Duplicado de Acciones: si es por hurto se necesita denuncio, si es por pérdida no

Veremos un tema que hace referencia al duplicado de acciones que debe emitir las empresas, debido a que se ha generado un poco de confusión a raíz de la expedición del Decreto Legislativo 19 de 2012, conocido popularmente como la Ley Antitrámites, el cual suprime la necesidad de tener que presentar denuncio penal por perdida de documentos, por lo cual se ha generado confusiones respecto a la solicitud de duplicado para una acción, emitido por una empresa.

Resolveremos este tema bajo las dos siguientes premisas: cuando la pérdida del documento, del título accionario, es por hurto o robo se necesita denuncio penal, mientras que si es por pérdida no se necesita denuncio.
Analicemos las normas que soportan lo siguiente.

A manera muy general, recordemos el Artículo 399 del Código de Comercio, que hace relación a la expedición de títulos: A todo suscriptor de acciones (a todo, ósea se está refiriendo a todo el que figure como accionista) deberá expedírsele por la sociedad el título (o la acción), o los títulos que justifiquen su calidad como accionista.

Esto no tiene discusión, a todo accionista se le tiene que entregar la respectiva acción o acciones que representen su calidad como propietario también de dicha sociedad mercantil.

La emisión de títulos o esos títulos iniciales pueden ser definitivos o provisionales de acuerdo a el pago de las acciones suscritas que haya hecho el accionista, es decir, si yo suscribo un paquete de acciones y no he pagado la totalidad, la sociedad me puede expedir títulos provisionales, pero me tiene que expedir algo, ese algo es una acción, simplemente que es una acción provisional, pero siempre, así yo no haya pagado la totalidad de acciones suscritas me tiene que dar un título, simplemente que éste será un título provisional, ¿dónde lo dice?:

Artículo 399 del Código de Comercio, se expedirán los títulos o certificados de las acciones suscritas en el acto constitutivo o en el momento en que las suscriba, con el carácter de provisionales o definitivos, según el caso. Tal como lo expliqué, en el momento en que pague la totalidad de acciones, ya me van a cambiar ese título provisional y me darán un título definitivo, pero siempre tendré una acción que debe emitir la sociedad mercantil.

¿Qué pasa cuando hay pérdida por hurto o simplemente porque se extravía el documento?
El Artículo 402 del Código de Comercio da la respuesta a ello y divide la situación en tres situaciones distintas: hurto o robo, pérdida y deterioro.
Situaciones en las cuales debemos solicitar un duplicado de nuestra acción o titulo accionario, repito las tres situaciones son: el hurto o el robo, la pérdida o el deterioro, son tres cosas distintas y tienen tres procedimientos distintos, según el Artículo 402 del Código de Comercio.

• Expedición de duplicados de títulos (la primera situación), en los casos de hurto o robo de un título nominativo, la sociedad lo sustituirá entregándole un duplicado al propietario que aparezca inscrito en el registro de acciones (el que aparezca inscrito en el libro de accionistas), comprobando el hecho ante los administradores y en todo caso presentando la copia autenticada del denuncio penal correspondiente.

Observe la primera situación, cuando hablamos de pérdida del documento accionario por hurto o robo, en ese caso la norma establece que debemos presentarle al administrador o al representante legal de la sociedad copia del denunció penal de la pérdida de dicho documento y la respectiva solicitud, eso es todo, con eso el administrador o representante legal que es la persona que maneja el libro de accionistas, en dicho libro hará la respectiva nota, “cancelando la acción número XXX”, porque cada acción tiene un número y emitiendo una nueva acción.

Se podría simplemente (lo más recomendable es no repetir número de acciones) hacer la anotación donde se cancela la acción número 00020 y se da una nueva acción con un nuevo número, simplemente que va a contener los mismos datos: quien es el accionista, cuántas acciones representa, cuál es su valor nominativo, etc., ya con eso hay el duplicado del título.

• La segunda situación, por perdida, el primero era por hurto, ósea que la norma está diciendo que se tiene que presentar copia auténtica del denuncio penal ante las autoridades correspondientes, la fiscalía, sin embargo hay comisarías, hay estaciones de policía que tienen funciones de comisaría y ante ellos se puede interponer también los denuncios por perdida de documentos, las inspecciones de policía más exactamente. En el segundo caso, la pérdida, dice la norma: Cuando el accionista solicite duplicado por pedida del título, dará la garantía que le exija la junta directiva.

Observe que por perdida no hablamos de denunció penal, simplemente de la solicitud ante la sociedad y la norma dice dará la garantía que exija la junta directiva.

En la práctica las juntas directivas no exigen ningún tipo de garantía, además sería una sobrecarga innecesaria para el accionista. Es suficiente con que el accionista con su documento original se presente ante el representante legal y haga por escrito la solicitud, eso es todo, para que el representante legal, al igual que en el trámite anterior, haga la anotación en el libro de accionistas manifestando que mediante un documento presentado personalmente o firmado ante notario, el señor Pepito Pérez propietario de la acción número tal, manifestó que se le perdió, por consiguiente yo como representante legal cancelo la acción numero tal y emito una nueva acción número XY (una nueva acción obviamente tiene un nuevo número), que contiene la misma información: el nombre del accionista, el número de acciones que contiene, su valor nominativo, y se expide el nuevo documento, el nuevo papel, así de sencillo, ósea que no se necesita denunció penal cuando es por perdida.

• Y la tercera situación, cuando solicitamos duplicado por deterioro, también el Artículo 402 lo establece: En caso de deterioro, la expedición del duplicado requerirá la entrega por parte del accionista del título original para que la sociedad lo anule y así se expide uno nuevo.

De manera que existen tres procedimientos:

• Cuando es por hurto o robo, debemos presentar a la sociedad la copia auténtica del denuncio penal.
• Cuando es por perdida, simplemente se hace la manifestación, la solicitud a la sociedad directamente y si la junta directiva exige algún tipo de garantía, se constituye, pero generalmente no es necesario o en la práctica no se ve.
• Y la tercera situación cuando es por deterioro, caso en el cual debemos entregar esa acción que está rota, deteriorada, manchada, mojada, rayada, etc., junto con una solicitud por escrito obviamente y la sociedad hace lo mismo, la anotación en el libro de accionistas anulando la que está mala, la destruye y emite una nueva.

Para finalizar, la Ley Antitrámites, Decreto 19 de 2012, NO aplica en estos asuntos. ¿Por qué algunos se han confundido? Debido a que esta nueva Ley Antitrámites suprime la exigencia de denunció penal por pérdida de documentos ante “autoridades administrativas”.

Muchos por error han creído que cómo se suprime la presentación del denuncio penal para que le entreguen el duplicado a un documento, asumen que eso también aplica en las sociedades comerciales para la expedición de duplicados de acciones o títulos accionarios y NO.

El Decreto legislativo aquí NO aplica, sigue vigente el Artículo 402 del Código de Comercio como acabo explicar, el Artículo 30 de la Ley Antitrámites o Decreto legislativo 19 de 2012 dice claramente: Denuncia por Pérdida de Documentos, ninguna “autoridad administrativa”, y las sociedades mercantiles “NO son autoridades administrativas”, por eso no aplica para ellas.

En este caso repito, la Ley Antitrámites NO aplica para las sociedades mercantiles en el tema de la expedición de duplicados de acciones, aplica el Artículo 402 del Código de Comercio tal como aparece en su lectura y tal como lo acabamos de analizar, además lo acaba de ratificar la Superintendencia de Sociedades en días pasados mediante el concepto 220-053569 del 3 de julio de 2012.