Más de 4 meses entre última operación registrada en libros y solicitud de exhibición es sancionable

  • Publicado: marzo 7, 2013
  • Última Actualización: marzo 5, 2013

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Muchas empresas llevan su contabilidad en software contable lo que es válido sin necesidad de estar en físico. Pero en caso de solicitud de exhibición por parte de una autoridad competente, es menester en el momento de la visita demostrar que el software o en físico, no hay atraso superior a 4 meses.

A veces la costumbre y facilidad que nos da la tecnología llevan a cometer errores fáciles de evitar, entre ellos, llevar y probar que las operaciones registradas en libros de contabilidad no tienen un atraso superior a 4 meses al momento en que le soliciten su exhibición por parte de las autoridades competentes, como la DIAN o las Secretarías de Hacienda (Inspección Tributaria)

Veamos primero la norma:

“Sanciones Relacionadas con la Contabilidad y de Clausura del Establecimiento

Artículo 654. Hechos irregulares en la contabilidad. Habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, en los siguientes casos:


a. No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.


b. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos.


c. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren.


d. Llevar doble contabilidad.


e. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.


f. Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso.”
(Subrayado nuestro)

Un error: llevar libros al día en software, pero no demostrarlo

El Consejo de Estado acaba de emitir una sentencia en la cual confirma una condena a una empresa a la cual, la Secretaría de Hacienda Distrital de Bogotá le hace una visita informada previamente, pero al exigírsele la exhibición de libros presentaron los físicos con más de 4 meses de retraso, pero no se les ocurrió demostrar que en software estaban al día, en el mismo momento de la visita, pues después no es válido.

“En cuanto a la afirmación de la sociedad apelante según la cual al no haber contemplado ni consultado el sistema de contabilidad que utiliza la empresa dicha acta no puede tenerse como prueba respecto de la información y estado de la contabilidad a esa fecha, la Sala observa que si bien se ha precisado que para efectos de poder establecer si la contabilidad se encuentra al día se  acepta que la misma se lleve actualizada en el software del comerciante, tal verificación debe surtirse en la misma diligencia de inspección.

La conducta reprochable objeto de la sanción referida, se cumple instantáneamente cuando los funcionarios comisionados para el efecto, dejan constancia de la irregularidad sancionable. Lo anterior por cuanto la razón de ser de las sanciones por irregularidades en los libros de contabilidad es la necesidad de que los contribuyentes cumplan los requisitos legales en su diligenciamiento, de tal manera que en cualquier momento se pueda conocer la real situación económica y financiera del comerciante y, en materia tributaria, permita la correcta determinación de los impuestos.

La Sala observa que en el acta de visita la sociedad actora no dejó constancia al respecto: adicionalmente, ni en la respuesta al pliego de cargos ni en el recurso de reconsideración interpuesto contra la resolución sancionatoria, el contribuyente alegó el manejo contable a través del Software “xxxxxx”, dicho argumento sólo fue planteado con ocasión de la interposición de la demanda presentada ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, el 6 de agosto de 2009, esto es, transcurridos más de dos años de practicada la visita. […]” (Consejo de Estado, Sección Cuarta, Sentencia 25000232700020090015601 (18954), 12/6/2012)

Conclusión:

Si le hacen visita de inspección tributaria, si no tiene libros físicos pero los tiene en software contable, dígaselo a los funcionarios que hacen la inspección en ese mismo momento de la visita, no después y sobretodo, debe permitir que le hagan inspección al software y que evidencie que no tiene retraso superior a 4 meses.

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