Ejercicio profesional de la Contadur铆a P煤blica en Entidades de Propiedad Horizontal

Por: actualicese.com
  
Publicado: 26 de febrero de 2008

CONSEJO T脡CNICO DE LA CONTADUR脥A P脷BLICA

DOCUMENTO: Orientaci贸n profesional

TEMA: Ejercicio profesional de la Contadur铆a P煤blica en Entidades de Propiedad Horizontal

FECHA DE ACTUALIZACI脫N: 26 de febrero de 2008

VIGENCIA: El presente documento reemplaza en su totalidad las orientaciones profesionales N掳 003 (29 de septiembre de 2001), N掳 007 (30 de septiembre de 2003) y N掳 010 (diciembre de 2005). Igualmente, recoge las opiniones expresadas en los diversos oficios y respuestas a las consultas que hasta la fecha se han absuelto.

1. JUSTIFICACI脫N:

Al Consejo T茅cnico de la Contadur铆a P煤blica acuden a diario un considerable n煤mero de ciudadanos y entidades preocupados por el desarrollo de las actividades profesionales de los Contadores P煤blicos en las diferentes funciones que se les asignan en las entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas; a la luz de la Ley 675 de 2001, el ejercicio profesional de los contadores p煤blicos, se ha tornado cada vez m谩s complejo, situaci贸n que sigue generado un importante volumen de consultas que este organismo debe absolver. Una mirada a los procesos disciplinarios adelantados por la Junta Central de Contadores permite determinar que en alta proporci贸n estos se originan en ejercicio profesional en este tipo de entidades. Estas circunstancias suscitan la necesidad de revisar el contenido de las Orientaciones Profesionales No. 3, 7 y 10 emitidas anteriormente por el Consejo.

Con el objeto de aclarar y profundizar algunos puntos que, en aras de facilitar al usuario absolver las inquietudes que sobre el particular se le presenten, se ha acordado poner a disposici贸n un documento m谩s claro, que llene m谩s ampliamente sus expectativas y cuyo contenido SUSTITUYE EN SU TOTALIDAD LAS ORIENTACIONES PROFESIONALES N掳 003 (29 de septiembre de 2001), N掳 007 (30 de septiembre de 2003) y N掳 010 (diciembre de 2005) emitidas sobre la materia. Igualmente, recoge las opiniones expresadas por este organismo en los diversos oficios y respuestas a las consultas que hasta la fecha se han absuelto y que contengan posiciones contrarias a las expresadas en este documento.

2. OBJETIVO

El objetivo principal de este documento es orientar sobre el ejercicio de la profesi贸n contable en entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas comprendidas en el r茅gimen establecido por la Ley 675 de agosto 3 de 2001 y espec铆ficamente, indicar los procesos y procedimientos que deben seguirse para el manejo de la contabilidad y la presentaci贸n de informes en estas mismas entidades, todos ellos enmarcados en la regulaci贸n contable vigente a la fecha, se帽alando que en la actividad de estos entes econ贸micos las opiniones expresadas por los contadores p煤blicos y revisores fiscales (cuando ellos se requieran) deben ser valorados y tenidos en cuenta por propietarios y administradores como criterios profesionales, en tanto tales opiniones se funden en los principios de contabilidad de general aceptaci贸n y la normatividad aplicable.

3. ORIENTACI脫N:

3.1 Glosario:

Con base en lo dispuesto en la Ley 675 de 2001 y dem谩s normas que la complementan, adicionan o aclaran y para facilitar la comprensi贸n de este documento, se consideran como definiciones de los t茅rminos en 茅l utilizados, las siguientes:

3.1.1 Administraci贸n: Es el conjunto de actividades orientadas al cuidado, manejo de los bienes de los copropietarios que son ejercidas, en principio por la entidad sin 谩nimo de lucro nacida como consecuencia de la aparici贸n de la propiedad com煤n sobre un inmueble sujeto al r茅gimen de propiedad horizontal.

3.1.2 Administrador: Persona natural o jur铆dica designada por la asamblea general de copropietarios en todos los edificios o conjuntos para ejercer la representaci贸n legal de la persona jur铆dica, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administraci贸n, donde ser谩 elegido por dicho 贸rgano, para el per铆odo que se prevea en el reglamento de copropiedad. Los actos y contratos que celebre en ejercicio de sus funciones, se radican en cabeza de la persona jur铆dica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias.

3.1.3 Bienes comunes esenciales: Bienes indispensables para la existencia, estabilidad, conservaci贸n y seguridad del edificio o conjunto, as铆 como los imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular. Los dem谩s tendr谩n el car谩cter de bienes comunes no esenciales. Se reputan bienes comunes esenciales, el terreno sobre o bajo el cual existan construcciones o instalaciones de servicios p煤blicos b谩sicos, los cimientos, la estructura, las circulaciones indispensables para aprovechamiento de bienes privados, las instalaciones generales de servicios p煤blicos, las fachadas y los techos o losas que sirven de cubiertas a cualquier nivel.

3.1.4 Bienes comunes: Partes del edificio o conjunto sometido al r茅gimen de propiedad horizontal pertenecientes en proindiviso a todos los propietarios de bienes privados, que por su naturaleza o destinaci贸n permiten o facilitan la existencia, estabilidad, funcionamiento, conservaci贸n, seguridad, uso, goce o explotaci贸n de los bienes de dominio particular.

3.1.5 Bienes privados o de dominio particular: Inmuebles debidamente delimitados, funcionalmente independientes, de propiedad y aprovechamiento exclusivo de cada copropietario, integrantes de un edificio o conjunto sometido al r茅gimen de propiedad horizontal, con salida a la v铆a p煤blica directamente o por pasaje com煤n.

3.1.6 Coeficientes de copropiedad: 脥ndices que establecen la participaci贸n porcentual de cada uno de los propietarios de bienes de dominio particular en los bienes comunes del edificio o conjunto sometido al r茅gimen de propiedad horizontal. Definen adem谩s su participaci贸n en la asamblea de propietarios y la proporci贸n con que cada uno contribuir谩 en las expensas comunes del edificio o conjunto, sin perjuicio de las que se determinen por m贸dulos de contribuci贸n, en edificios o conjuntos de uso comercial o mixto.

3.1.7 Conjunto: Desarrollo inmobiliario conformado por varios edificios levantados sobre uno o varios lotes de terreno, que comparten, 谩reas y servicios de uso y utilidad general, como v铆as internas, estacionamientos, zonas verdes, muros de cerramiento, porter铆as, entre otros. Puede conformarse tambi茅n por varias unidades de vivienda, comercio o industria, estructuralmente independientes.

3.1.8 Copropiedad: La persona jur铆dica originada en la constituci贸n de la propiedad horizontal. Es de naturaleza civil, sin 谩nimo de lucro y su denominaci贸n corresponder谩 a la del edificio o conjunto. Su domicilio ser谩 el municipio o distrito donde este se localiza y tendr谩 la calidad de no contribuyente de impuestos nacionales, as铆 como del impuesto de industria y comercio, en relaci贸n con las actividades propias de su objeto social, de conformidad con lo establecido en el art铆culo 195 del Decreto 1333 de 1986, aclarando que la destinaci贸n de algunos bienes que produzcan renta para sufragar expensas comunes, no desvirt煤a la calidad de persona jur铆dica sin 谩nimo de lucro.

3.1.9 Copropietario: Persona natural o jur铆dica que ejerce derecho de dominio y propiedad sobre uno o varios inmuebles de los que conforman la unidad sometida al r茅gimen de propiedad horizontal y sobre los bienes comunes en proporci贸n equivalente al coeficiente de copropiedad que a cada unidad privada corresponda.

3.1.10 Edificio o conjunto de uso comercial: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular se encuentran destinados al desarrollo de actividades mercantiles, de conformidad con la normatividad urban铆stica vigente.

3.1.11 Edificio o conjunto de uso mixto: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular tienen diversas destinaciones, tales como vivienda, comercio, industria u oficinas, de conformidad con la normatividad urban铆stica vigente.

3.1.12 Edificio o conjunto de uso residencial: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular se encuentran destinados a la vivienda de personas, de acuerdo con la normatividad urban铆stica vigente.

3.1.13 Edificio: Construcci贸n de uno o varios pisos levantados sobre un lote o terreno, cuya estructura comprende un n煤mero plural de unidades independientes, aptas para ser usadas de acuerdo con su destino natural o convencional, adem谩s de 谩reas y servicios de uso y utilidad general. Una vez sometido al r茅gimen de propiedad horizontal, se conforma por bienes privados o de dominio particular y por bienes comunes.

3.1.14 Expensas comunes necesarias: Erogaciones necesarias causadas por la administraci贸n y la prestaci贸n de los servicios comunes esenciales requeridos para la existencia, seguridad y conservaci贸n de los bienes comunes del edificio o conjunto. Para estos efectos se entender谩n esenciales los servicios necesarios, para el mantenimiento, reparaci贸n, reposici贸n, reconstrucci贸n y vigilancia de los bienes comunes, as铆 como los servicios p煤blicos esenciales relacionados con estos.

3.1.15 R茅gimen de Propiedad Horizontal: Sistema jur铆dico que regula el sometimiento a propiedad horizontal de un edificio o conjunto, construido o por construirse.

3.1.16 Reglamento de Propiedad Horizontal: Estatuto que regula los derechos y obligaciones espec铆ficas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometido al r茅gimen de propiedad horizontal.

3.2 Administraci贸n:

La representaci贸n legal de la copropiedad y la administraci贸n del edificio o conjunto recae sobre el administrador quien es elegido por la asamblea general de propietarios y/o el consejo de administraci贸n, tipific谩ndose como una administraci贸n por delegaci贸n, cuya actividad apunta, principalmente, a la administraci贸n de recursos para atender los gastos propios de mantenimiento y conservaci贸n del edificio o conjunto.

Las funciones del administrador est谩n definidas en el art铆culo 51 de la ley 675 del 2001, entre las cuales se encuentran:

3.2.1 La administraci贸n inmediata del edificio o conjunto con facultades de ejecuci贸n, conservaci贸n, representaci贸n y recaudo;

3.2.2 Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobaci贸n balance general de las cuentas de la copropiedad respecto del ejercicio anterior y el correspondiente estado de resultados, junto con un presupuesto detallado de los gastos e ingresos previstos para el nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros obligatorios.

3.2.3 Preparar y someter a consideraci贸n del Consejo de Administraci贸n las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior y su respectiva ejecuci贸n presupuestal.

3.2.4 Llevar bajo su dependencia y responsabilidad la contabilidad del edifico o conjunto, para lo cual deber谩 ce帽irse a las reglas establecidas e el Decreto 2649 de 1993, tal como se colige del contenido del Art铆culo 2潞 de esta disposici贸n.

3.2.5 Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la copropiedad que surgen como consecuencia de la desafectaci贸n de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general en el acto de desafectaci贸n, de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal.

3.2.6 Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administraci贸n, conservaci贸n y disposici贸n de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.

3.2.7 Cobrar y recaudar, directamente o a trav茅s de apoderados, cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligaci贸n de car谩cter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorizaci贸n alguna.

Corresponde igualmente al administrador realizar las funciones que le asigne el reglamento de la copropiedad y las instrucciones que para 茅l imparta la asamblea general de propietarios y el consejo de administraci贸n, en su caso.

3.3 Presupuesto:

A trav茅s del presupuesto la copropiedad estima las expensas necesarias para el mantenimiento, vigilancia, mejoramiento y reparaci贸n de los bienes encargados a su administraci贸n, entre otros, para cada periodo anual, estimaci贸n que sirve, adem谩s, como base para la determinaci贸n de la cuant铆a de las cuotas ordinarias que debe asumir cada copropietario, residente o arrendatario en funci贸n de sus respectivos coeficientes de copropiedad, seg煤n corresponda, y que representar谩n los ingresos principales de la copropiedad.

Corresponde al administrador de la copropiedad convocar a la asamblea de copropietarios a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobaci贸n las cuentas del ejercicio anterior y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros obligatorios, para lo cual deber谩 previamente preparar y someter a consideraci贸n del consejo de administraci贸n la citadas cuentas anuales, acompa帽adas del informe que se presentar谩 a la asamblea general anual de propietarios y el proyecto de presupuesto de ingresos y egresos previsto para el siguiente ejercicio.

El presupuesto es una proyecci贸n hacia el futuro y como tal puede ser afectado por situaciones imprevistas, que de una u otra manera inciden en forma negativa o positiva en su ejecuci贸n. Por lo tanto, al final de cada ejercicio, deber谩 presentarse el correspondiente informe que detalle su ejecuci贸n para su aprobaci贸n por parte de la asamblea.

El presupuesto tiene la caracter铆stica de estar determinado b谩sicamente por el sistema de caja; sin embargo, deber谩n incluirse aquellos gastos que, sin implicar desembolsos de efectivo, puedan afectar los resultados del ejercicio y ser objeto de provisi贸n, debi茅ndose rendir cuenta tambi茅n de ello a la asamblea por parte de la administraci贸n.

De suerte que, para poder cumplir con el mandato de presentar informaci贸n detallada a los copropietarios respecto de la ejecuci贸n, se hace necesario poner en funcionamiento un registro del presupuesto aprobado y de su ejecuci贸n, que habr谩 de ser fuente del informe que se presente a la aprobaci贸n de la asamblea.
En este orden de ideas, el presupuesto debe considerarse como una herramienta de gesti贸n que la Ley 675 del 2001 ha previsto para tal fin y su ejecuci贸n debe guardar relaci贸n directa con los registros y formalidades de la contabilidad.

3.4 Bienes vinculados a la copropiedad:

Un aspecto t铆pico de la propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas es el conjunto de bienes que en ellas concurren y que pueden ser de naturaleza privada, com煤n o de dominio de la copropiedad, de goce o explotaci贸n de los bienes de dominio particular.

Los bienes privados o de dominio particular representan la propiedad exclusiva de cada uno de los copropietarios, mientras que los bienes comunes, son los que permiten o facilitan la existencia, el uso o goce de los bienes privados, su estabilidad, funcionamiento, conservaci贸n y seguridad y pertenecen en com煤n y proindiviso a los propietarios; son indivisibles, inalienables e inembargables en forma separada de los bienes privados y no son objeto de impuesto alguno en forma separada de aquellos. Estos bienes comunes se clasifican en esenciales, no esenciales, de uso exclusivo y desafectados.

Se consideran bienes comunes esenciales en los edificios o conjuntos, los indispensables para su existencia, conservaci贸n, estabilidad y seguridad, am茅n de aquellos que son imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular. Los dem谩s tienen el car谩cter de bienes comunes no esenciales.

Son bienes comunes de uso exclusivo aquellos no necesarios para el disfrute y goce de los bienes de domino particular, y en general, aquellos cuyo uso comunal limitar铆a el libre goce y disfrute de un bien privado; ejemplo de ellos son: terrazas, cubiertas, patios interiores y retiros.

Se entiende por bienes desafectados aquellos bienes comunes no esenciales que pasan a ser de la copropiedad, con la aprobaci贸n de la asamblea impartida conforme al Art铆culo 20 de la Ley 675 de 2001 y reglamento de la copropiedad.

3.5 Contabilidad:

La contabilidad tiene como prop贸sito el reconocimiento, medici贸n y revelaci贸n fidedigna de las operaciones que afectan una espec铆fica actividad econ贸mica; la informaci贸n que se genere debe satisfacer cualidades de utilidad, comprensibilidad, pertinencia, confiabilidad y comparabilidad para su efectivo uso por parte de los interesados.

3.5.1 Obligatoriedad de llevarla:

De las funciones establecidas por el Art铆culo 51 de la Ley 675 de 2001 para el administrador que se refieren, por una parte a 鈥Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobaci贸n el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior鈥︹, y por la otra a 鈥淧reparar y someter a consideraci贸n del Consejo de Administraci贸n las cuentas anuales, 鈥 el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecuci贸n presupuestal鈥, fluye la obligatoriedad de llevar contabilidad.

El Estado incorpor贸 en la normatividad relativa a las Unidades Inmobiliarias Cerradas, constituy茅ndolas como personas jur铆dicas sin 谩nimo de lucro, de naturaleza civil, no contribuyentes de impuestos nacionales, ni de Industria y Comercio, en relaci贸n con las actividades propias de su objeto social.

Sin embargo, la condici贸n de no contribuyente de impuestos no implica una exclusi贸n al r茅gimen tributario, pues 茅ste les fija obligaciones a trav茅s del art铆culo 364 de Estatuto Tributario y el inciso segundo del art铆culo 2掳 del Decreto 2500 de 1986, normas mediante las cuales se remite el manejo de la contabilidad de las entidades sin 谩nimo de lucro al T铆tulo IV del C贸digo de Comercio y consecuentemente a su reglamentaci贸n, dentro de la cual se encuentra el Plan 脷nico de Cuentas para Comerciantes que debe ser aplicado por todas las personas naturales o jur铆dicas que est茅n obligadas a llevar contabilidad y no tengan que cumplir un Plan de Cuentas especial, de conformidad con lo previsto en el C贸digo de Comercio, como lo advierte el art铆culo 5掳 del Decreto 2650 de 1993.

Al mismo tema relacionado con la contabilidad de entidades sin 谩nimo de lucro se refiri贸 el art铆culo 45 de la ley 190 de 1995 y tal obligatoriedad establece la aplicaci贸n de principios o normas generalmente aceptadas.

Se infiere de lo anterior que el marco jur铆dico de la contabilidad de la Propiedad Horizontal y las Unidades Inmobiliarias Cerradas se constituye por el T铆tulo IV del Libro Primero del C贸digo de Comercio, los decretos 2649 y 2650 de 1993 con sus modificaciones y en lo pertinente, la ley 675 de 2001.

3.5.2 C贸mo debe llevarse:

Establecida la obligaci贸n de llevar contabilidad, con el prop贸sito de informar y rendir cuentas a los usuarios sobre la administraci贸n de los recursos para atender los gastos propios de mantenimiento y conservaci贸n de la propiedad horizontal, procede, como ya se anot贸, la aplicaci贸n del Art铆culo 2掳 del Decreto 2649 de 1993, seg煤n el cual los entes econ贸micos obligados a llevar contabilidad, lo har谩n conforme a las reglas que ese Decreto establece, con lo cual, adem谩s, se garantiza que la contabilidad llevada de esa manera es oponible como prueba a favor de quien la prepara.

3.5.3 Plan de Cuentas:

Como se ha advertido, conforme a lo ordenado por el art铆culo 364 de Estatuto Tributario y el inciso segundo del art铆culo 2掳 del Decreto 2500 el manejo de la contabilidad de las entidades sin 谩nimo de lucro, incluidas las copropiedades, se regula por el T铆tulo IV del C贸digo de Comercio y consecuentemente el Plan 脷nico de Cuentas para Comerciantes es igualmente aplicable a ellas, pues debe ser aplicado por todas las personas naturales o jur铆dicas que est茅n obligadas a llevar contabilidad y para las cuales no se determinen planes espec铆ficos, de conformidad con lo previsto en el C贸digo de Comercio, como lo advierte el art铆culo 5掳 del Decreto 2650 de 1993.

Para efectos de la aplicaci贸n del Plan 脷nico de Cuentas para Comerciantes, las propiedades horizontales y las unidades inmobiliarias cerradas seleccionaran las cuentas que de 茅l utilizan, las cuales pueden discriminar libremente en subcuentas de segundo orden. Con las cuentas a utilizar, desagregadas hasta nivel de cuentas de movimiento, diligenciar谩n el libro de C贸digos o Series Cifradas de las Cuentas incluyendo el c贸digo y nombre que deben coincidir con el Plan 脷nico de Cuentas, con la anotaci贸n de la novedad de si la cuenta estaba y continua en uso, fue adicionada durante el mes, fue modificada en lo relativo a c贸digo o nombre, si fue sustituida por otra o si fue eliminada (art铆culo 125 decreto 2649 de 1993).

Quienes est茅n utilizando un plan de cuentas diferente al establecido en el decreto 2650 de 1993, lo podr谩n seguir utilizando para el registro de transacciones del per铆odo 2008, pero en el cierre del ejercicio deber谩n hacer la conversi贸n y presentar estados financieros de acuerdo con el Plan 脷nico de Cuentas para Comerciantes.

3.5.4 Libros y Papeles Contables:

En relaci贸n con los libros y papeles de contabilidad que deben ser llevados y conservados por las entidades de propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas, tenemos que, al originarse personas jur铆dicas en la constituci贸n de la propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas, 茅stas adquieren de inmediato el car谩cter de ente econ贸mico, es decir, una actividad econ贸mica organizada, definida e identificada de manera que se distingue de los copropietarios que las conforman.

Definida la persona jur铆dica como entidad sin 谩nimo de lucro, como se ha anotado, se tipifica la obligatoriedad de llevar contabilidad al tenor de lo establecido por el art铆culo 45 de la ley 190 de 1995 y 364 del Estatuto Tributario, contabilidad que deber谩 llevarse ce帽ida al T铆tulo IV del C贸digo de Comercio (Decreto 2500 de 1986).

Esta remisi贸n al C贸digo de Comercio determina que estas entidades deben cumplir las normas contables para comerciantes y en tal raz贸n deben utilizar el Plan 脷nico de Cuentas establecido por Decreto 2650 de 1993 y sus posteriores modificaciones. Igualmente por estar establecida la obligatoriedad de la contabilidad, reiteramos debe aplicarse el decreto 2649 de 1993, al tenor de su art铆culo segundo, sobre 谩mbito de aplicaci贸n, por lo tanto, en todos los libros y papeles de contabilidad de la copropiedad se deben observar las normas sobre la forma de llevarlos, prohibiciones, correcci贸n de errores y conservaci贸n que se han establecido en el T铆tulo III, en especial los Art铆culos 126, 128, 132, 134 y 135 del Decreto 2649 de 1993.

3.5.4.1 Libros:

En lo tocante a libros de contabilidad, de acuerdo con lo se帽alado por el T铆tulo III del decreto 2649 de 1993, son obligatorios los libros necesarios para:

路 Asentar en orden cronol贸gico todas las operaciones, en forma individual o por res煤menes. Cuando este libro se lleva por res煤menes es necesario tener un auxiliar en que se discriminen las transacciones individuales (art铆culo 125 numerales 1 y 4a).

路 Establecer mensualmente resumen de las operaciones por cada cuenta, sus movimientos y saldos.

路 Determinar la propiedad del ente, en el cual con base en la norma b谩sica de caracter铆sticas y pr谩cticas de cada actividad se debe registrar la identificaci贸n de los copropietarios, con sus coeficientes de propiedad (art铆culo 125 numeral 3 y 51 de la ley 675 de 2001).

路 Registro del Inventario y Balance; en el cual se debe transcribir el Inventario y Balance general que permita conocer de manera clara y completa la situaci贸n patrimonial del ente, al tenor de lo prescrito en el art铆culo 52 del C贸digo de Comercio y desarrollado por las caracter铆sticas de la certificaci贸n de los Estados Financieros planteada por la ley 222 de 1995 y el art铆culo 57 del decreto 2649 en lo relativo a verificaci贸n de afirmaciones impl铆citas y explicitas contenidas en los mencionados informes contables.

路 El libro de actas, en el cual se incorporen con base en la norma b谩sica de Caracter铆sticas Practicas de la Actividad, las decisiones de la Asamblea General de Copropietarios, Del Consejo de Administraci贸n cuando sea del caso y del Comit茅 de Convivencia, con arreglo a las normas generales establecidas para este libro (art铆culo 125 numeral 5 y 131 del decreto 2649 de 1993, 47, 51 y 58 de la ley 675 de 2001).

Los anteriores libros, requieren registro en la DIAN, diligencia que debe efectuarse como lo se帽ala el Art铆culo 126 del Decreto 2649 de 1993, en tanto que los libros de actas deben ser registrados en la autoridad territorial que ejerce inspecci贸n vigilancia y control sobre estas entidades en el domicilio de la copropiedad con excepci贸n del auxiliar de transacciones individuales.

Adem谩s de los anteriores, son obligatorios los libros auxiliares necesarios para conocer los c贸digos o series cifradas que identifiquen las cuentas utilizadas, los c贸digos o s铆mbolos utilizados para describir las transacciones y para conciliar los Estados Financieros B谩sicos con los preparados sobre otras bases comprensivas.
Con fundamento en la norma b谩sica de Caracter铆sticas y Pr谩cticas de la actividad, es obligatorio un registro auxiliar de presupuesto en el cual se debe asentar el presupuesto de ingresos y egresos y su ejecuci贸n (art铆culo 38 y 51 de la ley 675 de 2001).

Adicionalmente, los libros de contabilidad deben diligenciarse 鈥渁 m谩s tardar en el mes siguiente a aqu茅l en el cual las operaciones se hubieren realizado鈥, la conducta de esperar aprobaciones para realizar los asientos en los libros, estar铆a lejos de ajustarse a las disposiciones legales, impedir铆a la realizaci贸n de algunas de las actividades propias del revisor fiscal, como es el caso de la emisi贸n del dictamen, teniendo en consideraci贸n que, como se ha dicho, 茅ste se emite sobre estados financieros certificados, vale decir, sobre los cuales el representante legal y el contador (que debe ser contador p煤blico) hayan declarado que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.

3.5.4.2 Comprobantes de contabilidad y sus contenidos:

Las partidas asentadas en libros de contabilidad deben serlo con base en Comprobantes de Contabilidad, los cuales se elaboran debidamente soportados, utilizando los c贸digos y nomenclatura del Plan 脷nico de Cuentas a nivel de cuenta o subcuenta, respetando el orden cronol贸gico de las transacciones, en idioma castellano, numerados en forma consecutiva, fechados respecto a su elaboraci贸n e indicando la fecha, origen, descripci贸n y cuant铆a de las transacciones en forma individual o por res煤menes como m谩ximo mensuales. Los comprobantes deben incorporar la indicaci贸n de las personas que los elaboran y autorizan.

3.5.4.3 Soportes de contabilidad: contenidos m铆nimos y conservaci贸n:

Las transacciones descritas en los Comprobantes de Contabilidad deben documentarse mediante soportes internos o externos fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren, en los cuales se deben cumplir las formalidades de las pruebas documentales. Tanto los Comprobantes de Contabilidad, los Soportes y la correspondencia relacionada con la actividad, deben ser objeto de conservaci贸n por un per铆odo de diez a帽os.

3.5.4.4 Correspondencia relacionada con la administraci贸n:

Es funci贸n del administrador atender la correspondencia relacionada con la administraci贸n de la propiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria cerrada, para lo cual debe conservarse la correspondencia enviada y la recibida con la indicaci贸n de la fecha y sentido de la respuesta.

3.5.5 Elementos de los Estados Financieros:

Para las Copropiedades los procedimientos contables, se refieren a las 鈥渁cciones y m茅todos que se van a seguir en la ejecuci贸n de una regla de contabilidad鈥. Para la Propiedad Horizontal dichos procedimientos, por su importancia, requieren ser estudiados separadamente.

A continuaci贸n presentamos los m谩s relevantes aspectos que se constituyen en el marco de referencia de su actividad y por lo tanto con incidencia directa en su contabilidad.

3.5.5.1 Activos:

Se entienden como activos los recursos disponibles representados en bienes muebles adquiridos por la copropiedad para su uso, que, teniendo el car谩cter de propiedad com煤n, contribuyen a la generaci贸n de beneficios econ贸micos y son necesarios para el cabal cumplimiento de sus obligaciones, funciones y responsabilidades financieras, operativas, administrativas y de control, entre los cuales podemos mencionar los aparatos y utensilios destinados al aseo y mantenimiento de las 谩reas comunes (Brilladoras, aspiradoras, etc.) y los muebles y enseres utilizados para la oficina de la administraci贸n (Equipos de oficina, tel茅fonos, computadores, software, etc.), cuando esta gesti贸n sea realizada directamente.

Tambi茅n pasan a ser activos de la copropiedad, los bienes comunes no esenciales que por decisi贸n de la asamblea general legalmente adoptada sean desafectados conforme lo establece al Art铆culo 20 de la Ley 675 de 2001, puesto que el inciso primero de esta disposici贸n se帽ala expresamente que estos pasan a ser del dominio particular de la persona jur铆dica que surge como efecto de la constituci贸n por la aplicaci贸n del r茅gimen de propiedad horizontal, hecho que genera un ingreso extraordinario para la copropiedad o un aumento del fondo social, si esa fuere la decisi贸n de la asamblea.

Los bienes comunes esenciales, los no esenciales y los de uso exclusivo, as铆 como los bienes privados o de dominio particular no constituyen un activo para la copropiedad, por cuanto no tienen el car谩cter de recursos disponibles para ella, dado que la titularidad del dominio y el uso particular de que son objeto, recae sobre los copropietarios, mas all谩 de que la copropiedad, a nombre de estos, tenga la responsabilidad de la preservaci贸n, mantenimiento y control de los bienes comunes.

Ello obedece a que, como se ha anotado, la calidad de bienes comunes esenciales, no esenciales o de uso exclusivo, conlleva que la titularidad del dominio no corresponde a la copropiedad, sino que tales bienes pertenecen a los copropietarios como propiedad en com煤n e indivisible, en la proporci贸n dictada por el coeficiente de copropiedad.

De la misma manera habr谩 de procederse con aquellos bienes muebles que por su naturaleza o destinaci贸n se incorporan al inmueble en torno al cual gira la copropiedad, conforme a las normas del derecho civil; ellos son igualmente de propiedad com煤n y proindiviso de los copropietarios y por ende, no pueden registrarse como activos de la copropiedad, sin importar que se hayan adquirido durante la construcci贸n del inmueble y/o durante su vida posterior. En esta categor铆a entran:

3.5.5.1.1. Los denominados inmuebles por adhesi贸n (Art. 656 y 657 del C贸digo Civil) que son aquellos que, como su nombre lo indica, se adhieren permanentemente al inmueble principal, como otras construcciones o edificios, 谩rboles, plantas y dem谩s que no puedan retirarse sin da帽ar el inmueble.

3.5.5.1.2. Los inmuebles por destinaci贸n (Art. 658 del C贸digo Civil), que son bienes muebles que por estar permanentemente destinados al uso y beneficio del inmueble principal, se reputan inmuebles integrantes de aquel, tal como ocurre con tubos, ca帽er铆as, baldosas, rejas, puertas, etc., que no pueden retirarse sin causar deterioro.

Como consecuencia, los bienes comunes esenciales, no esenciales o de uso exclusivo, al no considerarse bienes o activos de la copropiedad, como se ha expuesto, tampoco deben ser objeto de reconocimiento contable en su contabilidad, no obstante lo cual se recomienda mantener un registro detallado de ellos mediante mecanismos id贸neos para el efectivo control y seguimiento que sobre ellos debe ejercer la administraci贸n de la persona jur铆dica conformada por la copropiedad.

Igualmente, los bienes comunes esenciales, no esenciales o de uso exclusivo, por ser de dominio particular y no quedar incorporados en los estados financieros de la copropiedad, no pueden ser sujetos a depreciaci贸n.

3.5.5.2 Patrimonio. El origen de la operaci贸n de las copropiedades proviene de la administraci贸n de los bienes de los copropietarios, quienes a trav茅s de las cuotas de administraci贸n ordinarias y extraordinarias, cubren todas las erogaciones necesarias para el fin de la administraci贸n, previa una planeaci贸n presupuestal de ingresos y egresos. La copropiedad administra unos recursos para atender los gastos propios de mantenimiento y conservaci贸n del edificio o conjunto, a trav茅s de las cuotas de administraci贸n, las cuales son contabilizadas como ingresos peri贸dicamente.

En el desarrollo de esta actividad pueden reflejarse excedentes en el Estado de Resultados, los cuales se har谩n parte del patrimonio de la Copropiedad as铆 como las reservas que se designen en los estatutos o en la Asamblea General de Copropietarios sobre dichos excedentes. Por tanto, el patrimonio de la copropiedad estar谩 representado por los resultados de cada periodo (excedente 贸 p茅rdida), las reservas que sobre estas se designen, as铆 como donaciones que tengan afectaciones patrimoniales.

As铆 las cosas, los excedentes generados en el periodo deber谩n ser trasladados como parte del patrimonio de la Copropiedad, a trav茅s de las reservas que se designen en los estatutos o en la Asamblea General de Copropietarios. En ning煤n caso estos ser谩n susceptibles de ser repartidos entre los copropietarios de la propiedad horizontal.

3.5.6 Fondo de Imprevistos:

3.5.6.1 Naturaleza: El articulo 35 de la Ley 675 de 2001 establece:

鈥(…) La persona jur铆dica constituir谩 un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formar谩 e incrementar谩 con un porcentaje de recargo no inferior al uno por ciento (1%) sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los dem谩s ingresos que la asamblea general considere pertinentes. La asamblea podr谩 suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el cincuenta (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivo a帽o. El administrador podr谩 disponer de tales recursos, previa aprobaci贸n de la asamblea general, en su caso, y de conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal.

PAR脕GRAFO. El cobro a los propietarios de expensas extraordinarias adicionales al porcentaje del recargo referido, solo podr谩 aprobarse cuando los recursos del Fondo de que trata este art铆culo sean insuficientes para atender las erogaciones a su cargo鈥. (…)鈥

As铆 las cosas, el Fondo de Imprevistos tiene como finalidad garantizar los recursos necesarios en el momento en el que se incurra en situaciones inciertas, no presupuestadas, que implican la disposici贸n de recursos adicionales a los recursos recaudados en las cuotas ordinarias de administraci贸n. Como consecuencia, la naturaleza del Fondo que establece la Ley 675 de 2001, corresponde a la separaci贸n de los recursos monetarios en una cuenta de destinaci贸n espec铆fica, como por ejemplo una cuenta de ahorros, un fondo fiduciario liquido, que garantice la disponibilidad inmediata de los recursos.

El fondo de imprevistos se calcula del presupuesto de gastos anual, conform谩ndose en una suma adicional a la cuota de administraci贸n.

3.5.6.2 Recaudo: Al quedar incorporado el valor del fondo de imprevistos dentro del presupuesto de gastos, no hay necesidad de incluir en la cuenta de cobro al copropietario su valor en forma independiente, en tanto va a quedar inmerso dentro del valor total de la cuota de administraci贸n.

Se trata pues, de una formalidad de tipo contable y de control administrativo que implica que, al contabilizarlo, se separe el valor recaudado por concepto de la cuota ordinaria propiamente dicha, respecto del monto correspondiente al fondo de imprevistos.

3.5.6.3 Contabilizaci贸n:

Antes de precisar la contabilizaci贸n de los recursos del Fondo de Imprevistos, es importante presentar un an谩lisis de las diferentes posibilidades de registro, a la luz del Decreto 2649 de 1.993, de tal suerte que se d茅 claridad al tratamiento contable definido.

El Fondo de Imprevistos corresponde a recursos adicionales para atender situaciones no previstas, por tanto en el momento de su recaudo se adelantan cuotas extraordinarias, en las que se incurrir铆an en el momento de presentarse tal situaci贸n si no se tuvieran dichos recursos.

De lo anterior, se deduce que los dineros recibidos por concepto del Fondo de Imprevistos corresponden a otros ingresos de la copropiedad, diferentes a los recibidos de la cuota ordinaria de administraci贸n, pero que finalmente una vez presentada la situaci贸n inesperada se utilizaran para sufragar los gastos o inversiones que de ella se deriven.

En este sentido, la contabilizaci贸n del Fondo presenta diferentes interpretaciones, las cuales a continuaci贸n se analizan:

Contabilizaci贸n del Fondo de Imprevistos como un Pasivo a favor de los copropietarios. Esta propuesta NO es acogida por el Consejo T茅cnico, dado que el Decreto 2649 de 1993, en el art铆culo 36 establece que 鈥(…) Un pasivo es la representaci贸n financiera de una obligaci贸n presente del ente econ贸mico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deber谩 transferir recursos o proveer servicios a otros entes. (…)鈥. Dado que la constituci贸n del Fondo de Imprevistos corresponde a aportes de los copropietarios para atender situaciones eventuales que requieren recursos adicionales al presupuesto de gastos, y por tanto, forman parte de la gesti贸n de la Copropiedad, tales recursos permanecer谩n a su disposici贸n hasta que ocurra el imprevisto, y s贸lo por este motivo podr谩 hacerse uso de los mismos. Por tal raz贸n, en ninguna circunstancia el Fondo de Imprevistos corresponde a un pasivo a favor de los copropietarios, m谩s cuando en ninguna situaci贸n estos recursos ser谩n devueltos a sus depositantes; tal como lo expresa la naturaleza misma del Fondo establecida en el art铆culo 35 de la Ley 675 de 2001, anteriormente expuesto.

Contabilizaci贸n del Fondo de Imprevistos como una Reserva Patrimonial.. Esta propuesta NO es acogida por el Consejo T茅cnico, dado que el Decreto 2649 de 1993, en el art铆culo 87 establece que 鈥(…) Las reservas o fondos patrimoniales representan recursos retenidos por el ente econ贸mico, tomados de sus utilidades o excedentes, con el fin de satisfacer requerimientos legales, estatutarios u ocasionales.

Las reservas o fondos patrimoniales destinados a enjugar p茅rdidas generales o espec铆ficas s贸lo se pueden afectar con dichas p茅rdidas, una vez estas hayan sido presentadas en el estado de resultados. (…)鈥

Es evidente en el art铆culo precedente que las reservas o fondos patrimoniales 煤nicamente se constituyen de las utilidades o excedentes del ente econ贸mico, por tanto, dado que los recursos del Fondo de Imprevistos provienen directamente de cada uno de los copropietarios, estos no podr谩n ser parte del patrimonio de manera directa, sino a trav茅s del estado de resultados.

Contabilizaci贸n del Fondo de Imprevistos como un Ingreso Diferido. Esta propuesta NO es acogida por el Consejo T茅cnico, dado que el Decreto 2649 de 1993, en el art铆culo 55 establece que 鈥(…) Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligaci贸n correlativa este total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio econ贸mico este total o parcialmente consumido o perdido. (…)鈥

En este caso, se difieren los ingresos hasta el momento en el que consume total o parcialmente la obligaci贸n, situaci贸n que no aplica al Fondo de Imprevistos toda vez que estos recursos no tienen una obligaci贸n correlativa cierta a la cual deba asociarse.

Contabilizaci贸n del Fondo de Imprevistos como un Ingreso y provisi贸n del gasto. Esta propuesta es acogida por el Consejo T茅cnico, dado que el Decreto 2649 de 1993, en el art铆culo 38 establece que 鈥(…) Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinaci贸n de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestaci贸n de servicios o por la ejecuci贸n de otras actividades realizadas durante un per铆odo, que no provienen de los aportes de capital. (…)鈥

As铆 las cosas, se reconocen los recursos del Fondo de Imprevistos como un Ingreso en el periodo en el que se causa, toda vez corresponde a flujos de dinero que recibe la copropiedad para el desarrollo del objeto para el cual fue creada, la administraci贸n de los bienes de los copropietarios, en este caso espec铆fico, se atender谩n situaciones inesperadas que pueden tener efectos en el bien com煤n de los copropietarios.

Por tanto, al estar el Fondo de Imprevistos inmerso en la cuota de administraci贸n, se reconoce este valor total con un d茅bito en cuentas por cobrar, y un cr茅dito en la cuenta de Ingresos. Posteriormente, se realizar谩 el traslado a la cuenta del disponible destinada espec铆ficamente para el Fondo de Imprevistos, acreditando la cuenta de caja o bancos, seg煤n sea el caso de recaudo.

Simult谩neamente, como mecanismo de control, deber谩 reconocerse una provisi贸n por el valor del fondo en el mismo periodo, con afectaci贸n del gasto. Informando en el pasivo la totalidad de los recursos destinados para un eventual imprevisto, toda vez que el fondo especial del disponible, puede no reflejar el valor total presupuestado del fondo por efecto de las cuotas pendientes de recaudo.

Ahora bien, en el momento en que ocurra un imprevisto y que, de acuerdo con lo establecido en la Ley 675 de 2001, se deba utilizar dicho fondo, tal situaci贸n se refleja en la contabilidad debitando la provisi贸n por el concepto del imprevisto y acreditando la cuenta especial del disponible que fue constituida para tal fin.

A continuaci贸n se ilustran los asientos contables:

Orientaci贸n Profesional - Registro Contable

3.5.6.4 Reclasificaci贸n . Para efectos de la reclasificaci贸n del fondo de imprevistos, las copropiedades en su contabilidad deber谩n realizar los ajustes pertinentes, para cumplir con lo establecido en la presente orientaci贸n. Para tal fin, es preciso definir si el valor del fondo de imprevistos en su reconocimiento inicial afecto el estado de resultado o si por el contrario, tuvo s贸lo afectaci贸n en cuentas del balance. Para dar mayor claridad se ilustran algunos de los posibles escenarios de reclasificaci贸n:

  • Si el valor del fondo de imprevistos tuvo afectaci贸n en el estado de resultados 煤nicamente por el ingreso y no se constituy贸 el fondo l铆quido:
Orientaci贸n Profesional - Reclasificaci贸n Fondo 1
  • Si el valor del fondo de imprevistos tuvo afectaci贸n en el estado de resultados en el ingreso, y en el gasto mediante constituci贸n de fondo en el patrimonio, constituy茅ndose el fondo l铆quido:
Orientaci贸n Profesional - Reclasificaci贸n Fondo 2
  • Si por error el valor del fondo de imprevistos no tuvo afectaci贸n en el estado de resultados ni en el ingreso, ni en el gasto, y se constituy贸 una cuenta por pagar a favor de los copropietarios, sin constituirse el fondo l铆quido:
Orientaci贸n Profesional - Reclasificaci贸n Fondo

No obstante lo anterior, si el tratamiento contable dado al fondo de imprevistos dista de cualquiera de los escenarios anteriormente expuestos, la copropiedad en su contabilidad deber谩 realizar los ajustes pertinentes.
Adicionalmente, en notas a los Estados Financieros debe revelarse el cambio en el tratamiento contable del Fondo de imprevistos, as铆 como la procedencia de los excedentes que se generan en el periodo del ajuste como ingresos de ejercicios anteriores.

3.5.6.5 Incremento: Cada a帽o la Copropiedad deber谩 calcular el valor del fondo de Imprevistos de acuerdo a la tarifa asignada por la Asamblea General, la cual no debe ser inferior al 1% del presupuesto anual de gastos, de conformidad con lo establecido en el art铆culo 35 de la Ley 675. En este sentido el valor del Fondo de Imprevistos se ir谩 aumentando cada a帽o, hasta que ascienda a un valor del 50% del presupuesto de gasto; a partir de all铆, la Asamblea General podr谩 decidir, si lo considera pertinente, suspender el c谩lculo y cobro de dicho monto, hasta el momento que este sea inferior al 50% del presupuesto.

3.5.6.6 Intereses originados por el Fondo L铆quido de Imprevistos. Los intereses generados por el fondo l铆quido de imprevistos, no se constituyen como base obligatoria del fondo. Por tal motivo, la administraci贸n podr谩 disponer de esos recursos dentro del desarrollo normal de las operaciones, siempre y cuando la asamblea de copropietarios no disponga lo contrario, y decida una destinaci贸n espec铆fica de esos recursos.

3.5.7 Contabilizaci贸n de Cuotas Extraordinarias con un fin espec铆fico o para gastos de funcionamiento:
En las entidades sin 谩nimo de lucro, como lo son las copropiedades, para efectos de determinar cuotas de esta 铆ndole, prima la voluntad de sus miembros ajustada a las disposiciones legales y reglamentarias, por lo tanto se debe consultar el reglamento de la propiedad horizontal para establecer la connotaci贸n que se le debe dar a las cuotas extraordinarias.

Los recursos provenientes de una cuota extraordinaria ordenada para un fin espec铆fico, aparte de aquellos acumulados en el Fondo de Imprevistos, deben contabilizarse como una cuenta de naturaleza pasiva. Es el caso de la construcci贸n de obras en bienes comunes, comunes esenciales y comunes no esenciales, pues, como se explic贸, tales bienes no est谩n disponibles para la copropiedad y pasar谩n a pertenecer en com煤n y proindiviso a todos los propietarios de los bienes privados por adhesi贸n o destinaci贸n.

Si las cuotas extraordinarias tienen como objetivo recaudar fondos necesarios para atender gastos para el normal funcionamiento del conjunto o unidad residencial que no pueden ser cubiertos con los recursos del Fondo de Imprevistos, su registro debe efectuarse como un ingreso.

3.5.8 Cuentas por cobrar:

Las cuentas por cobrar que se originan como resultado del cobro de las expensas comunes ordinarias y extraordinarias definidas por la asamblea, se tipifican como una cuenta deudora y, de acuerdo con su recuperabilidad, se deben realizar las provisiones a que haya lugar.

Por tanto, en el momento en que un propietario no cumpla en el tiempo establecido con el pago de la cuota de administraci贸n, este monto seguir谩 reflejado en cuentas por cobrar. Se afirma lo anterior dado que cuando la administraci贸n emiti贸 las cuentas de cobr贸 debi贸 registrar en la contabilidad la cuenta por cobrar (d茅bito) y el ingreso (Cr茅dito), a cada uno de los copropietarios, dando as铆 cumplimiento a la norma t茅cnica de causaci贸n.

3.5.9 Provisiones:

Con base en las normas b谩sicas que determinan la Esencia Sobre la Forma, la Prudencia y el Reconocimiento de los Hechos Econ贸micos, Provisiones y Contingencias, se deben constituir las estimaciones que protejan a la entidad de la contingencia que puede representar el no pago de la totalidad de contribuciones, multas, intereses y sanciones a cargo de los copropietarios, residentes, arrendatarios y terceros.

Procede entonces, el c谩lculo de provisiones por p茅rdida contingente de los valores por cobrar, para lo cual deben aplicarse m茅todos de reconocido valor t茅cnico; es decir, m茅todos de aceptaci贸n general y que tienen un respaldo sustancial de car谩cter profesional, como el an谩lisis general de cartera vencida o el an谩lisis individual de cartera vencida.

Las cuentas que se consideren irrecuperables se deben reclasificar como deudas de dif铆cil cobro y pueden ser objeto de cancelaci贸n por p茅rdida o condonaci贸n, con los requisitos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal o en las decisiones de los 贸rganos de direcci贸n y administraci贸n, sin olvidar que la pr谩ctica contable no exime el derecho de la recuperabilidad de la cartera y la obligaci贸n de la administraci贸n de la copropiedad de continuar con las gestiones de cobro a que haya lugar.

En este marco, los valores que adeudan los copropietarios deben ser reconocidos como cuentas por cobrar, y evaluarse su recuperabilidad o no, con el fin de establecer las respectivas provisiones. No obstante, dado que existe un mecanismo de cobro de estos valores y respaldo establecido por la Ley 675 de 2001, ello se debe traducir en una probabilidad muy baja de p茅rdida.

3.5.10 Contabilizaci贸n de intereses de mora sobre las cuotas de administraci贸n:

Como ya se analiz贸, en las entidades sin 谩nimo de lucro prima la voluntad de sus miembros, por lo cual, es necesario remitirse a lo contemplado en el reglamento de copropiedad en cuanto a la pol铆tica de sus cobros, as铆 como tambi茅n para la extinci贸n o novaci贸n de estas obligaciones.

El Decreto Reglamentario 2649 de 1993 en su Art铆culo 96, en cumplimiento de las normas de realizaci贸n, asociaci贸n y asignaci贸n, indica que se deben reconocer los ingresos y los gastos de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el per铆odo correspondiente, para obtener el justo resultado neto del per铆odo.

De acuerdo con el art铆culo 100 del Decreto antes mencionado, los intereses de mora son reconocidos en las cuentas de resultados siempre y cuando sea clara su cuant铆a y cobrabilidad, considerando el tiempo, el capital y la tasa m谩xima legalmente aplicable, punto sobre el cual debe advertirse, que si bien el Art铆culo 30 de la Ley 675 de 2001 se帽ala que 鈥淓l retardo en el cumplimiento del pago de expensas causar谩 intereses de mora, equivalentes a una y media veces el inter茅s bancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria (Hoy Financiera), sin perjuicio de que la asamblea general, con qu贸rum que se帽ale el reglamento de propiedad horizontal, establezca un inter茅s inferior鈥, en ning煤n caso puede aplicarse una tasa que exceda el l铆mite de usura establecido por la misma Superintendencia como m谩ximo legal para toda actividad y situaci贸n.

Dependiendo de su alto grado de incobrabilidad, la asamblea o el consejo de administraci贸n puede aprobar la suspensi贸n de su causaci贸n con efectos en los resultados, sin perjuicio de su registro en cuentas de orden con fines de control.

3.5.11 Depreciaciones, amortizaciones o agotamientos:
Como ya se anot贸, la copropiedad, para la realizaci贸n de su cometido, debe contar con una serie de bienes adquiridos con recursos de los copropietarios, que tienen la naturaleza de estar a disposici贸n de la misma copropiedad, como son los electrodom茅sticos utilizados para mantenimiento y aseo, los muebles y equipo de oficina y dem谩s maquinaria y equipo, etc. Estos bienes deben reconocerse como activos en las cuentas correspondientes; son objeto de depreciaci贸n, amortizaci贸n o agotamiento, de acuerdo con su vida 煤til, para lo cual deben aplicarse m茅todos de reconocido valor t茅cnico que consulten la realidad econ贸mica de la copropiedad. Con ello se procura asegurar constituir un ahorro que permita su reposici贸n o actualizaci贸n.

3.5.12 Depreciaci贸n de activos inmuebles de las zonas comunes:

En lo tocante a la depreciaci贸n de los bienes comunes, de acuerdo con su definici贸n, al no constituirse 茅stos en propiedad del ente administrador de la propiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria cerrada y por ser de dominio particular, no se incorporan como activos en los estados financieros de la copropiedad y por lo tanto no son sujetos de depreciaci贸n.

3.5.13 Desembolsos para el mantenimiento de los bienes comunes:

Para la contabilizaci贸n de los desembolsos efectuados para cubrir los gastos de mantenimiento de los bienes comunes, se puede optar por cualquiera de las siguientes opciones:

3.5.13.1 Si estos desembolsos son parte de las expensas ordinarias o extraordinarias del a帽o en el cual se efect煤an, estas erogaciones constituyen un gasto para el conjunto y deben contabilizarse como tal.

3.5.13.2 Si los desembolsos efectuados se cubren en los a帽os siguientes a trav茅s del incremento de las cuotas ordinarias, previamente aprobadas por la asamblea, pueden llevarse como un diferido y amortizarse durante los periodos para los cuales se hayan aprobado los ingresos espec铆ficos para dicho fin.

3.5.13.3 Si los desembolsos efectuados corresponden a imprevistos debidamente autorizados por la asamblea, se debita la Provisi贸n Fondo de Imprevistos con cargo al Fondo liquido de imprevistos.

3.5.14 Registro de pasivos:

Los pasivos de los entes de propiedad horizontal o de las unidades inmobiliarias cerradas no tienen diferencia en su manejo contable con los entes comerciales, por lo cual, al representar una obligaci贸n en el giro propio de su funci贸n, se deben registrar conforme a la naturaleza y realidad econ贸mica de las transacciones.

3.5.15 Registro contable de los contratos por ejecutar:

El Decreto 2649 de 1993 expone las normas b谩sicas y t茅cnicas de Realizaci贸n y Causaci贸n en los art铆culos 12 y 48, respectivamente, indicando que: 鈥…Se entiende que un hecho econ贸mico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente econ贸mico tiene o tendr谩 un beneficio o un sacrificio econ贸mico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.鈥, as铆 mismo se帽ala que el reconocimiento de los hechos econ贸micos debe evidenciarse en el periodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente, por tanto una operaci贸n que afecte el patrimonio debe ser contabilizada cuando se realiza, es decir, informando el modo como afect贸 el hecho al ente econ贸mico.

El Decreto 2649 de 1993 define la contabilidad por causaci贸n, como el reconocimiento de los hechos econ贸micos en el periodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente, aspecto sobre el cual el Consejo T茅cnico de la Contadur铆a P煤blica concept煤a que el registro de una operaci贸n que afecte el patrimonio debe producirse cuando se realiza, asent谩ndolo en las cuentas que identifican la verdad de la forma como se efectu贸 la transacci贸n, esto es, informando el modo como se afect贸 el hecho y el ente econ贸mico.

El art铆culo 12 del Decreto 2649, asocia claramente la norma de causaci贸n con la de la realizaci贸n, en los siguientes t茅rminos “S贸lo pueden reconocerse hechos econ贸micos realizados. Se entiende que, un hecho econ贸mico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente econ贸mico tiene o tendr谩 un beneficio o un sacrificio econ贸mico o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno u otro caso razonablemente cuantificables”.

En este orden de ideas, si el contrato no ha sido ejecutado durante el per铆odo, solamente se podr铆a reflejar en cuentas de orden. Pero si por el contrario, se puede determinar que el contrato se ejecut贸 total o parcialmente y el grado de cumplimiento y entrega, se contabilizar谩 de acuerdo a su naturaleza, afectando las cuentas respectivas del balance o del estado de resultados.

3.5.16 Ingresos, costos y gastos:

Los ingresos, costos y gastos de este tipo de entes econ贸micos deben registrarse y representarse por el sistema de causaci贸n y su realizaci贸n no implica necesariamente flujos de efectivo, sino la generaci贸n de derechos y obligaciones.

Los ingresos de la copropiedad est谩n integrados por las cuotas con las cuales contribuyen los copropietarios residentes o arrendatarios para sufragar las expensas necesarias, a trav茅s de cuotas ordinarias o extraordinarias, al igual que aquellos que se obtengan por la explotaci贸n econ贸mica de los bienes comunes, cuando tal actividad se realice.

Las contribuciones a expensas comunes son determinadas en su cuant铆a y condiciones de pago por la asamblea y constituyen una obligaci贸n inexcusable de los copropietarios y residentes o arrendatarios, as铆 no hayan participado en la asamblea, de acuerdo con reglamento de propiedad horizontal y la normatividad vigente.

Los gastos est谩n representados por las erogaciones necesarias causadas por la administraci贸n y la prestaci贸n de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservaci贸n de los bienes comunes, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal y la normatividad vigente.

3.5.17 Estados financieros:

Conforme al Decreto 2649 de 1993, los entes descritos en esta orientaci贸n deben preparar los siguientes estados financieros:

3.5.17.1 Estados financieros de prop贸sito general

El art铆culo 21 indica que son estados financieros de prop贸sito general, aquellos que se preparan al cierre de cada per铆odo para ser conocidos por usuarios indeterminados con el 谩nimo de satisfacer el inter茅s com煤n del p煤blico.

Son los siguientes:
路 Balance General
路 Estado de Resultados
路 Estado de Cambios en el Patrimonio
路 Estado de Cambios en la Situaci贸n Financiera
路 Estado de Flujos de Efectivo

3.5.17.2 Estados Financieros de prop贸sito especial

Son aquellos que se preparan para satisfacer necesidades espec铆ficas de algunos usuarios de la informaci贸n contable; su circulaci贸n o uso es limitado por suministrar un mayor detalle de algunas partidas. Para el caso de las entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas, se establece un estado financiero de prop贸sito especial obligatorio que es el Estado de Resultado Presupuestal, en el cual se compara el presupuesto con su ejecuci贸n y se determina el resultado financiero.

Conforme al numeral 4潞 del Art铆culo 51 inserto en el Cap铆tulo XI de la Ley 675 del 2001, se establece la obligaci贸n del administrador de presentar el informe anual a la asamblea general de copropietarios, incluyendo el inventario y balance, el balance general, el estado de ingresos y egresos, m谩s conocido como estado de resultados, y la correspondiente ejecuci贸n presupuestal. En estas circunstancias es obligatorio presentar el Estado de Inventario establecido en el art铆culo 28 del decreto 2649 de 1993.

El administrador de la copropiedad podr谩 adem谩s presentar los otros estados financieros de prop贸sito general determinados en el Cap铆tulo IV, secci贸n I del Decreto 2649 de 1993, debiendo cumplir, en todo caso, las normas sobre revelaciones establecidas en el Cap铆tulo III del t铆tulo 2潞 del mismo decreto, estados financieros que deben estar certificados y, cuando sea del caso, dictaminados.

3.5.17.3 Correcci贸n:

Una de las funciones propias de las asambleas generales u 贸rganos que hagan sus veces, es la de aprobar o improbar los estados financieros. En desarrollo de esta funci贸n natural asignada al 贸rgano m谩ximo, 茅ste podr谩 ordenar modificaciones a los estados financieros cuando encuentre elementos que cuestionen su fidelidad, o sus aseveraciones expl铆citas o impl铆citas, caso en el cual, luego del registro de las correcciones a que haya lugar, deber谩n ser objeto de nuevo sometimiento a aprobaci贸n utilizando los mecanismos que al efecto prevea el correspondiente reglamento de copropiedad.

3.5.17.4 Estados Financieros certificados

Son estados financieros certificados aquellos que, firmados por el Representante Legal y el Contador P煤blico, bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado, declaren que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. Ser谩n certificados aquellos que se pongan a disposici贸n de los asociados o de terceros. Sin excepci贸n, los estados financieros de prop贸sito general de los entes objeto de esta orientaci贸n, deben ser certificados.

3.5.17.5 Estados Financieros dictaminados:

Son estados financieros dictaminados aquellos previamente certificados que se acompa帽en del juicio profesional del Revisor Fiscal.

Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo una expresi贸n que remita a consultar su juicio profesional. El sentido y alcance de su firma, ser谩 el que se indique en el dictamen correspondiente. Siempre que exista la obligaci贸n de proveer el cargo de Revisor Fiscal o que el cargo sea provisto, los estados financieros deben ser dictaminados.

3.6 Inspecci贸n de la Contabilidad por parte del Consejo de Administraci贸n.

Los miembros del consejo de administraci贸n, en los casos en que 茅ste organismo exista, deben tener acceso a la informaci贸n financiera de la copropiedad, ya que ella constituye elemento fundamental para realizar el trabajo que implica la elaboraci贸n de la informaci贸n financiera del ente econ贸mico, la preparaci贸n del presupuesto anual de gastos e ingresos y el an谩lisis de su respectiva ejecuci贸n.

Bajo la responsabilidad del administrador de la copropiedad se debe llevar la contabilidad del edificio o conjunto, responsabilidad que, en las copropiedades en las cuales se cuente con consejo de administraci贸n, implica, sin embargo, que el administrador debe preparar y someter a consideraci贸n de dicho consejo las cuentas anuales o de per铆odos intermedios, el informe para la asamblea general de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para la siguiente vigencia y los estados financieros de prop贸sito general, en especial los que hayan de ser estudiados por la asamblea.

Con base en ello el consejo de administraci贸n y el administrador someten ante la asamblea general de copropietarios los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos preparados por ellos para su aprobaci贸n o improbaci贸n.

Por otra parte, si los miembros del consejo de administraci贸n son, adem谩s, copropietarios, no existe raz贸n para limitarles el acceso a la informaci贸n financiera de cualquier per铆odo, dado que ellos, como part铆cipes que son de la asamblea general de la copropiedad, han debido tener acceso, conforme al derecho de inspecci贸n, a los estados financieros y a la informaci贸n y documentos complementarios que se ponen a consideraci贸n de ese m谩ximo 贸rgano para su aprobaci贸n en cada sesi贸n ordinaria.

3.7 Informe de Gesti贸n:

El informe de gesti贸n debe contener una exposici贸n fiel sobre la situaci贸n econ贸mica, jur铆dica y administrativa de la copropiedad, destacando adem谩s, los acontecimientos importantes acaecidos despu茅s del cierre del ejercicio y con descripci贸n de las operaciones celebradas con los administradores.

Este informe, junto con la informaci贸n financiera, sus soportes y dem谩s documentos de la copropiedad, incluidos sus libros, deber谩 ponerse a disposici贸n de los copropietarios con anticipaci贸n no inferior a quince d铆as previos a la celebraci贸n de la sesi贸n en la cual se aprueba el informe, o un periodo mayor si as铆 lo determinan los estatutos y el reglamento, con el objeto de que estos puedan ejercer su derecho de inspecci贸n.

La Ley 603 de 2000 exige a los administradores incorporar en el informe de gesti贸n una manifestaci贸n acerca del cumplimiento de normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor cuyos contenidos espec铆ficos fueron descritos en la actualizaci贸n de la Orientaci贸n Profesional 001 del Consejo T茅cnico de la Contadur铆a P煤blica, y que deben ser par谩metros atendidos por los responsables de 茅ste, en el contexto de la propiedad horizontal.

3.8 Ejercicio de la Revisor铆a Fiscal:

El art铆culo 56 de la Ley 675 de 2001 prev茅 que los conjuntos de uso comercial o mixto deben tener revisor fiscal, el cual ha de ser contador p煤blico con inscripci贸n profesional vigente e inscrito a la Junta Central de Contadores, elegido por la asamblea general de copropietarios.
En el caso de edificios o unidades inmobiliarias cerradas de uso exclusivamente residencial, la norma citada determina la discrecionalidad de la asamblea general de propietarios para crear dicho cargo. En todo caso si se designa revisor fiscal, este deber谩 satisfacer las calidades y cumplir las funciones establecidas en el caso de la obligatoriedad.

3.8.4 Nombramiento y remuneraci贸n:

El nombramiento del Revisor Fiscal y su suplente es una potestad indelegable de la asamblea de copropietarios, decisi贸n que debe tomarse por la mayor铆a absoluta de los votos presentes correspondientes, de acuerdo con los coeficientes de copropiedad y conforme a las mayor铆as previstas en el Art铆culo 45 Ley 675 de 2001.

Si bien la mencionada ley no establece expresamente la obligatoriedad de designar revisor fiscal suplente, el numeral 5潞 del Art铆culo 38 de la Ley 675 se帽ala como una de las funciones a cargo de la Asamblea de Copropietarios 鈥淓legir y remover los miembros del consejo de administraci贸n y, cuando exista, al Revisor Fiscal y su suplente, para los per铆odos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal, que en su defecto, ser谩 de un a帽o鈥, disposici贸n que a juicio del Consejo T茅cnico debe interpretarse como un deber por considerar que es recomendable que las copropiedades obligadas a contar con este funcionario adopten las medidas tendientes a designarlos, con el objeto de evitar complicaciones posteriores.

El mismo 贸rgano social, deber谩 determinar, atendiendo a su criterio y considerando las circunstancias particulares, la remuneraci贸n del Revisor Fiscal y la forma legal de 茅sta.

3.8.5 Per铆odo:

El per铆odo del Revisor Fiscal debe ser establecido estatutariamente, pero si no lo est谩, por mandato legal su per铆odo ser谩 de un a帽o. En este punto cabe puntualizar que es conveniente realizar un empalme con el revisor fiscal saliente, cuando sea el caso, con miras a documentar al funcionario entrante.

3.8.6 Inhabilidades e Incompatibilidades:

En las copropiedades que no sean comerciales o mixtas, el Revisor Fiscal queda excluido s贸lo de las inhabilidades o incompatibilidades especiales se帽aladas al efecto en la Ley 675; es decir, podr谩 ser copropietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto, y deber谩 ser Contador P煤blico En los dem谩s casos debe sujetarse a las inhabilidades o incompatibilidades determinadas por las normas legales y profesionales establecidas por los Art铆culos 48 a 50 de la Ley 43 de 1990 y el art铆culo 205 del C贸digo de Comercio, que le permitan una completa independencia y objetividad en su labor, adicionadas con las especiales para este tipo de entidades que consagra la citada Ley 675 de 2001 y que consisten en no ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto respecto del cual cumple sus funciones.

Es importante puntualizar que, as铆 como ocurre en el caso de los revisores fiscales de empresas comerciales, en las copropiedades este funcionario debe mantener absoluta independencia respecto de las actuaciones de la administraci贸n, en ning煤n caso, el revisor fiscal podr谩 participar en decisiones administrativas y menos ejecutarlas. Tampoco le est谩 permitido al revisor fiscal participar en las actividades de responsabilidad de la administraci贸n en cuanto se refiere a la preparaci贸n de la informaci贸n contable, cuya responsabilidad es exclusiva de aquella.

3.8.7 Funciones:

3.8.7.1 El art铆culo 57 de la Ley 675 de 2001 determina que los Revisores Fiscales de copropiedades deben cumplir las funciones establecidas en la Ley 43 de 1990 o las disposiciones que la modifiquen, raz贸n por la cual la Ley 675 de 2001 no establece funciones espec铆ficas para los Revisores Fiscales, debiendo remitirse a las funciones se帽aladas por el art铆culo 207 del C贸digo de Comercio. Debe entenderse dentro de las funciones establecidas en las dem谩s normas legales, las referentes a impartir recomendaciones a los administradores, atestar los documentos a que haya lugar, as铆 como la fiscalizaci贸n del cumplimiento de disposiciones relativas al sistema de seguridad social integral y la propiedad intelectual y derechos de autor.

3.8.8 Informes:

El dictamen es un informe en el que se expresa el juicio profesional del revisor fiscal sobre los asuntos sometidos a su fiscalizaci贸n, entre los que se encuentran los estados financieros, los actos de los administradores, la correspondencia, los comprobantes y los libros de actas, la evaluaci贸n del control interno y el cumplimiento de las normas legales, entre las que se integran los aportes al sistema de seguridad social integral, las de propiedad intelectual y derechos de autor. El dictamen sobre estados financieros deber谩 emitirse por lo menos una vez al a帽o al cierre del per铆odo y cada vez que se presenten rendiciones de cuentas de los administradores.

Las instrucciones son informes que debe emitir el Revisor Fiscal para lograr que los bienes sociales est茅n adecuadamente protegidos en relaci贸n con factores internos o externos, hist贸ricos o prospectivos y para lograr una estructura eficaz para el control de los mismos. Este informe se caracteriza por su oportunidad, es decir, se produce en el momento en que se requieren las instrucciones para el eficiente funcionamiento del sistema de protecci贸n de bienes sociales.

La denuncia de irregularidades es un informe que debe remitir el Revisor Fiscal al Gerente, al Consejo de Administraci贸n, a la Asamblea o a las entidades gubernamentales correspondientes en su orden, cuando se presenten irregularidades en la acci贸n administrativa. Este informe debe ser elaborado con oportunidad, es decir, en el momento en que normalmente se debieron identificar tales irregularidades.

La atestaci贸n es un informe que se orienta a otorgar fe p煤blica sobre la veracidad, fidedignidad y fidelidad de los datos contenidos en determinado documento, generando en tal documento una presunci贸n de veracidad y legalidad.

Debe producirse cada vez que se requiera y su contenido implica un testimonio sobre lo aseverado, por lo cual no es recomendable suplir la atestaci贸n con la simple firma sino m谩s bien describir el sentido y alcance de tal atestaci贸n.

Las certificaciones tributarias, corresponden a la atestaci贸n de las declaraciones tributarias, cuyo significado est谩 definido por el art铆culo 581 del Estatuto Tributario.

3.8.9 Evidencia y Prueba

Mediante documentos, que podr谩n consistir en cualquier medio apto para ser consultado, conservado y reproducido, la Revisor铆a Fiscal dejar谩 constancia de las labores adelantadas, de la evidencia obtenida y de los juicios realizados para emitir sus informes. Para este efecto tendr谩 derecho a que se le entregue copia o reproducci贸n de la evidencia examinada que considere pertinente. La documentaci贸n se preparar谩 de acuerdo con las normas propias de la Revisor铆a Fiscal.

Tales documentos son de propiedad del Revisor Fiscal, est谩n sujetos a reserva y no pueden consultarse o reproducirse sin su presencia o autorizaci贸n junto con la del Ente respectivo y deben conservarse por lo menos durante cinco a帽os, contados desde la fecha de emisi贸n de los informes respectivos.

3.8.10 Responsabilidades

La responsabilidad es una obligaci贸n de responder por las consecuencias de las conductas; en este caso las del Contador P煤blico en ejercicio de la Revisor铆a Fiscal. Estas responsabilidades se clasifican en: disciplinarias, contravencionales, civiles y penales.

Las responsabilidades disciplinarias se originan por la infracci贸n de las normas de 茅tica profesional y son sancionadas por la Junta Central de Contadores con castigos que pueden consistir en amonestaciones, multas, suspensi贸n o cancelaci贸n de la inscripci贸n profesional.

Las responsabilidades contravencionales se incurren por violaci贸n de la Ley cuando tal conducta no se tipifica como delito. Son sancionadas por los organismos de inspecci贸n, vigilancia o control, entre ellos las administraciones tributarias, y las sanciones consisten en multas, remoci贸n del cargo o interdicci贸n para el ejercicio de la profesi贸n.

Las responsabilidades civiles se originan cuando de hechos o negligencia relacionados con el ejercicio de la Revisor铆a Fiscal se causen da帽os a terceros, los cuales deben ser indemnizados patrimonialmente, siendo la justicia civil la encargada de determinar las cuant铆as de tales indemnizaciones.

La responsabilidad penal se incurre por violaci贸n de la Ley constituyente de delito en el ejercicio del cargo de Revisor Fiscal, siendo necesario que tal conducta sea intencionada o dolosa. Las sanciones se relacionan normalmente con privaci贸n de la libertad, debe ser calificada por la justicia penal.

La presente Orientaci贸n Profesional fue aprobada por la Sala Plena del Consejo T茅cnico de la Contadur铆a P煤blica, en su sesi贸n celebrada el 26 de febrero de 2008, con ponencia del C.P. Rafael Franco Ruiz, con el voto favorable de los Consejeros Jaime A. Hern谩ndez V., Carlos Alberto 脕ngel, Maria Victoria Agudelo V., Hector Julio Acevedo R., Rafael A. Franco Ruiz y Carlos Samuel G贸mez quien salv贸 su voto en los t茅rminos del documento que se anexa y que ser谩 publicado, en todo caso, junto a la presente Orientaci贸n Profesional.

Los efectos de este escrito son los previstos por el art铆culo 25 del C贸digo Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo y contra 茅l no procede recurso alguno

Bogot谩 D.C., febrero de 2008

RAFAEL FRANCO RUIZ
Presidente

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