Concepto 094 de 31-10-2006

  • Publicado: octubre 31, 2006
  • Última Actualización: mayo 3, 2007
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Contabilización de cartera morosa en Propiedad Horizontal.

Concepto 094
31-10-2006

JUNTA CENTRAL DE CONTADORES CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA

Contabilidad Propiedad Horizontal

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2006, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

CONSULTA (TEXTUAL):

I. ANTECEDENTES:

En Asamblea de Copropietarios se mostraron unos estados financieros en los que la Cartera Morosa aparece registrada como provisión, al igual que el valor de los intereses derivados de la misma, rubros representados igualmente en las cuentas de orden.

Adicionalmente, se presenta la depreciación de los Activos Fijos del Conjunto como si se tratara de una sociedad comercial.

En el primer caso, es decir, en cuanto a la cartera morosa, vale la pena resaltar que tanto la relación del año 2004 como la del 2005 aparecen como una provisión de aproximadamente el 80% de ésta, lo que considero irregular, pues la antigüedad de las mismas no da para una provisión, y menos de semejantes proporciones.

Digo que no da para una provisión porque al recibir las explicaciones sobre dicho registro, se nos indicó que los deudores que estaban en esas condiciones eran los que tenían proceso ejecutivo por parte de las entidades financieras que les había prestado para la adquisición de sus inmuebles.

Al ser esto así, es menos justificable la provisión, toda vez que sin importar el resultado del proceso, es decir, sin importar si termina con la adjudicación del inmueble a favor del banco o de un tercero, el artículo 29 de la Ley 675 de 2001 establece claramente la solidaridad de las deudas entre el anterior propietario y el nuevo adquiriente del inmueble y establece, además, que para el otorgamiento de la escritura pública de venta el notario debe exigir el Paz y Salvo del Representante Legal del respectivo conjunto en el que se encuentra ubicado el bien o, en su defecto, dejar consignado la cláusula de solidaridad en la respectiva escritura de venta, luego sin importar quien resulte como potencial adquiriente, en el primero de los eventos el inmueble podrá transferirse sin dicho documento lo que obliga al pago previo y cualquier emolumento a favor de la copropiedad para la expedición del respectivo paz y salvo o, en el segundo, le deja la posibilidad al Conjunto de demandar ejecutivamente la obligación frente al nuevo propietarios pues al ser solidario en la deuda significa que el acreedor a su elección puede dirigir la demanda contra él o contra los dos, lo que impide que se sustraiga el nuevo adquiriente del pago de lo debido al Conjunto ya que en este caso el que debe es el “inmueble”, luego la posibilidad de pérdida de esos valores es prácticamente imposible, razón suficiente para no poder registrar dichos montos como provisiones, sino como cuentas por cobrar.

Adicionalmente a lo anterior, si el notario llegare a correr la escritura sin el paz y salvo correspondiente y sin dejar la cláusula de solidaridad en el cuerpo de esta, tendría que responder extracontractualmente a la copropiedad por el daño que le hubiera causado al haber otorgado la escritura de venta sin el lleno de los requisitos legales, debido a que su negligente conducta sería la que le hubiera impedido a la copropiedad recaudar el valor que le adeudaban.

Siendo esto así y considerando que las provisiones se utilizan para registrar valores de difícil recaudo, es decir cuando existen fundadas razones para pensar que tales montos posiblemente no serán recuperados, Cómo podría pensarse en registrar unas cuentas por cartera morosa como provisión, cuando de acuerdo a la anteriormente expuesto no hay forma de que no se paguen?

Sería más correcto desde el punto de vista contable registrar dichos rubros como cuentas por cobrar al igual que sus intereses?

Al registrar la cartera morosa como una provisión, no se estaría desfigurando el Balance y, en general, los estados financieros?

En el segundo evento, esto es, en cuanto a las depreciaciones de los Activos Fijos del Conjunto, no sé si por tratarse de un Conjunto Residencial y no de un establecimiento de comercio deban registrarse dichas depreciaciones, o puedan registrarse o no según criterio de la Asamblea, pues aunque efectivamente los bienes van perdiendo su valor en el tiempo, esta situación tiene relevancia cuando su registro es vital para evitar posibles defraudaciones a terceros, lo cual sucede en una sociedad comercial, además de que estos datos son necesarios en aspectos tributarios, pero entratándose de copropiedades de vivienda, creo que el asunto es diferente y no tiene realmente importancia el registro de la depreciación por que se estaría mostrando un gasto que realmente no tiene incidencia en nada.

II. CONSULTA.

De acuerdo al caso planteado, de la manera más atenta solicito a ustedes se sirvan conceptuar en el menor tiempo posible, sobre lo siguiente:

Corresponde la cartera morosa a una cuenta por cobrar o a una provisión?

En cualquiera de los dos casos favor indicar su fundamento legal, así como todos aquellos aspectos que consideren importantes para esclarecer el punto expuesto.

Es absolutamente necesario que en una Copropiedad se presente la depreciación de los Activos Fijos, o podría a elección de la Asamblea presentarse o no ésta teniendo en cuenta que se trata de una copropiedad de vivienda y no comercial?

En cualquiera de los dos eventos favor explicar cuál sería el soporte legal para su registro y cual su tratamiento contable. ”

RESPUESTA:

En atención a la consulta anteriormente expuesta el Consejo Técnico ha emitido la orientación profesional No. 007 de 2003 referente a las Propiedades Horizontales.

No obstante lo anterior, a continuación se realizan algunas precisiones adicionales, que dan mayor claridad al caso específico de la consulta:

1. Corresponde la cartera morosa a una cuenta por cobrar o a una provisión?

En cualquiera de los dos casos favor indicar su fundamento legal, así como todos aquellos aspectos que consideren importantes para esclarecer el punto expuesto.

La contabilidad en Colombia debe ceñirse conforme a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados – PCGA – los cuales están enmarcados en el Decreto 2649 de 1993.

Ahora bien, el Decreto 2649 en los artículos 52 y 67 establece:

“(…) Art. 52. Provisiones y contingencias. Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables así como para disminuir el valor reexpresado si fuere el caso de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas.

Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables.

Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un ente económico, duda que se resolverá en ultimo termino cuando uno o mas eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir.

Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas.

Son contingencias probables aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es posible que ocurran los eventos futuros.

Son contingencias eventuales aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, no permite predecir si los eventos futuros ocurrirán o dejaran de ocurrir.

Son contingencias remotas aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es poco posible que ocurran los eventos futuros.

La calificación y cuantificación de las contingencias se debe ajustar al menos al cierre de cada período, cuando sea el caso con fundamento en el concepto de expertos.(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

“(…) Art. 62. Cuentas y documentos por cobrar. Las cuentas y documentos por cobrar representan derechos a reclamar efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia de préstamos y otras operaciones a crédito.

Las cuentas y documentos por cobrar a clientes, empleados vinculados económicos, propietarios, directores, las relativas a impuestos, las originadas en transacciones efectuadas fuera del curso ordinario del negocio y otros conceptos importantes, se deben registrar por separado.

Al menos al cierre del período, debe evaluarse técnicamente su recuperabilidad y reconocer las contingencias de pérdida de su valor.

Teniendo en cuenta la naturaleza de la partida y la actividad del ente económico, normas especiales pueden autorizar o exigir que estos activos se reconozcan o valúen a su valor presente.

Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparación de estados financieros de períodos intermedios es admisible el reconocimiento de las contingencias de pérdida con base en estimaciones estadísticas. (…)”

Así las cosas, en el momento en que un propietario no cumpla en el tiempo establecido con el pago de la cuota de administración, este monto seguirá reflejado en cuentas por cobrar; se afirma lo anterior dado que cuando la administración emitió las cuentas de cobró debió registrar en la contabilidad la cuenta por cobrar (débito) y el ingreso (Crédito) a cada uno de los copropietarios, dando así cumplimiento a la norma técnica de causación, señalada en el artículo 48 del Decreto 2649, así:

“(…) Art. 48. Contabilidad de causación o por acumulación. Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.(…)”

Ahora bien, en correspondencia con el artículo 52, anteriormente transcrito, las cuentas por cobrar deben ser evaluadas técnicamente al cierre de cada periodo, para determinar la recuperabilidad de su monto, así como las contingencias que pueden presentarse.

Por tanto, al finalizar el periodo, de acuerdo a un método de reconocido valor técnico se deben calcular los valores que se estiman tienen el riesgo de no ser recaudados, este valor se contabiliza registrando un gasto de provisión de cartera (débito) y una provisión en el activo de naturaleza crédito.

Así mismo, lo señala la orientación profesional emitida por este despacho, donde se realizan las siguientes consideraciones:

“(…) 3.5.4. CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar que se originan como resultado del cobro de las expensas comunes definidas por la asamblea, se tipifican como una cuenta deudora y de acuerdo con su recuperabilidad se deben realizar las provisiones a que haya lugar.

3.5.5. PROVISIONES

Con base en las normas básicas que determinan la esencia sobre la forma, la prudencia y el reconocimiento de los hechos económicos, provisiones y contingencias, se deben constituir las estimaciones que protejan a la entidad de la contingencia del no pago de la totalidad de contribuciones, multas, intereses y sanciones a cargo de los copropietarios, residentes, arrendatarios y terceros.

Procede entonces el cálculo de provisiones por pérdida contingente de los valores a cobrar, para lo cual deben aplicarse métodos de reconocido valor técnico; es decir, métodos de aceptación general y que tienen un respaldo sustancial de carácter profesional, como el análisis general de cartera vencida o el análisis individual de cartera vencida.

Las cuentas que se consideren irrecuperables se deben reclasificar como deudas de difícil cobro y pueden ser objeto de cancelación por pérdida o condonación, con los requisitos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal o en las decisiones de los órganos de dirección y administración, sin olvidar que la práctica contable no exime el derecho de la recuperabilidad de la cartera y la obligación de la administración de la copropiedad de continuar con las gestiones de cobro a que haya lugar.

3.5.6. CONTABILIZACIÓN DE INTERESES DE MORA SOBRE LAS CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN.

Como ya se analizó, en las entidades sin ánimo de lucro prima la voluntad de sus miembros, por lo cual es necesario remitirse a lo contemplado en los estatutos en cuanto a la política de su cobrabilidad, así como también para la extinción de estas obligaciones.

El Decreto Reglamentario 2649 de 1993 en su artículo 96, en cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación indica que se deben reconocer los ingresos y los gastos de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo resultado neto del período.

De acuerdo con el artículo 100 del Decreto antes mencionado, los intereses de mora son reconocidos en las cuentas de resultados siempre y cuando sea clara su cuantía y cobrabilidad, considerando el tiempo, el capital y la tasa máxima, equivalente a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria, con fundamento en lo contemplado por la ley 675 de 2001 en su artículo 30. Dependiendo de su alto grado de incobrabilidad, la asamblea o el consejo de administración puede aprobar la suspensión de su causación con efectos en los resultados, sin perjuicio de su registro en cuentas de orden con fines de control. (…)”

De acuerdo a lo enunciado en la Orientación No. 007, en el momento de realizar el calculo de la provisión de cartera, se debe contar con un método de reconocido valor técnico de tal suerte que se garantice el cumplimiento de las normas básicas de esencia sobre la forma, prudencia y y la norma técnica sobre reconocimiento de los hechos económicos, establecidas en el Decreto 2649, así:

“(…) Art. 11. Esencia sobre forma. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.

Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio.

Art. 17. Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

Art. 47. Reconocimiento de los hechos económicos. El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados.

Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable.

La administración debe reconocer las transacciones en la misma forma cada período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información.

En adición a lo previsto en este decreto, normas especiales pueden permitir que para la preparación y presentación de estados financieros de períodos intermedios, el reconocimiento se efectúe con fundamento en bases estadísticas. (…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

En este marco, conforme a lo expuesto en el caso de la consulta, los valores que adeudan los copropietarios deben ser reconocidos como cuentas por cobrar, y evaluar su recuperabilidad. No obstante, dado que existe un mecanismo de cobro de estos valores establecido por la Ley 675 de 2001, que produce una probabilidad muy baja de incobrabilidad, se deben reconocer otros factores como el valor del dinero en el tiempo, dado que no es lo mismo recuperar los recursos hoy que recuperarlos en un tiempo muy prolongado.

Se debe evaluar entonces, si la provisión realizada del 80% de la cartera, tiene un sustento de medición de alto valor técnico y si se cumple con lo dictado en el marco regulatorio de la contabilidad en Colombia, el Decreto 2649 de 1993, expuesto en el contenido de esta respuesta.

1. Es absolutamente necesario que en una Copropiedad se presente la depreciación de los Activos Fijos, o podría a elección de la Asamblea presentarse o no ésta teniendo en cuenta que se trata de una copropiedad de vivienda y no comercial?

En cualquiera de los dos eventos favor explicar cuál sería el soporte legal para su registro y cual su tratamiento contable. ”

Como se mencionó al inicio de la consulta, la contabilidad de las Propiedades Horizontales debe ajustarse a las normas básicas y técnicas establecidas por el Decreto 2649 de 1993.

Un aspecto típico de la propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas es el conjunto de bienes que en ellas concurren y que pueden ser de naturaleza privada, común o de dominio de la copropiedad, de goce o explotación de los bienes de dominio particular y detalla:

1. Los bienes privados o de dominio particular representan la propiedad exclusiva de cada uno de los copropietarios,

2. Los bienes comunes, son los que permiten o facilitan la existencia, el uso o goce de los bienes privados, su estabilidad, funcionamiento, conservación y seguridad y pertenecen en común y pro indiviso a los propietarios; son indivisibles, inalienables e inembargables en forma separada de los bienes privados y no son objeto de impuesto alguno en forma separada de aquellos. Estos bienes comunes se clasifican en esenciales, no esenciales, de uso exclusivo y desafectados.

Conforme lo establece la Ley 675 de 2001, se consideran bienes comunes esenciales en los edificios o conjuntos, los indispensables para su existencia, conservación, estabilidad y seguridad, amén de aquellos que son imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular. Los demás tienen el carácter de bienes comunes no esenciales, dentro de los cuales caben los inmuebles materia de consulta, por cuanto ostentan la calidad de bienes comunes, pero no son necesarios para existencia, conservación, estabilidad y seguridad de los edificios y tampoco imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular.

De otro lado, se consideran bienes comunes de uso exclusivo aquellos no necesarios para el disfrute y goce de los bienes de domino particular, y en general, aquellos cuyo uso comunal limitaría el libre goce y disfrute de un bien privado; ejemplo de ellos son: terrazas, cubiertas, patios interiores y retiros.

Ahora bien; debemos tener en cuenta que la contabilidad tiene como propósito el reconocimiento, medición y revelación de las operaciones que afectan una específica actividad económica. La información que se genere debe satisfacer cualidades de utilidad, comprensibilidad, pertinencia, confiabilidad y comparabilidad para su efectivo uso por parte de los interesados.

Así, las entidades de propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas al desarrollar una actividad económica organizada, están obligadas a llevar contabilidad, con el propósito de informar y rendir cuentas a los usuarios sobre la administración de los recursos para atender los gastos propios de mantenimiento y conservación de la propiedad horizontal.

En este escenario, se entienden como recursos los activos disponibles para uso de la administración que, teniendo el carácter de propiedad común, contribuyen a la generación de beneficios económicos y son necesarios para el cabal cumplimiento de sus obligaciones, funciones y responsabilidades financieras, operativas, administrativas y de control. A la sazón se cita como ejemplos los activos que por decisión de la asamblea se desafectaron y pasaron a ser propiedad de la administración (bienes comunes no esenciales desafectados), los muebles y enseres para la oficina de la administración, equipos de oficina, teléfonos, computadores, software, etc.

En lo tocante a los bienes comunes esenciales y no esenciales de uso exclusivo, así como los bienes privados o de dominio particular no constituyen un activo para la administración de la propiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria cerrada, por cuanto no tienen el carácter de recursos disponibles, dada la titularidad del dominio y el uso particular de que son objeto, pero la administración si tiene la responsabilidad de la preservación, mantenimiento y control de los bienes comunes.

Por tal razón, los bienes materia de consulta no deben constituir un activo de la persona jurídica conformada para la administración de la copropiedad, considerando su calidad de bienes comunes esenciales por ser necesarios para el uso de los copropietarios y cuya titularidad del dominio no corresponde a la persona jurídica conformada por la citada copropiedad, sino que pertenecen a los copropietarios como propiedad en común e indivisible, en la proporción dictada por el coeficiente de copropiedad.

Al no considerarse bienes o activos de la copropiedad, no son objeto de reconocimiento contable, puede presentarse el caso de reconocerlos en cuentas de orden, detallando los bienes encargados a la administración de la persona jurídica conformada por la copropiedad, siempre y cuando se tenga certeza del valor a reconocer, por ejemplo a través de un mecanismo idóneo como el presentado por las pólizas de seguros, además de ser un registro que contribuirá al control y seguimiento de las actividades que administración ejerce sobre ellos.

La orientación profesional comentada aclara que el ente administrador de los bienes de propiedad horizontal o de unidades inmobiliarias cerradas requiere, para la realización de su labor, una serie de bienes adquiridos con recursos de la copropiedad, que tienen la naturaleza de estar a disposición de la administración, como son los muebles y equipo de oficina, maquinaria y equipo, edificaciones, etc… Estos bienes deben reconocerse como activos en las cuentas correspondientes, son objeto de depreciación, amortización o agotamiento, de acuerdo con su vida útil, para lo cual deben aplicarse métodos de reconocido valor técnico que consulten la realidad económica de la copropiedad.

Adicionalmente, en lo tocante a la depreciación de los bienes comunes, de acuerdo con su definición, al no constituirse éstos en propiedad del ente administrador de la propiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria cerrada y por ser de dominio particular, no se incorporan a los estados financieros de la copropiedad y por lo tanto no son sujetos de depreciación.

En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARIA VICTORIA AGUDELO V.

Presidenta