Información Exógena: Uso del Prevalidador Tributario

Por: actualicese.com
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Publicado: 13 de marzo de 2013
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A continuación explicamos detalles a tener en cuenta por los contribuyentes a la hora de utilizar el Prevalidador Tributario de la DIAN. Recuerde que en relación con los distintos formatos nombrados en las Resoluciones 111 hasta 118, cada uno de ellos maneja campos o datos que pueden diferir entre uno y otro.

Los formatos tienen restricciones especiales

En relación con los distintos formatos a los que hace referencia las Resoluciones 111 hasta 118, aunque cada uno de ellos maneja unos campos o datos que pueden diferir entre uno y otro Por ejemplo, unos piden “direcciones del tercero”, mientras que otros no. Otros, como el 032 que usarán los notarios maneja datos de los “adquirentes principales” y datos de los “adquirentes secundarios”, lo cual hace de ese un formato con una estructura más compleja. En todo caso las restricciones comunes que se manejan en dichos formatos son las siguientes:

a) Cada formato tiene una sección que se denomina “encabezado” y otra “contenido”.

b) Por cada formato se pueden llegar a tener distintos “archivos” con un máximo de hasta 5.000 registros de contenido por cada “archivo”.

c) El nombre que se debe dar a cada uno de esos “archivos”, con los que se llegue a desarrollar cada uno de los “formatos”, tiene que guardar una estructura especial, así:

Supóngase que se tiene que elaborar el “Formato 1001” con los datos de los pagos y retenciones a terceros durante el 2012, y que los terceros a reportar son 15.000 terceros.

En ese caso, para ese “Formato 1001” tocaría elaborar tres distintos “archivos” que quedarían nombrados así:

            Dmuisca_010100108201300000001.xml

            Dmuisca_010100108201300000002.xml

            Dmuisca_010100108201300000003.xml

Nota: El “2013” que se distingue en el nombre del archivo se genera así por cuanto es el año en que se entregará la información. Pero la huella sobre cuál es el “Año Gravable” al que pertenece la información, sólo se ve en la parte interna del archivo (el “encabezado”), en los campos donde se dice “Fecha Inicial” y “Fecha Final”.

Téngase presente que para cuando se tengan que entregar dichos formatos, sucede que por cada tipo que se vaya a entregar, se debe elaborar una “Solicitud de Información por envío de archivos” diferente.

Y aun cuando en el mismo año de entrega se tengan que diligenciar distintas “solicitudes de envío”, en ese caso la “numeración de los archivos” tiene que guardar un estricto orden consecutivo.

Un ejemplo de ello sería:

Supóngase que durante el 2013 se entregará información del año gravable 2012 así: dos archivos del Formato 1001 y también dos archivos del Formato 1005.

En ese caso se tendrían que hacer las siguientes “solicitudes de envío de archivos” adjuntando los siguientes “archivos”:

a) Solicitud de envío para los “archivos” del “formato 1001”:

         Dmuisca_010100108201300000001.xml

            Dmuisca_010100108201300000002.xml

b) Solicitud de envío para los “archivos” del “formato 1005”:

            Dmuisca_010100507201300000003.xml

            Dmuisca_010100507201300000004.xml

Y para entender mejor lo que puede pasarle a un mismo informante con la entrega de los “archivos”, pensemos que durante el mismo año de envío (para nuestro caso será 2013) le toca llegar a tener que “reemplazar” (entiéndase “corregir”) unos archivos que había enviado en el pasado. Por ejemplo le toca corregir los archivos que tenían información del año gravable 2011 y que fueron entregados durante el 2012.

En ese caso, también toca conservar el “consecutivo” del “número de envío”.

Para ilustrarlo, supóngase que en mayo del 2012 se habían entregado dos archivos del Formato 1003 con la información del año gravable 2011 y sus nombres fueron:

     Solicitud de envío numero: 1000066000000531

         Dmuisca_010100307201200000001.xml

            Dmuisca_010100307201200000002.xml

Luego, durante abril del 2013 se entregan dos nuevos archivos para el formato 1001, pero con la información del año gravable 2012, y sus nombres fueron:

      Solicitud de envío numero: 1000066000000640

          Dmuisca_010100108201300000001.xml

            Dmuisca_010100108201300000002.xml

Y luego de haber entregado estos últimos se hace necesario corregir, en agosto de 2013, un formato de los del año gravable 2011 y otro de los del año gravable 2012. ¿Cómo se procede?

a) Para “reemplazar” la solicitud 1000066000000531 con los archivos que tenían información del año gravable 2011:
       Dmuisca_020110307201300000003.xml

            Dmuisca_020110307201300000004.xml

b) Para “reemplazar” la solicitud 1000066000000640 con los archivos que tenían información del año gravable 2012:

     Dmuisca_020110108201300000005.xml

            Dmuisca_020110208201300000006.xml

Utilización del Prevalidador Tributario DIAN

Para el suministro de la Información Exógena Tributaria del año gravable 2012, al igual que lo hizo con el suministro de la información de años anteriores, la DIAN terminará publicando en su portal de Internet una versión reciente de su Prevalidador Tributario. Esta es una herramienta gratuita, y que podrá ser descargada hasta los computadores de todos los interesados en utilizarla.

A través de dicho “Prevalidador” se puede lograr cualquiera de los siguientes  propósitos:

  1. “Diligenciar” cualquiera de los 51 formatos en lenguaje XML a que se refieren las Resoluciones 111 a 118 de Octubre 31 de 2012.
  2. “Validar” los formatos en lenguaje XML que el informante haya podido construir con sus propias herramientas distintas a la que suministró la DIAN.
  3. Confrontar el “archivo con el informe de errores detectados por la DIAN” con el archivo inicialmente entregado a tal entidad (ese archivo de errores detectados por la DIAN se obtiene cuando se hacen consultas por Internet para alguna “solicitud de envío” de un archivo entregado a la DIAN y esa entidad informa que a dicho archivo se le detectaron errores).

Por tanto, para la utilización de dicho “Prevalidador Tributario”, se hace necesario agotar los siguientes pasos:

  1. Verificar que el equipo de cómputo donde se va a utilizar dicho Prevalidador, sea un computador que cuente como mínimo con un Windows 2000 y un Excel 2000, y que ha dicho Excel se le haya adecuado en el nivel de seguridad de las “macros”, el nivel “bajo”.
  2. Entrar al portal de la DIAN para descargar el Prevalidador.
  3. Instalar el aplicativo en una carpeta dentro del equipo de cómputo donde se vaya a utilizar. Esa carpeta debe estar preferiblemente cerca de la raíz del equipo y su nombre no debe contener caracteres especiales como “ñ”, o “/”, etc. (Nota: si se trata de un asesor que lo va a usar para “diligenciar” la información de distintos “clientes”, entonces se instala en distintas carpetas según la cantidad de “clientes” a los que le vaya a hacer el trabajo).
  4. Leer el manual que trae dicho Prevalidador.
  5. Empezar a utilizarlo.

Archivo de descarga, haz click aquí

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Última actualización: julio 10, 2013 | Volver al inicio de esta sección
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