[Especial] Planilla Integrada de Liquidación de Aportes

¿Cómo verificar el recibo de los dineros?

A partir de junio de 2006, las entidades de la seguridad social que reciban aportes por planilla integrada deberán certificar al aportante (empresario), en 48 horas, que recibieron los recursos y que los conciliaron con la información contenida en la planilla. Dicha certificación deberá ser firmada digitalmente.

Fechas de ingreso obligatorio para el pago a través de la planilla integrada de aportes a la seguridad social

El Decreto 1931 del 12 de junio de 2006 indica que a partir del primero de agosto de este año, las empresas que tengan 1.500 o más cotizantes deberán, en forma obligatoria pagar los aportes salud, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación, SENA e ICBF, mediante la Planilla Integrada de Aportes. Para las empresas con 500 o más cotizantes, el decreto establece su ingreso el primero de octubre de este año, para las empresas con 100 o más cotizantes la fecha es el primero de diciembre del presente año y para las que tengan 30 o más cotizantes, la Planilla tiene que empezar a ser utilizada obligatoriamente desde el primero de febrero del próximo año. Por su parte, las empresas que cuenten con menos de 30 cotizantes, así como los trabajadores independientes, deberán autoliquidar sus aportes directamente en la Planilla y pagar vía Internet, a partir del primero de abril del 2007.

Asimismo, el decreto establece que el número de cotizantes se determinará teniendo en cuenta la sumatoria de todos los que están vinculados a una misma persona natural o jurídica, incluyendo los vinculados a sus sucursales y agencias. El aportante o trabajador independiente podrá autoliquidar y pagar vía Internet mediante la Planilla Integrada antes de la fecha en que le sea obligatorio. Los aportantes pequeños, de menos de 30 cotizantes, y los trabajadores independientes podrán liquidar y pagar por Internet, y también tendrán la opción de liquidación y pago asistido por vía telefónica, una vez éste se encuentre disponible. 

* Los aportantes que tengan más de 30 cotizantes o empleados deberán liquidar y pagar por Internet. Los de menos de 30 tendrán la opción de la liquidación y pago asistido.

Importante :
Para que pueda realizar su pago dentro de las fechas establecidas le recomendamos que realice con tiempo las correspondientes pruebas de liquidación de aportes en la planilla integrada de pagos a la Seguridad Social y parafiscales. En el proceso de pruebas usted podrá generar la autoliquidación electrónica a través de la página WEB de su operador de información o banco, ya sea digitando los datos ó subiendo la información a través del archivo plano. Lo anterior, dado que pueden requerirse ajustes en su archivo de nómina para que la liquidación de los aportes corresponda con los cálculos del sistema de la planilla integrada de liquidación de aportes.

A.B.C del sistema integrado de pagos de aportes a la seguridad social

Este nuevo sistema tiene por objetivo permitir que los aportantes, es decir, los empresarios realicen el pago integrado de los aportes a la Seguridad Social y demás parafiscales, a través de transferencias electrónicas de fondos, empleando para ello la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social, en formato electrónico.

¿Dónde debo acudir para pagar por medio electrónico?

Según la normatividad expedida las entidades que pueden prestar el servicio de operación del sistema de pago de aportes a la Seguridad Social y parafiscales mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, por medio electrónico son:

• Las instituciones financieras.
• Las entidades administradoras en forma conjunta.

¿Puedo utilizar cualquiera de esas entidades, para realizar el pago?

Los aportantes deberán decidir a través de cuál de esas entidades harán sus pagos electrónicos para lo que deberán ponerse en contacto con ellas y realizar el respectivo proceso de registro inicial. La información sobre entidades que prestarán el servicio será publicada oportunamente en la página WEB del Ministerio de la Protección Social.

¿Es obligatorio el uso de la Planilla?

En esta primera etapa es un sistema voluntario para los aportantes y complementario a los existentes en la actualidad. Sin embargo, el aportante que quiera hacer los pagos por medio electrónico debe hacer uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

¿Puedo pagar por partes las obligaciones a salud con el nuevo sistema?

No se admiten pagos parciales, es decir, el pago debe cubrir la totalidad de los aportes a la seguridad social integral y parafiscales, a los que esté obligado cada aportante.

¿Cómo se realizará el pago mensual por medio electrónico de aportes a la seguridad social y parafiscales?

Para realizar el primer pago mensual el aportante deberá realizar los siguientes pasos:

a. Registro inicial del aportante

Se requiere que el aportante se registre previamente ante la entidad que le prestará el servicio, que de acuerdo con la normatividad expedida para el efecto, podrá ser una entidad bancaria o una conformada por los administradores del Sistema. Este procedimiento tiene por objetivo permitir el registro de la información básica del aportante, la asignación de las claves, niveles de acceso, autorizaciones y la habilitación para que le sean debitados los recursos de los aportes.Este proceso podrá ser definido de acuerdo con los requerimientos de cada entidad que suministre el servicio, pero en general considera los siguientes pasos:El aportante suministra por una sola vez, información básica. En caso de ser un cliente o usuario de la entidad, esta información podrá ser obtenida desde los sistemas actuales. Estos datos son:

• Nombre o razón social del aportante
• Tipo de documento del aportante
• Número de Identificación del aportante
• Dígito de Verificación
• Nombre de la Sucursal
• Código de la sucursal
• Clase de aportante
• Publica, (2) privada (3) Mixta
• Tipo persona: (N) Natural; Jurídica (J)
• Forma de presentación: "U" (Único), "C" (Consolidado); "S" (Sucursal)
• Dirección Correspondencia
• Código ciudad o municipio

• Preguntas frecuentes sobre el PILA

  Código departamento

• Código DANE de la Actividad económica
• Teléfono
• Fax
• Dirección de correo electrónico (E-mail)
• Número de Identificación del Representante Legal
• Dígito de Verificación Representante legal
• Tipo Identificación Representante Legal
• Primer apellido del Representante Legal
• Segundo apellido del Representante Legal
• Primer nombre del Representante Legal
• Segundo nombre del Representante Legal
• Fecha inicio concordato, reestructuración, liquidación o cese de actividades.
• Tipo de acción: 1 concordato 2 reestructuración; 3 liquidación; 4 Cese de actividades.
• Fecha en que terminó actividades comerciales.

¿Para utilizar el sistema existirán claves de acceso?

Como parte del registro inicial, el aportante tendrá una clave de acceso así como los demás elementos de seguridad que las partes consideren conveniente utilizar con el fin de minimizar los riesgos de fraude o usos indebidos del sistema. Una vez se haya realizado el registro del empleador o aportante, el sistema le facilitará la opción de liquidación de aportes en la planilla integrada de liquidación de aportes por vía electrónica.

¿Después de ingresar los datos iniciales cómo ingreso la información de la nómina?

Luego del registro inicial, para realizar la captura, liquidación de la planilla y pago de los aportes, se seguirán los siguientes pasos :

Identificación: En este primer paso, el aportante se identifica ante el sistema de información de acuerdo con las especificaciones dadas en el Proceso de Registro Inicial. El aportante podrá actualizar cuando lo estime, la información básica suministrada en su registro Inicial, para lo cual el sistema desarrollará las funciones de software necesarias.Entrada de datos de la planilla integrada al sistema de información: El aportante podrá registrar la información detallada de los empleados en el sistema a través de varias alternativas entre otras:

1. Por captura directa de los datos en la WEB del banco o administradora. Por descarga de archivos planos.
2. Por actualización de la Planilla Integrada del periodo anterior reportada al sistema, en caso de existir un pago anterior.

¿Si ingresé mal un dato cómo puedo corregirlo?

El sistema de información verificará las validaciones y comprobará que los archivos planos que van a ser cargados en el sistema sean los señalados. Como producto de la verificación el sistema generará un reporte de las inconsistencias encontradas. En caso de encontrar inconsistencias, el aportante corregirá los archivos planos y los podrá volver a cargar en el sistema. Una vez el sistema no encuentre inconsistencias subirá los archivos al sistema y generará la planilla de autoliquidación con sus correspondientes totales.

¿El sistema me dará el valor total a pagar, así como los intereses de mora si es el caso?

Sí, el sistema de información hará el cálculo de los totales de acuerdo con las especificaciones de cada integrante de la seguridad social integral. En cuanto a los intereses de mora, el sistema de información los liquida de manera automática al momento de efectuar el pago, si hubiere lugar a ello. Es importante aclarar que la mora se calcula para el período a pagar únicamente.

¿Como aportante podré revisar el valor a pagar?

Claro, luego de calculado el valor total a pagar, este valor le será mostrado al aportante quien debe confirmar si hará su respectivo pago. Una vez el aportante confirma el pago, el sistema de información a través de los servicios electrónicos, interactúa con las instituciones financieras para acreditar los pagos.Esta opción es responsabilidad de la entidad prestadora del servicio, se hará el pago siguiendo todas las reglas de seguridad del sistema financiero, tal como opera hoy para el pago de otros servicios. Una vez realizado el pago, los bancos deben enviar la confirmación de las transacciones financieras a la entidad que presta los servicios del sistema, quien a su vez, deberá informar a los aportantes y a las administradoras de aportes sobre el detalle de la transacción.

¿Luego de realizar el pago qué pasa?

Una vez confirmado el pago, el sistema de información generará los archivos de salida y distribuirá la información en formato electrónico, a los diferentes actores, de la siguiente forma:

• La Planilla totalmente diligenciada, al aportante
• La información de los Aportes para cada Administradora, incluidas las AFP, EPS, ARP, CCF, SENA, ICBF, ESAP y Ministerio de Educación Nacional, según las especificaciones de los archivos de salida de este sistema.
• La información con los pagos será enviada a cada una de las administradoras con el detalle de crédito respectivo proveniente de la institución financiera que presta el servicio.
• La información de los datos básicos de los aportantes para cada administradora
• Las Planillas pagadas serán reportadas periódicamente al Ministerio de la Protección Social.

¿Cuáles son los beneficios de este nuevo sistema?

Este sistema se pone en marcha con el objetivo de facilitar el trámite mensual de los aportantes, ya que evitará el diligenciamiento de un formulario para cada administradora y un proceso de pago individual, para reemplazarlos por el diligenciamiento de una planilla electrónica que le permite el pago integrado. Se permiten de esta forma importantes ahorros para los aportantes representados en el tiempo de los mensajeros encargados de recoger los formularios en cada administradora y de pagar en los bancos, el tiempo de los auxiliares de nómina que diligencian actualmente los formularios de pago y los trámites y costos de los procesos de tesorería y contabilidad para la liquidación y registro de cada uno de los distintos aportes: salud, pensiones, Sena, etc.