 de agosto de 2012.

Por estas fechas los obligados a entregar la información exógena del año gravable 2012 solicitada por la DIAN en su Resolución 117 de octubre de 2012, cuyos plazos vencerán entre abril y mayo de 2013, siempre se preocupan de elaborar bien el famoso formato 1001 con el consolidado del año de los pagos o causaciones a cada tercero y las respectivas retenciones de renta y de IVA que se hubiesen practicado a esos pagos o causaciones (véase nuestra obra educativa multimedia: “Guía para la preparación y presentación de la información exógena año gravable 2012”; y téngase presente que la DIAN ya publicó la nueva versión de su prevalidador para los reportes del año gravable 2012).

Al respecto, es importante destacar que si ese formato 1001 se elabora bien, en ese caso esa información allí contenida es la misma que deberá quedar en los certificados de retención en la fuente a título de renta sobre pagos laborales y sobre pagos por conceptos diferentes a pagos laborales, pues algunos agentes de retención no han tenido presente que muchas veces los certificados de retención a título de renta (en especial los certificados por conceptos diferentes a pagos laborales) no son bien elaborados.

En efecto, y como lo destacamos en un editorial de octubre 29 de 2012, los pagos o causaciones sujetos a retención por ejemplo a un trabajador independiente no se certifican tomando el valor de la retención final del año y devolviéndose en el cálculo para obtener así la base. En lugar de ello, y tal como sucede con el asalariado, lo que se debe certificar a un independiente es el pago o causación bruto total sujeto a retención antes de las deducciones que mensualmente se le hubieran podido restar a dicha base (por ejemplo por los aportes a fondos de pensiones o los obligatorios a salud y pensiones). Ese pago o causación total bruto del año es lo que equivale al “pago sujeto a retención” mencionado en el art. 381 del E.T.

Es mejor hacer primero el formato 1001 y luego sí expedir certificados

Por tanto, al hacer el formato 1001, si se hicieron pagos o causaciones a un independiente, allí se verá el total del pago o causación bruta del año a favor del independiente y en las columnas de enseguida la retención en la fuente a título de renta que obviamente no salió sobre ese misma base bruta sino sobre una base depurada. En consecuencia, en el certificado de retención que se expida a ese independiente también se debe ver lo mismo: el valor bruto de los pagos o causaciones del año y al lado la retención que se le haya hecho no importa que la retención haya salido finalmente sobre otra base.

O incluso, cuando se trata de compras de mercancía, a veces sucede que entre las compras a un mismo proveedor dentro de un mismo año, algunas compras dan la base mínima y se les practica la retención pero otras compras no daban la base y no sufrían retención. Pero al final del año, tanto en el formato 1001 como en el certificado de retención a ese proveedor, lo que se informará es el pago o causación total del año y al lado se verá la poquita o mucha retención que haya terminado sufriendo.

Todo lo anterior incluso fue confirmado por la DIAN en su concepto 53947 de agosto 2012 donde dijo:

“En ese entendido, cuando el Literal e) del artículo 381 del Estatuto Tributario establece que el certificado debe contener el monto total y el concepto del pago sujeto de retención, no hace distinción sobre las bases de aquellos ingresos sobre los cuales se aplicó la retención como de los que no. Lo anterior es concordante con el Parágrafo 1, de este mismo artículo, que permite sustituir el certificado por el original, copia o fotocopia de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando aparezcan identificados los conceptos antes señalados. Por consiguiente, el certificado que expide el agente de retención debe contener la totalidad de los pagos y conceptos que sean objeto de retención así como la cuantía de la retención efectuada.

(Subrayado es nuestro)

Por todo lo anterior, lo mejor antes de expedir certificados de retención a título de renta por conceptos diferentes a pagos laborales, será armar bien el formato 1001 y allí recoger el valor total de los pagos o causaciones al tercero durante el año y el valor de la retención a título de renta que haya podido sufrir.

Luego, con esa información sí se podrá comparar si los certificados de retención que emiten los computadores de las empresas se ajustan o no a esa misma información que irá en el formato 1001. Si no se ajustan, entonces tocará exportarlos a Excel, modificar la parte de los “pagos sujetos a retención”, e imprimirlos correctamente.

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Última actualización: marzo 7, 2013 | Volver al inicio de esta sección
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