Si ya no se exige imprimir libros oficiales, ¿pasaría lo mismo con notas y comprobantes de diario?

Si ya no se exige imprimir los libros oficiales, por lo que dijo el Decreto Antitrámites 019 de enero de 2012, ¿Pasaría lo mismo con notas de contabilidad y comprobantes de diario?, que esos son otros documentos de la contabilidad que muchas veces uno se da cuenta que están allí en el sistema pero no los imprimen. Vamos a mirar que es lo que sucedería con estos otros documentos.

Comentemos lo siguiente:  los artículos 173 a 175 del Decreto Ley Antitrámites 019 modificaron estos los artículos, del Código de Comercio 28, 56 y 57 para indicar que los comerciantes tienen dos formas de llevar sus libros oficiales de contabilidad,  los cambios que se hacen al Código de Comercio es para regular lo relacionado con libros de contabilidad, no con los soportes de la contabilidad.

Y ojo aquí con un dato importante: los libros incluyen hasta los auxiliares. Cuando se hable de libros de contabilidad se entiende que están involucrados los auxiliares por lo que dice el artículo 49 del Código de Comercio, entonces usted lee en el Código de Comercio y se entiende que libros de contabilidad involucran hasta los libros auxiliares.

Entonces cuáles son esas dos maneras:

En papel, caso en el cual no se requerirían registrar en Cámaras de Comercio, pues dichas Cámaras solo van a seguir registrando los libros de actas y de registro de socios y accionistas, pero allí incluso hay un problema, porque el artículo 57 del Código de Comercio sigue diciendo, que: “en los libros queda prohibido arrancar hojas”, entonces eso solamente tiene lógica si el libro está registrado, entonces los que si van a seguir llevando sus libros en papel porque no los quieren llevar en forma electrónica pues las interpretaciones que están dando es que no hay que llevarlos a las Cámaras de Comercio y las Cámaras no los están recibiendo. Pero cuidado, ¿Cómo vamos a cumplir la parte donde dice que queda prohibido arrancar hojas?, entonces el que las lleva en papel ¿ahí si va a poder seguir arrancado hojas? No, solo con el registro que le ponen a cada hoja es que uno se podría dar cuenta que arrancaron hojas, entonces ahí está todavía abierto el debate sobre si quienes van a llevar los libros en papel los tienen que registrar o no. Pero entonces ahí está abierto el debate, por ahora las Cámaras no quieren recibir eso, se va a necesitar todavía más reglamentación.

Y la opción b, es si los van a llevar en medio electrónicos , y ya para eso la Supersociedades expidió esta Circular Externa 220-00001 de marzo 6 de 2012, donde dijo que el que los va a llevar en forma electrónica, que no se tiene que poner a esperar en estos momentos una reglamentación del Gobierno, pero eso es debatible , porque hasta la factura electrónica la tuvo que reglamentar el Gobierno para garantizar la inalterabilidad, lo mismo se puede esperar que el Gobierno haga sobre la manera de llevar libros electrónicos de contabilidad. Es que el contador y el representante legal van a firmar estados financieros respaldados por unos libros, que si están llevados de formas electrónicas tienen que ser inalterables, que nadie los altere. Por ahora la Supersociedades dijo: No, que cada gerente se encargue de verificar que el sistema de ellos es inalterable después de que se emiten los libros oficiales, hasta allí. Pero en nuestro criterio si se necesita que el Gobierno reglamente esto más, igual como lo hizo con la factura electrónica.

Entonces qué pasa, en consecuencia, si el comerciante decide llevar sus libros oficiales en forma electrónica. Eso no implicaría que también pueda dejar de imprimir ciertos soportes que son generados automáticamente por los software de contabilidad, me estoy refiriendo en estos casos a las Notas de Contabilidad o los Comprobantes de Diario, esos son documentos que se generan automáticamente con los sistemas en muchos casos. Pues porque estos artículos 123 y 124 del 2649 de 1993 exigen que  todo soporte de la contabilidad se imprima para poder colocar los nombres de quienes lo autorizaron.

Este es el Código de Comercio el artículo 49, que les decía que los libros de comercio involucran hasta los libros auxiliares, el Decreto 2649 en la parte de los soportes que dice: “Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados”, aquí la palabra es clave, autorizados, por quienes intervengan en ellos.

Entonces si uno dejase de imprimir notas de contabilidad donde hacen ajustes de millones de pesos y no las imprime, sino coges el nombre de quien autorizo eso, pues entonces el documento está en el aire, se podrían hacer muchos fraudes en una contabilidad, la auditoría interna si debe exigir que eso este impreso y se le vean los nombres de quien firmo, de quien autorizo y quien contabilizo eso.

Y luego pues el comprobante de contabilidad es el que alimenta el libro diario, el comprobante de diario es el que alimenta el libro diario y el libro diario alimenta el libro mayor, pues el artículo 124 que sigue habla de tener también debidamente ordenados, impresos, ordenados esos comprobantes de diario. Los comprobantes de diario les quedan por detrás todos estos soportes. Entonces uno está acostumbrado que si son soportes comprobantes de egreso si los imprime, si son soportes facturas de venta si los imprime, pero con las notas de contabilidad a veces hay como mucha pereza de imprimirlos y lo correcto es que siempre se impriman y se le coloquen las firmas de quienes autorizaron lo que está involucrado en un registro en una nota de contabilidad.

Entonces esa era la intención de esta conferencia gratuita, destacar que esos documentos así los este también generando el software de contabilidad, para eso si hay la instrucción vigente de que se sigan imprimiendo y sobre todo pues por los controles internos de que se vea quien los autorizo.

Muchas gracias entonces por su atención.