[Excel] Modelo para el cálculo de la provisión mensual de prestaciones sociales y aportes parafiscales

  • Publicado: 04/24/2007
  • Última Actualización: 08/30/2011
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Se suministra un modelo de la forma en que se podría elaborar el anexo de la nota contable en la cual se provisionan mensualmente los pasivos por prestaciones sociales y aportes parafiscales originados en los pagos laborales

Según lo disponen las normas del decreto 2649 de 1993 (en especial las contenidas en los art.48, 52, 76 y 123), los entes económicos obligados a llevar contabilidad y que incurran en gastos por pagos laborales, deberán efectuar mensualmente la respectiva provisión para reconocer los pasivos que en materia de de pagos a la seguiridad social, pagos parafiscales y prestaciones sociales y que se originan sobre los mencionados pagos laborales-

Cuando el ente económico cuenta con un software de Contabilidad que incluya un modulo para administrar su “nómina”, en tal caso dicho modulo se encargaría de calcular automáticamente esos pasivos por las provisiones antes mencionadas y elaboraría la respectiva nota de contabilidad, con sus respectivos anexos, y hasta los respectivos registros contables dentro del modulo de “contabilidad general”

Pero si el software contable que utiliza un ente económico no cuenta con dicho módulo de “nómina”, entonces el contador o el auxiliar contable tendrían que hacer manualmente (al menos con una hoja de excell) los respectivos anexos a la nota contable en los cuales se visualicen los cálculos que sirvieron de base para provisionar los pasivos antes aludidos .

Por tal motivo, en la presente herramienta se suministra un modelo para elaborar, usando el excel, el anexo de la nota contable en la cual se contabilizan las provisiones por los pasivos antes aludidos

Recuerdese que sea que se utilice un modulo de “nomina”, o que el calculo se deba hacer manualmente, en todo caso, en la contabilidada general, los registros que se originen por la causacion de estas provisiones de pasivos especiales originados sobre la nómina se tienen que registrar con las siguientes particularidades:

1. La provisión para el pasivo por prestaciones sociales : Se registra con cada uno de los empleados implicados, y dentro de cada tipo de prestación. No se deben hacer registros globales con un unico beneficario que algunas veces lo llaman “provisones”.

2. La provisión para el pasivo por aportes a la seguridad social : Se registra con cada una de las EPS, o Fondos de Pensiones, o ARP implicadas . No se deben hacer registros globales con un único beneficiario que algunas veces lo llaman “provisiones”

3. La provisión para el pasivo por aportes parafiscales : Se registra con unico beneficiario, a saber, la Caja de Compensación respectiva a la que se hará el aporte .

Recuerdese que esa “Caja de Compensación” es la que se encargará de recibir todo el pago del 9% que se origine sobre la nómina y luego trasladará la parte pertinente al SENA y al ICBF

Tengase presente además que si un mismo ente económico tiene sucursales en distintas partes del pais, y en cada sucursal opera una distinta “Caja de compensación”, entonces en ese caso se debe pagar a cada Caja de Compensación según la sucursal respectiva

Si se desea utilizar esta herramienta para casos particulares, solamente habría que cambiar los datos de las celdas resaltadas en amarillo, y agregar o quitar filas según se trate de la cantidad de empleados que se tengan en el ente económico que utilice esta herramienta.

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