Con el paso de los días, la fecha de inicio del proceso de implementación de las NIIF se aproxima a pasos agigantados, y a pesar de la gran difusión realizada tanto por el Consejo Técnico de Contaduría Pública – CTCP, Las Superintendencias de Sociedades y de Transporte y Puertos y el Propio Ministerio de Comercio Industria y Turismo, podemos afirmar que si bien algunos contadores están preocupados de este proceso también muchos han esperado un posible aplazamiento que no ha llegado y que no se vislumbra en el corto plazo.

Por tal razón, hemos querido realizar unos aportes tomados de las diferentes experiencias de obtenidas de otros países cercanos y expresados en un simposio realizado recientemente por la firma Price Waterhouse Coopers (PWC), dado que somos el último país de Latinoamérica en implementar NIIF.

El primer tópico a tomar es la percepción que tienen muchos de los administradores de las empresas y de algunos contadores frente al proceso de cambio hacia las NIIF (IFRS) a los cuales cabría realizarles algunas de estas preguntas:

• Cree usted que el año de transición e implementación las NIIF (IFRS) esta lejos y todavía tiene el tiempo suficiente para iniciar el proceso?
• Para el aprendizaje de las NIIF (IFRS) solo basta con leerlas e interpretarlas?. La contabilidad siempre será la misma y para que dedicarle tanto tiempo?.
• Considera que la responsabilidad de la implementación de las NIIF son una tarea que le compete solo al área contable? La administración para eso contrata a los contadores.
• Considera que no hay por que preocuparse si el cambio es muy sencillo, basta con cambiar algunas de las cifras del balance y nada más?
• Si hay problemas y se ven en aprietos, se contrata estudiantes en práctica que ya hayan estudiado las NIIF (IFRS) y los encargamos del proyecto?
• Si se tiene algún problema, se le solicita apoyo a los Auditores o Revisores Fiscales? Ellos lo resolverán y sabrán que hacer
• Está esperando que mas personas se preparen y haya mas oferta de servicios y los precios bajen?
• Solo basta que alguien lo convenza que sabe del tema así no importa su grado de preparación porque como no estoy preparado, cómo puedo darme cuenta de su experticia?
• Si no hay sanciones, de qué me preocupo?

Tal vez una o más preguntas como las anteriores han pasado por la mente de los gerentes y propietarios al escuchar que las empresas deben realizar su transición hacia las NIIF (IFRS), pero lo que si debe quedar claro es que el primer paso es capacitarse y conocer la NIIF de Adopción por Primera Vez (NIIF 1 – Plenas)  o Transición a la NIIF para las Pymes (Sección 35 NIIF para Pymes) con el fin de conocer cuales excepciones y exenciones debo tener en cuenta para simplificar el proceso de implementación y que cualquier ajuste afectará el patrimonio de la empresa y si lo prefiere, los resultados de ejercicios anteriores.

Los Estados Financieros actuales de nuestras empresas coinciden en muchas de sus cifras con la Declaración de Renta, dada la influencia de la legislación tributaria sobre la contabilidad. Por ejemplo, la depreciación de la Propiedad, Planta y Equipo se ha calculado sobre la vida útil y las tasas propuestas por la normatividad tributaria. Lo mismo podríamos decir del cálculo de Provisiones a favor y en contra las cuales se han manejado bajo la perspectiva de su deducibilidad en impuestos.

Este que es uno de los temas de mayor impacto en el proceso de transición hacia las NIIF requiere que tengamos en cuenta varios de los siguientes interrogantes:

• La depreciación de los activos fijos corresponde a sus vidas útiles estimadas?
• Se han revisado estas vidas útiles al cierre de cada año? Quién las Revisa?
• Se han asignado valores residuales o de rescate a los activos fijos? Quién los determina?
• El costo de los activos fijos incorpora los costos de desmantelarlos?
• El registro inicial de los bienes del activo fijo ha contemplado si éstos deben reconocerse en componentes separados? (Un inmueble posee entre otros componentes los Baños, Pisos, Ventanas, Puertas, Cableados, ductos, Ascensores, etc.)
• Se tiene previsto distinguir si algunos de los repuestos de la maquinaria califican como existencias o como activo fijo? Los deprecia?
• El registro inicial de sus bienes del activo fijo contempla si el costo incorpora un mantenimiento duradero? (Mantenimiento que dura varios años y se deprecia)
• Los sistemas ERP que posee la empresa le permiten a la misma agrupar activos fijos por segmentos o unidades de negocio? Por unidades generadoras de efectivo?
• Ha valorizado los bienes del activo fijo? El excedente de dicha valuación no es en esencia la corrección de un error contable? (La valorización corrige en muchos casos errores de depreciación y de valor)
• Cuando se produce el remplazo de una parte del activo fijo, se da de baja el elemento remplazado?
• Se reconocen todo tipo de provisiones? (incluyendo las de medio ambiente)
• Los gastos preoperativos están en los activos? El balance muestra una suma representativa en Diferidos que no son recuperables?
• Los activos biológicos se reconocen de acuerdo con la NIC 41 o Sección 34?
• El impuesto sobre la renta se reconoce de acuerdo con la NIC 12 o Sección 29 para la determinación del impuesto corriente y diferido?

Con éstos y más interrogantes nos encontraremos en el momento de analizar las cifras del Balance de Apertura y confrontarlos con los delineamientos de las NIIF (IFRS).

No se nos puede olvidar que el proceso es integral e involucra a todos los que suministran información y saben de temas específicos. Este es el principal argumento para concluir que el contador no es el único responsable y no tiene porqué saber de todos los distintos temas que maneja la empresa.

En la mayoría de las empresas los procesos han sido diseñados para dar cumplimiento a las exigencias tributarias y por ende cuanto debe ser el impuesto a la renta por pagar y no cual debe ser el resultado financiero de una transacción.

Por ejemplo, si vamos a registrar la compra de una edificación, actualmente lo máximo que hacemos (y no siempre) es separar el terreno de la construcción; luego se procede a codificarlos e incluirlos en el mejor de los casos en un módulo de activos fijos y asignarles una vida útil de 20 años a toda la construcción para efectos de la depreciación.

Ahora es necesario establecer varios tópicos: tener un avalúo desagregado por elementos o componentes cuyas características entre si son diferentes, para lo cual es necesario contar con el apoyo de un perito experto que realice recomendaciones que permitan determinar características específicas que el área contable puede procesar pero no tiene la experticia para suministrar o asignar. El análisis incluye desde la asignación de vida útil diferente dependiendo de las diferentes clasificaciones ya sea por secciones, partes, etc., hasta el monto que implica derrumbar el edificio para construir uno nuevo y más moderno (desmantelamiento).

No es solo un tema técnico contable, pues se requiere reunirse con los diferentes encargados de los activos fijos (edificios, terrenos, cultivos, maquinaria, etc.) e identificar todos los aspectos que permitan que la información que se está preparando contenga el mayor grado de detalle a fin de aportar elementos necesarios para cualquier análisis.

La contabilidad bajo NIIF (IFRS) puede cambiar la rentabilidad de productos, o aún del negocio en su conjunto. Es muy probable que la implementación haga que se involucre o precipite cambios fundamentales en muchas compañías. Por ejemplo, los procesos requieren volverse a evaluar, integrar responsables de cada proceso, y ubicar, como si fuera un mapa, cada una de las partes que componen los pasos a seguir para lograr un resultado de una tarea y una fuente de información de la misma.

No esperemos a que sea demasiado tarde para iniciar nuestro proceso.

Edmundo Alberto Flórez Sánchez

Líder de Investigación de Estándares Internacionales – actualicese.com (NIIF – NIAS – XBRL)
edmundo.florez@blacolombia.com

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El sector público también encamina el cambio de la información contable y financiera hacia Estándares Internacionales emitidos por la International Federation of Accountans – IFAC bajo la International Public Sector Accounting Standards Board (IPSASB).

Parece que los cambios no paran en nuestra profesión, y como era de esperarse el sector público también encamina el cambio de la información contable y financiera hacia Estándares Internacionales, tal como lo demuestra la celebración del I Congreso Internacional de Normas de Contabilidad para el Sector Público realizado el 15 de mayo de 2012 en Bogotá. Lógicamente estos estándares no son los mismos utilizados por el sector privado y con ánimo de lucro (quienes aplican IFRS – NIIF) sino que corresponden a los Estándares Internacionales para el Sector Público (IPSAS). Estos estándares son emitidos por la International Federation of Accountans – IFAC bajo la International Public Sector Accounting Standards Board (IPSASB).

Las IPSAS se basan en los mismos principios de las IFRS (NIIF) y el principal objetivo es poder brindar transparencia y realizar una rendición de cuentas de la mejor manera posible. Esto generaría mayor confianza tanto en todos aquellos que prestan servicios o proveen bienes a las diferentes entidades del Estado, como los ciudadanos. De la misma manera, se podrían evaluar posibles riesgos y control de activos de las diferentes entidades estatales.

El mayor beneficio es evitar los vicios de la mala política que desvía el sentido de la utilización de los recursos públicos, permitiendo divulgar la gestión mediante revelaciones.

Habría cambios en la Contraloría, la Contaduría, la Auditoría y demás entidades que administran y generan información contable y control interno. No obstante Colombia ya ha realizado algunos cambios en esta materia incluyendo el impacto tecnológico que implica la consolidación de información.

Dificultades

• Dificultad en la convivencia entre el presupuesto y las cuentas para implementar una cultura diferente a la actual desarrollada.
• Adecuación entre las necesidades del Estado y los sistemas de información.
• Inventario y valorización de los activos.
• Cambio cultural importante y técnica contable diferente a la actual.
• Este cambio tiene una alta inversión económica.

Beneficios

• Confianza en el reporte de las cuentas del Estado.
• Desarrollo de una cultura financiera moderna.
• Desarrollo de una política mas activa de gestión inmobiliaria.
• Cambios organizacionales.
• Perspectiva del futuro gracias a la información contable.

Como la contabilidad gubernamental se basa en caja, el control interno debe mejorar para que genere validez y se minimicen los riesgos frente a operaciones financieras. Muchos bienes del Estado no tienen valor contable porque se basan en le principio de “caja”, pero su reemplazo y retiro pueden costar mucho dinero como es el caso de las embarcaciones navales, aviones, etc.

En este punto cabrían muchas inquietudes: ¿Cómo valorizar los bienes históricos tanto nacionales como los reconocidos de interés de la humanidad? ¿Existe un adecuado análisis del pasivo pensional y sus implicaciones en los presupuestos de la nación? ¿En qué invierte el Estado los recursos dependiendo de cada ministerio y su distribución frente al consolidado general? ¿Cuál es el balance ambiental de nuestro país? Y muchas otras que cualquier administrador del país deba tener en cuenta para que los ciudadanos evalúen su gestión.

Otro tema interesante son las demandas que se entablan ante el Estado y no son registradas en ninguna parte y afecta directamente el presupuesto de cualquier país

La conversión a IPSAS implica un importante reto para cualquier país pues no es fácil inventariar y valorar los bienes inmuebles, las carreteras, el armamento de defensa y muchos otros más. La calidad y trazabilidad de las operaciones permitirán tomar decisiones relacionadas con los proveedores y prestadores de servicios, en doble vía, es decir, para quien compra y quien vende.

Asimismo, el proceso de implementación implica la adecuación de un órgano externo que permita realizar la auditoría y pueda apoyar el proceso que duraría entre tres y cinco años. Esto es normal dado el alto volumen de entidades del Estado como hospitales, universidades, colegios y demás entidades educativas entre otras. Las entidades de lucro pero que pertenecen al Estado aplicarían IFRS (NIIF).

Han implementado las IPSAS la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos OCDE, la Organización de Naciones Unidas – ONU y otros organismos de carácter internacional.

Algunos países que se encuentran en proceso de implementación de las IPSAS. En África: Marruecos, Sudáfrica, Nigeria. En Europa: Francia, Alemania, Bélgica y algunos otros países de la Unión Europea al igual que el Reino Unido y Suiza. En América del Norte se encuentran en proceso Canadá y Estados Unidos. La iniciativa para América Latina la encabezan Brasil, Chile y Perú.

Autor:

Edmundo Alberto Flórez Sánchez
Lider en Investigación de Estándares Internacionales – actualicese.com
edmundo.florez@blacolombia.com

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La información contable ha perdido importancia entre las Pymes, pequeñas y medianas empresas, tanto por la influencia del pensamiento fiscal como por los requerimientos de los clientes. No estamos diciendo que la tributaria no sea tenida en cuenta sino que los registros contables son pensados en función de la aceptación o no por parte del fisco, y no bajo la perspectiva financiera.

Los negocios son finanzas y las empresas se deben manejar financieramente, entonces, ¿por qué no le damos a la contabilidad el análisis financiero que amerita? ¿Por qué hemos permitido que la información se mida única y exclusivamente para determinar si las autoridades tributarias aprueban unas cifras? ¿Por qué mucha información contable solo sirve para determinar el menor impuesto a pagar?

En algún momento de la historia, los contadores de manera inconsciente nos convertimos en “funcionarios indirectos del estado”. Muchas veces por solicitud expresa de quienes nos contratan o porque trabajar doble no es tan fácil como se pretende. Por eso, muchos profesionales del área contable han decidido ser “prácticos” y hacer una sola información que “trata” de dar solución a todos los inconvenientes. Pero infortunadamente, el resultado se aleja cada vez mas de la órbita financiera y la contabilidad se encuentra plagada de muchas “excepciones” y notas complementarias, al punto de volverla un anexo fiscal y no lo que son o deberían ser “Estados Financieros”. Su solo nombre lo dice todo, es el estado en que se encuentran las finanzas de la empresa.

¿No son más importantes los negocios que reflejar información que no es útil? En alguna ocasión manifestaba que deberíamos aplicar el precepto bíblico de “dad al César lo que es del César y a Dios lo que es de Dios” y en torno a esa idea, he querido expresar mi aporte solicitando a la tecnología que solucione este problema.

Un software contable debería contener las herramientas necesarias para poder mostrar la información no solo financiera sino también tributariamente. Y, ¿por qué los dos tipos de información? Pues simplemente por las exigencias que día a día solicitan de manera detallada las entidades de control y recaudo de impuestos del orden nacional y municipal, y sobra decir que sin el control financiero las directivas de cualquier empresa pueden tomar las decisiones equivocadas.

Los negocios son cada vez más complejos y requieren de información oportuna y útil, de cifras que puedan ayudar a los Gerentes y miembros de Juntas Directivas a tomar decisiones acertadas.

Puede sonar un tanto utópico pretender cambiar de mentalidad, pero quizá no necesitemos consejos para cambiar sino situaciones de mercado las que nos hagan concientizarnos a todos, porque el problema no es solamente de los contadores sino también de los administradores. ¿Quién peca más, el que peca por la paga o el que paga por pecar? Dejo esa reflexión dada por Sor Juana Inés de la Cruz en el siglo XVII en su obra Redondillas. Cuantos clientes afirman que la información contable “no les sirve” sabiendo que muchos de ellos motivaron a que eso ocurriera.

Los Estándares Internacionales de Información Financiera – NIIF (IFRS siglas en inglés) buscan brindar herramientas de reconocimiento y manejo financiero, dejando a un lado el criterio tributario, y ha sido la Ley 1314 de 2009, desde el ámbito legal, quien ha dejado explícito la “independencia” de la información tanto contable como fiscal.

En conclusión, la solución es conciliar la información financiera y convertirla en información tributaria, pero con la ayuda de la tecnología. De esta manera, ganamos todos, tenemos la tan anhelada información bajo delineamientos financieros y la optimización tributaria aplicando la mayor cantidad de beneficios que podamos.

Que sea la tecnología la solución al arduo trabajo que desarrolla el área contable, de tal manera que pueda atender a todos aquellos que le demandan resultados.

Edmundo Alberto Flórez Sánchez
Líder de Investigación de Estándares Internacionales
Edmundo.florez@blacolombia.com

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No cabe duda que el cambio propuesto por la Ley 1314 de 2009 y el Direccionamiento Estratégico emitido por el Consejo Técnico de Contaduría Pública, CTCP, sobre realizar una convergencia hacia Estándares Internacionales (de información financiera – NIIF, de auditoría y aseguramiento de la información – NIAS y de Reportes Electrónicos – XBRL), es el acontecimiento y reto más importante al que se han visto enfrentadas las empresas en los últimos años.

Los negocios han dejado de ser locales y se han vuelto mundiales. Así mismo, Colombia se ha proyectado como uno de los países más promisorios para la inversión en Latinoamérica no solo por su ubicación sino por la estabilidad económica y política que proporciona.

De manera progresiva los Contadores Públicos, y en especial los Revisores Fiscales y Auditores, han venido entendiendo que es el momento de retomar el liderazgo que tanto se ha reclamado y esta es la oportunidad para demostrarlo.

Muchas cosas se cruzan por la mente de un contador cuando se menciona la palabra NIIF, desde la expresión “y cada vez mas trabajo”, pasando por el hecho de liderar un grupo implementador, hasta llegar a presentar la nueva forma de expresar las cifras en los Estados Financieros.

El Contador es llamado a exponer frente a la Gerencia y Juntas Directivas la importancia del manejo de estas nuevas herramientas (NIIF) y el cambio cultural que implica hacerlo. Ya se han escuchado voces donde nuestros colegas han realizado el proceso de sensibilización frente a la Administración lo que ha motivado nuevas inquietudes y expectativas al respecto. Esto ha permitido volver a recordar y poner sobre los asuntos principales “las responsabilidades legales de la Administración sobre los Estados Financieros”.

Igualmente, los recientes pronunciamientos de la Superintendencia de Sociedades y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo han prendido las alarmas en el sector contable, y se ha generado un sinnúmero de preguntas, especialmente de saber “por donde empezamos?”.

Capacitarse en NIIF

Consideramos que el primer paso es la capacitación y por eso actualicese.com ha dispuesto totalmente gratis un arsenal de más de 300 videos gratuitos en su canal de YouTube.

Donde encuentro todo este material:

• Link de actualicese.com  http://www.youtube.com/user/actualicese/videos?query=niif
• Link de IASB el emisor de las NIIF  http://www.ifrs.org/IFRS+for+SMEs/Spanish+Modules.htm

El material de IASB contiene ejemplos y viene en español. Solamente descárgalo y empieza tu propio proceso de aprendizaje. Con los videos hemos querido darte una visión explicativa de diferentes conceptos mediante la resolución de inquietudes las cuales puedes hacer a nuestro correo preguntas@actualicese.com o directamente a nuestro líder de investigación sobre estándares internacionales edmundo.florez@blacolombia.com. Esperamos tus preguntas las cuales serán resueltas todos los viernes de 5 a 6 pm con repetición los lunes de 11 a 12 del medio día.

Apoyo de la Gerencia y Junta Directiva

Este proceso atraviesa todas las instancias de la empresa y por supuesto debe contar con el apoyo de la Administración (Gerente y Junta Directiva), donde debemos compartir y debatir importante información que hará parte de la toma de decisiones:

• Consecución de Información. Analizar la información contable, ajustarla y corregirla si hay errores o requiere de modificaciones.
• Evaluación del Impacto. Comparar la información actual y reexpresarla bajo los principios establecidos por las NIIF, en especial la NIIF 01 (Plenas) o la Sección 35 (NIIF para Pymes)
• Manejo del Cambio. Se deben ajustar los procesos de registro contable, medición inicial y posterior, y sobre todo aplicar los nuevos criterios y principios provistos por los estándares.
• Modificar Políticas Contables. Son los métodos de valoración y los criterios para su utilización seleccionados de las alternativas que proporcionan las NIIF, los cuales reflejan de manera más razonable la información financiera.
• Reuniones Participativas de las Áreas Afectadas. La información financiera no es solo responsabilidad del área de contabilidad, puesto que los hechos económicos y transacciones que realiza la empresa y demás documentos que soportan esas actuaciones, pasan por diferentes áreas y personas responsables del manejo de dicha información.

Soporte de expertos y otros profesionales

Por ser un proceso nuevo se requiere de la consulta con otros profesionales con el fin de apoyarse en:

• Evaluación y verificación de diferencias.
• Manejo de temas específicos.
• Compartir experiencias y conocimientos.
• Conformación del Comité de Auditoría.

Según el grado de complejidad de cada empresa se deberá detallar e incluir nuevos factores a tener en cuenta, pero hemos querido darte más ideas para que inicies tu proceso de implementación lo antes posible.

Autor:

Edmundo Alberto Flórez Sánchez

Líder de Investigación de Estándares Internacionales

Edmundo.florez@blacolombia.com

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Responsabilidad de los administradores frente a las NIIF

Gerentes y Junta Directiva

Como hemos mencionado el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, quien conjuntamente con el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) han elaborado un documento o cartilla que resume el proceso de convergencia hacia Estándares Internacionales, y no podía faltar el tema de los administradores. Vamos a analizar los principales aspectos de responsabilidad que les atañe:

En muchas oportunidades hemos escuchado de parte de la Gerencia y la Junta Directiva, a quien la ley denomina administradores, que la conversión a NIIF es un problema del Área de Contabilidad y Finanzas porque se considera un SIMPLE EJERCICIO DE CAMBIO CONTABLE. Por esta razón es importe recordarles a los administradores las obligaciones legales que conlleva la asignación administrativa en una empresa:

1. La ley Mercantil ha reglado la responsabilidad de los administradores en la preparación y presentación de los Estados Financieros: El Código de Comercio en su decreto reglamentario 2649/93 determina que la preparación y presentación de los Estados Financieros son responsabilidad de los administradores y el artículo 37 de la Ley 222/95 los obliga a certificar conjuntamente con el contador la verificación de las afirmaciones.

Así mismo, el Código de Comercio resalta la responsabilidad solidaria e ilimitada de los administradores por el dolo o culpa que ocasionen a la sociedad.

 

2. Está dentro de los principios de Gobierno Corporativo: Se ha dicho reiteradamente que a nivel mundial es necesario un sistema efectivo de responsabilidad de los administradores, con una adecuada definición de sus deberes. La finalidad es alinear los intereses de los administradores y del grupo de control con los intereses de los inversionistas. Por lo anterior, no cabe duda que las cifras financieras reflejan el manejo de los administradores sobre el negocio.

 

3. El nuevo entendimiento de la información financiera: Las NIIF proponen pasar de “Reglas a Principios”, que se traduce en aprender un nuevo lenguaje extensivo hacia los demás directivos de la empresa. Cada responsable de un proceso debe involucrarse en los temas de su ámbito, por ejemplo, la NIIF de Beneficios a Empleados la debe abordar Recursos Humanos, o que las políticas contables deben ser impartidas por la Junta Directiva. Este proceso supone un cambio de paradigma orientado a servir a los intereses de los inversionistas, no sólo de los actuales sino de los potenciales, acreedores, mercado de capitales. La toma de decisiones no puede ir en función del fisco. El nuevo paradigma convierte el proceso contable en una herramienta gerencial de control y revelación de los riesgos del negocio.

 

4. Es la única forma de atraer capitales eficientemente: Si uno de los objetivos de las NIIF es permitirle a las empresas incorporarse en la globalización de los mercados, es muy importante prever un sistema que garantice el cumplimiento de los deberes de los administradores para hacer atractiva la inversión extranjera, y el análisis de cifras por parte de proveedores del exterior.

En conclusión, tanto la Gerencia como las Juntas Directivas deben encabezar la capacitación e involucrarse en el proceso de implementación de las NIIF.

Es tiempo de hablar de negocios desde la óptica financiera y asumir las obligaciones tributarias como un elemento más dentro del conjunto de responsabilidades que conlleva administrar una empresa. La información financiera no puede ser tergiversada y llena de “información adicional y dispersa” que lo único que ocasiona es confusión y abre las puertas al fraude y el chantaje de quienes conocen los más íntimos secretos de una empresa.

Si una empresa manifiesta tener “varias clases de información”, quien le garantiza al lector de los Estados Financieros que se le esta diciendo la verdad si a otros se les miente?

Anterior l

Edmundo Alberto Flórez Sánchez

Líder de Investigación de Estándares Internacionales. actualícese.com

edmundo.florez@blacolombia.com

Contenido de este especial:

• Primera Parte
• Segunda Parte
• Tercera Parte
• Cuarta Parte
• Quinta Parte
• Sexta Parte
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Fuente: Espaldarazo del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo al proceso de Convergencia

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Al igual que el proceso de conversión a NIIF nos presenta Riesgos por el cambio de información y las nuevas metodologías que se proponen para la medición de los hechos económicos, también se plantean oportunidades para evaluar la forma como hacemos las cosas y como podemos mejorarlas apoyándonos en nuevas tecnologías.

C. Riesgos y Oportunidades

17. Riesgos de fraude y de errores asociados con la conversión a NIIF

El sistema de control interno es la mejor herramienta para asegurar la integridad de la información y minimizar riesgos de errores y fraudes. Por lo anterior, debe prestarse especial atención al monitoreo del control interno y realizar los ajustes que sean necesarios para su mejoramiento. Al identificarse los procesos críticos que se ven afectados por la conversión a NIIF deben asignarse responsables, documentar los cambios y ajustes a realizar e informar a la auditoría de los cambios realizados para que sean tenidos en cuenta para su posterior evaluación.

18. Identificación de otros riesgos clave asociados con la conversión a NIIF. Ocho (8) recomendaciones

Los directivos y la auditoría deberán realizar un seguimiento y administración del proyecto para mitigar riesgos de errores e incumplimientos.

• Comunicación de Impactos a Juntas Directivas, Auditoría, Inversionistas y Analistas.
• Registro y Reporte dual (NIIF y Normas Locales) durante el periodo de transición.
• Controles Internos y Proceso de Certificación – por parte de un ente diferente a la empresa
• Retención de Empleados Clave
• Sobrecostos por ineficiencia en la planeación y administración del proyecto
• Niveles de Trabajo Excesivo por errores en la planeación y expectativas no razonables
• Uniformidad en la aplicación de las NIIF entre la empresa y sus subsidiarias
• Incumplimiento del Cronograma

Para simplificar el proceso de administración de riesgo, se propone estas tres (3) preguntas:

• ¿Es familiar el tratamiento contable que estoy realizando?
• ¿Los sistemas actuales y los procesos necesitan cambiarse?
• ¿Hay recursos adecuados para realizar los cambios y asumir los riesgos asociados?

El monitoreo permanente permitirá reaccionar a cualquier situación incluyendo el hecho de asumir ciertos riesgos de manera consciente.

19. Aprovechamiento de oportunidades que presenta la conversión a NIIF

Las NIIF proveen múltiples alternativas que le permitirán a la Administración seleccionar cuales son las mas apropiadas para reflejar sus resultados y situación financiera. De igual manera, la revisión de procesos puede permitir encontrar adicionalmente nuevas alternativas para mejorarlos, modernizarlos y agilizarlos y en forma simultanea los controles internos.

20. Como puede afectar a los interesados en el negocio la conversión a NIIF, y que se debe hacer para manejar las expectativas de los mercados de capitales

La experiencia de Europa y Australia muestra que no hubo impacto en las calificaciones del mercado de capitales. Lo que si queda claro es que se necesitó de explicaciones complementarias sobre los cambios acaecidos y se requirió de capacitación en NIIF para el entendimiento de impactos y diferencias presentadas en los Estados Financieros.

Se requiere de una mentalidad proactiva y no reactiva para asumir los cambios que se avecinan. De ahí la recomendación de realizar comunicaciones a los interesados para reducir el riesgo de malentendidos y realizar una transición sin traumatismos.

21. La función del auditor en el proceso de conversión y la necesidad de utilizar un tercero como asesor

No se trata de delegar responsabilidades sino de buscar un apoyo tanto en un tercero como en el área de auditoría. La independencia y experiencia del tercero juegan un papel fundamental en las necesidades y requerimientos de la Administración.

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Edmundo Alberto Flórez Sánchez
Líder de Investigación de Estándares Internacionales. actualícese.com
edmundo.florez@blacolombia.com

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Así como es claro que la información financiera deberá tener ajustes, de igual forma se nos avecina el reto de manejar SIMULTANEAMENTE la información tributaria. Posiblemente nos hemos acostumbrado a que la información contable es la misma información fiscaly habitualmente los reportes tributarios se obtienen de los libros contables. Las NIIF nos plantean el reto de suministrar ambos tipos de información y por eso en nuestra quinta entrega analizamos el impacto en el software.

Veamos entonces que otros aspectos debemos analizar:

 B. Consideraciones respecto de Reportes Financieros

11. Impacto de la conversión a las NIIF sobre el reporte financiero externo. Seis (6) puntos claves

1. Efecto Transicional en el resultado final. Cambios en utilidades y situación financiera. Las Políticas contables seleccionadas por la administración previo análisis de sensibilidad.
2. Mayo volatilidad en el reporte de los resultados financieros. Las diferentes formas de medición pueden hacer cambiar la información financiera.
3. Mayor volumen y complejidad de las revelaciones financieras. Impactos en otros países manifiestan un aumento superior al 30% en nueva información.
4. Cambios en las necesidades de datos. Crear información que no había sido revelada antes. Por ello el almacenamiento de esta información será fundamental en la preparación de futuros informes
5. Cambio en la base contable. Debe garantizarse la aplicación coherente de los nuevos principios propuestos por las NIIF
6. Incremento en la transparencia y en la comparabilidad. El principal propósito es que los usuarios cuenten con información clara, fácil de entender y útil.

12. Manejo de la necesidad de información financiera preparada tanto bajo las normas contables locales como bajo las NIIF durante el periodo de transición.

¿Sabes como manejar el año de transición y la duplicidad de esfuerzo que implica?

Durante todo el año de transición se deberá preparar información tanto en NIIF como en las normas locales. Este doble esfuerzo debe ser tenido en cuenta por la Gerencia y la Junta Directiva. Adicionalmente se recomienda tomar medidas:

1. Contra riesgos por posibles errores en la re-expresión de la información.
2. Sobre la capacidad del software de contabilidad para el manejo dual de información o presupuestar el cambio a un sistema que si lo haga
3. Mantener regulado el control interno y no se vea afectado por la transición
4. Lograr que el proyecto se lleve a cabo en el tiempo indicado y el control de su costo

13. Impacto de la conversión a NIIF sobre los reportes gerenciales.

Los cambios en políticas contables y las nuevas formas sobre el manejo de la información afectan los reportes financieros, el análisis de los mismos, la preparación de los presupuestos y las razones financieras.

Posiblemente la administración considere realizar cambios en los planes estratégicos a mediano y largo plazo. Se recomienda que durante los primeros años se mantenga un seguimiento de tales planes para realizar los ajustes que se consideren necesarios.

14. Impacto de las NIIF sobre el reporte impositivo y sobre las declaraciones de impuestos.

¿Tienes claro que las NIIF manejan una información diferente a la solicitada por la DIAN? ¿Sabes como afrontar este gran reto?

Es claro que las NIIF se alejan notablemente de las reglas impositivas determinadas por los entes fiscales. Por ello, debe tenerse en cuenta el impacto tanto en el impuesto diferido como en la determinación de las diferencias temporarias y permanentes las cuales pueden impactar significativamente la tasa efectiva de tributación y por consiguiente las utilidades disponibles a los socios incluyendo la determinación de la parte gravable y no gravable de la misma.

Sea también la oportunidad de este proceso para revisar y mejorar el manejo tributario, para lo cual se recomienda verificar los controles fiscales que permiten garantizar la aplicación de las obligaciones tributarias existentes.

Así mismo, se recomienda revisar tanto la planeación tributaria como los procedimientos para la determinación de la utilidad fiscal.

15. Consideraciones no financieras de reporte. Cinco (5) Indicadores básicos.

Puede ser que la conversión a NIIF tenga implicaciones más allá de lo financiero:

1. Reporte de Desempeño. El cambio de cifras implica determinar y acondicionar indicadores de desempeño de la gerencia.
2. Convenios Financieros. Estos cambios pueden implicar efectos ante los bancos por la modificación de las razones financieras y obligar a renegociar tasas y otros acuerdos.
3. Medición del desempeño de los ejecutivos y empleados. Las utilidades pueden cambiar y algunos empleados que ven fijadas su remuneración bajo estos parámetros se puede ver alternada, implicando renegociar compensaciones.
4. Relaciones con los Inversionistas. Se debe evitar malos entendidos con los inversionistas, lo cual implica mejorar la comunicación mediante la explicación de impactos.
5. Políticas de Distribución de Dividendos. Las nuevas formas de medición pueden impactar las utilidades y por ende aumentar o disminuir las utilidades distribuibles.

16. Comparación con competidores.

En la medida que la publicidad de la información financiera y sus revelaciones sea de fácil acceso, permitirá que la empresa logre compararse con entidades que desarrollen actividades similares. Así mismo, la administración y los analistas externos podrán comparar la adopción de políticas contables y compararán unas empresas con otras.

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Edmundo Alberto Flórez Sánchez
Líder de Investigación de Estándares Internacionales. actualícese.com
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No cabe duda que las NIIF generan un impacto sobre la tecnología y los procesos que estamos acostumbrados a manejar. Esto nos obliga a detenernos en un análisis mas profundo de las repercusiones de la conversión y las soluciones que debemos darle conjuntamente con el personal que realizará la labor, los posibles requerimientos de consolidación (según la complejidad del negocio) y las implicaciones a las Juntas Directivas.

7. Análisis de la habilidad de los Sistemas Actuales de Tecnología de la Información (TI) para el manejo de los requerimientos para la obtención de información bajo NIIF

¿Está preparado el software operativo y el área de tecnología para este gran cambio?

Se puede requerir modificar los sistemas de tecnología (software) por el incremento en la cantidad de información, el nivel de revelaciones en Estados Financieros, y la manera en que la información financiera es reportada (XBRL)

Identificar los impactos específicos incluyendo los procesos del negocio para evitar labores manuales o con hojas electrónicas. Esto puede requerir planear la selección y cambio hacia nuevos sistemas, lo cual implica asignación de nuevos recursos.

La auditoría evaluará y se pronunciará sobre el riesgo de no realizar cambios a tiempo

8. Entrenamiento en NIIF al personal de finanzas

El proceso de convergencia implica cambios y el entrenamiento del personal es importante. Esta situación obliga a revisar el sistema de remuneración del personal clave y la estrategia para remplazar dichos empleados cuando esto ocurra.

9. Aplicación de las NIIF dentro de las estructura de un grupo. ¿Necesitas consolidar información?

Existen cambios en los reportes de información consolidada lo que implica que cada empresa del grupo registre su información bajo NIIF para los propósitos de consolidación.

Se debe pensar en minizar costos de implementación dependiendo de la estructura del grupo, el número de empresas que lo conformen y la necesidad de aplicar políticas uniformes.

Al mismo tiempo, se podría unificar el grupo optimando el proceso de capacitación, unificación  del software a utilizar, metodología para el manejo de revelaciones, estructuración conjunta de una planeación fiscal y establecer un solo proceso de auditoría.

10. Otras implicaciones para las juntas directivas. Tres (3) puntos importantes a tener en cuenta

Las NIIF proponen un reto a las Juntas Directivas y sus comités. Consideraciones:

1) Requerimientos de educación para las Juntas Directivas y sus comités

Para poder dirigir hay que prepararse. Esto les permitiría hacer juicios sobre alternativas de medición y selección de políticas contables. Como mínimo la habilidad de leer y entender el conjunto de Estados Financieros.

2) Responsabilidad de los directores y funcionarios

Por ser administradores, son responsables del riesgo financiero de manejar una empresa. Esto implica tomar las medidas necesarias para mitigar tales riesgos, para lo cual necesitan saber leer e interpretar la información basada en NIIF

3) Riesgo de reputación

El no estar preparado podría convertirse en una inhabilidad para el ejercicio del cargo. Esta situación es extensiva al área de auditoría.

En nuestra próxima entrega (sexta) abordaremos lo concerniente a los Reportes o emisión de Estados Financieros, Informes internos y por supuesto las declaraciones y demás información tributaria que por el hecho de implementar NIIF no se va a eliminar, por el contrario, ahora hay que pensar dual, es decir, FINANCIERAMENTE Y TRIBUTARIAMENTE, para que cada uno obtenga la información que solicita.

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Luego de tener claro lo que implica la convergencia en áreas tan importantes como la tecnología, los recursos humanos, tesorería, finanzas y auditoría, hemos visto la responsabilidad de administrar un proyecto de conversión a NIIF, con sus fases y enfoque de áreas de trabajo, para finalizar en el detalle de las diferentes áreas clave que se deben abordar durante la conversión.

Todo el análisis realizado en nuestra tercera entrega, nos permite prepararnos para abordar temas tan importantes como el costo del proyecto y sus requerimientos, no descuidar la empresa con su día a día y labores cotidianas,  para pasar por las lecciones que nos han dejado otros países en la implementación de NIIF.  Entendamos cada uno de ellos:

 4. Oportunidad, Requerimientos y Costo del proyecto de versión a NIIF.

La principal pregunta que debe plantearse es: ¿Estará la empresa lista a tiempo?. Por eso el inicio de la conversión debe darse tan pronto como sea posible.

Se deben construir estimaciones razonables de los recursos requeridos, el tiempo para ejecutar el proceso y llevarlo a cabo y todos los costos que esto pueda implicar.

No existen puntos de referencia puesto que cada empresa requiere de procesos propios y áreas funcionales que los ejecuten. Esto se traduce en una oportunidad de replantear y considerar nuevas alternativas, lo cual requiere de un adecuado diagnóstico y un plan de proyecto. Por lo tanto, no se puede pasar por alto o ignorarse situaciones pues puede acarrear costos adicionales por no resolverse en la marcha.

5. Manejo de la Conversión mientras Opera el Negocio.

El proyecto puede demandar mayor tiempo de la Gerencia, por eso se recomienda de un equipo implementador con el fin de no perder el foco del negocio y otros proyectos. El resultado debe apuntar a la mejora de procesos con el apoyo de nuevas tecnologías, con el fin de reducir duplicidades y optimizar los recursos. Esto implica:

• Estimar recursos requeridos para la conversión
• Diferenciar entre Recursos Internos y Externos
• Identificar oportunidades para integrar y optimizar recursos

6. Experiencia de la conversión a NIIF en Europa. Lecciones aprendidas

Colombia se ve beneficiada de la experiencia ocurrida en otros países. Algunas de ellas son:

Creemos que Colombia debe aprender de los errores cometidos por otras empresas, donde el factor determinante lo da SUBESTIMAR las implicaciones de la conversión a NIIF.

Posiblemente el trabajo que desarrollamos nos absorbe tanto que no hemos considerado todos los aspectos a tener en cuenta y en especial el área tecnológica que abarca tanto los aplicativos propios del negocio como el programa para manejar y administrar la información contable, que en muchos casos y para muchas empresas es el mismo.

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