Decreto 805 de 24-04-2013

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Publicado: 24 de abril de 2013

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Decreto 805
24-04-2013

“Por el cual se reglamenta el art铆culo 173 del Decreto 019 de 2012

El Presidente de la Rep煤blica de Colombia

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el art铆culo 189 numeral 11 de la Constituci贸n Pol铆tica y el art铆culo 173 del Decreto 019 de 2012.

Considerando

Que mediante el Decreto 019 de 2012 se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y tr谩mites innecesarios existentes en la administraci贸n p煤blica.

Que a trav茅s de la Ley 527 del 18 de agosto de 1999, se reconoci贸 en Colombia la validez jur铆dica y probatoria de los mensajes de datos.

Que el art铆culo 173 del Decreto 019 de 2012 modific贸 el art铆culo 56 del C贸digo de Comercio, autorizando a los comerciantes para llevar los libros de comercio en archivos electr贸nicos, siempre que garanticen en forma ordenada, la inalterabilidad, integridad y seguridad de la informaci贸n, as铆 como su conservaci贸n, de conformidad con las normas contables vigentes y aplicables al diligenciamiento de los libros de contabilidad.

Que as铆 mismo, el art铆culo 175 del Decreto 019 de 2012 modific贸 el numeral 7 del art铆culo 28 del C贸digo de Comercio, en el sentido de indicar que deber谩n inscribirse en el registro mercantil, a cargo de las C谩maras de Comercio, solamente los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios, y por lo tanto, los comerciantes no est谩n obligados a inscribir los libros de contabilidad en el registro mercantil.

Que en virtud de las disposiciones previstas en el Decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012 se reglament贸 el uso de la firma electr贸nica, consagrada en el art铆culo 7 de la Ley 527 de 1999.

Que de acuerdo con lo anterior, para los efectos de este decreto se reconoce la importancia de facilitarles a los comerciantes el uso de las distintas alternativas de firmas electr贸nicas disponibles.

Que para efectos de la adecuada aplicaci贸n del art铆culo 173 del Decreto 019 de 2012, se hace necesario que el Gobierno Nacional expida la reglamentaci贸n correspondiente en lo relacionado con el registro de los libros electr贸nicos.

Decreta

Art铆culo 1. Archivo Electr贸nico. Para efectos del presente decreto, se entiende por archivo electr贸nico cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electr贸nicos, 贸pticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservaci贸n de conformidad con el art铆culo 12 de la Ley 527 de 1999.

Art铆culo 2. Libros de comercio en medios electr贸nicos. Se entiende por libros de comercio en medios electr贸nicos, aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definici贸n de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los t茅rminos del presente decreto.

El registro de los libros de comercio en medios electr贸nicos deber谩 surtirse ante la c谩mara de comercio del domicilio del comerciante, de conformidad con las plataformas electr贸nicas o sistemas de informaci贸n previstos para tal efecto mediante las instrucciones que, sobre el particular imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. En todo caso, deber谩n sujetarse a lo dispuesto en este decreto y en el inciso 2掳 del art铆culo 56 del C贸digo de Comercio, de manera que se garantice la inalterabilidad, integridad y seguridad de la informaci贸n, as铆 como su conservaci贸n en forma ordenada.

El diligenciamiento y la veracidad de los datos de la informaci贸n registrada, ser谩n responsabilidad 煤nica y exclusiva del comerciante, de conformidad con las normas que regulan la materia.

Art铆culo 3. Inscripci贸n de los libros de comercio en medios electr贸nicos en las C谩maras de Comercio. Los libros de comercio en medios electr贸nicos, sujetos a dicha formalidad, deber谩n ser inscritos en la c谩mara de comercio correspondiente al domicilio de cada comerciante y para ello, las c谩maras de comercio a trav茅s de sus servicios registrales virtuales, habilitar谩n las plataformas electr贸nicas o sistemas de informaci贸n autorizados, de conformidad con los par谩metros se帽alados en el presente decreto.

Art铆culo 4. Registro de libros de comercio en medios electr贸nicos. Los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, que deban ser inscritos en el registro mercantil, podr谩n llevarse por medio de archivos electr贸nicos y para su inscripci贸n en el registro mercantil, deber谩n cumplir con los siguientes requisitos:

1. Inclusi贸n de un mecanismo de firma digital o electr贸nica, a elecci贸n del comerciante, en el archivo electr贸nico enviado para registro en los t茅rminos de la Ley 527 de 1999;

2. Inclusi贸n de un mecanismo de firma digital o electr贸nica por parte de la C谩mara de Comercio correspondiente. La c谩mara de comercio devolver谩 al solicitante el archivo electr贸nico a la direcci贸n electr贸nica que est茅 registrada. Para ello, deber谩 firmarlo y dejar constancia electr贸nica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo, por cualquier medio tecnol贸gico disponible.

3. Constancia electr贸nica expedida por la c谩mara de comercio correspondiente, de la siguiente informaci贸n:

- C谩mara de comercio receptora;聽 – Fecha de presentaci贸n del libro para registro;聽 – Fecha de inscripci贸n;聽 – N煤mero de Inscripci贸n;聽 – Identificaci贸n del comerciante o persona obligada a registrar;聽 – Nombre del libro, y;

- Uso al que se destina.

4. Al registrar un libro electr贸nico las p谩ginas del libro f铆sico que le antecedi贸, que no hubieran sido empleadas, deber谩n ser anuladas. Para efectos de lo anterior, deber谩 presentarse el libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador p煤blico, de conformidad con el procedimiento establecido en el art铆culo 126 del Decreto 2649 de 1993.

Art铆culo 5. Actuaciones sujetas a registro. Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera electr贸nica, el comerciante deber谩 solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente C谩mara de Comercio. En todo caso, el comerciante podr谩 elegir entre el registro en medios electr贸nicos o en medios f铆sicos. En el evento en que este decida utilizar los medios electr贸nicos, deber谩 firmar digital o electr贸nicamente, a elecci贸n del comerciante, la respectiva solicitud de inscripci贸n y el extracto o copia del acta correspondiente. Para los casos en que se elija la firma electr贸nica, se har谩 de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2364 de 2012.

Para los casos en que el comerciante decida hacer uso de la firma digital, deber谩 hacerlo mediante el uso de un certificado digital emitido por una entidad de certificaci贸n digital autorizada o acreditada en Colombia, quien garantizar谩 la autenticidad, integridad y no repudio del documento.

Para tal efecto, la c谩mara de comercio competente proceder谩 a registrar electr贸nicamente las decisiones y/o actuaciones sujetas a registro contenidas en tales actas, previa verificaci贸n de los requisitos de ley para su inscripci贸n. Asimismo, notificar谩 al comerciante a trav茅s de los mecanismos t茅cnicos que permitan garantizar la fecha y hora en que fue enviado, remitido o se encuentre disponible las actualizaciones registradas para que el comerciante proceda a su verificaci贸n.

Par谩grafo. La Superintendencia de Industria y Comercio fijar谩 el procedimiento y la forma de aplicaci贸n de lo dispuesto en este art铆culo.

Art铆culo 6. Orden consecutivo de los registros desarrollados en los libros de comercio inscritos. Para garantizar el orden en el desarrollo de los registros de los libros de comercio en medios electr贸nicos, se tendr谩 en cuenta el criterio cronol贸gico en su asentamiento, para lo cual las plataformas o sistemas electr贸nicos deber谩n incorporar un mecanismo de estampado cronol贸gico, cuya fuente sea la hora legal colombiana.

Art铆culo 7. Seguridad e inalterabilidad de la informaci贸n. Para efectos del presente decreto, las c谩maras de comercio deben garantizar que la informaci贸n contenida en el registro de libros electr贸nicos sea completa e inalterada de manera que su conservaci贸n cumpla con las siguientes condiciones, adem谩s de aquellas se帽aladas en el art铆culo 12 de la Ley 527 de 1999:

1. Que la informaci贸n que contenga sea accesible para su posterior consulta;

2. Que se garantice su integridad, confidencialidad, autenticidad y conservaci贸n, mediante la inclusi贸n del contenido del libro a registrar, en un sistema de conservaci贸n de mensajes de datos. Para este efecto, la c谩mara de comercio correspondiente deber谩 disponer de las aplicaciones, servicios y medios tecnol贸gicos que permitan el cumplimiento de este numeral;

3. Que la c谩mara de comercio garantice los mecanismos que impidan el registro de forma simult谩nea de un mismo libro, en medios. electr贸nicos o copia f铆sica. En cualquier caso, ser谩 responsabilidad del comerciante o de la persona obligada, escoger e informar a la c谩mara de comercio respectiva, si utilizar谩 el mecanismo f铆sico o electr贸nico para realizar el registro;

4. Que se verifique la autenticidad del libro objeto de registro, en medios electr贸nicos, de conformidad con los procedimientos de verificaci贸n de firmas digitales o electr贸nicas, seg煤n sea el caso;

Art铆culo 8. Sobre la inalterabilidad, integridad y seguridad de los libros inscritos. Las plataformas o sistemas electr贸nicos deber谩n incorporar un mecanismo de ‘firma electr贸nica o digital, a afectos de garantizar la autenticidad, integridad e inalterabilidad de los diferentes registros efectuados por parte de quien diligencia los libros de comercio electr贸nicos.

Los libros de comercio electr贸nico inscritos, deber谩n contar en sus registros con un mecanismo de firma digital o electr贸nica de las personas que intervengan en su diligenciamiento. Es responsabilidad de cada comerciante la provisi贸n de las firmas y estampas cronol贸gicas necesarias.

Las plataformas o sistemas electr贸nicos, deber谩n garantizar el cifrado de los datos que en estos se incorporan, a efectos de lograr la confidencialidad de la informaci贸n, que podr谩 ser consultada 煤nica y exclusivamente por el comerciante y/o por las autoridades judiciales y administrativas que requieran dicha informaci贸n para el cumplimiento de sus funciones.

Art铆culo 9. Servicios de archivo y conservaci6n de libros electr贸nicos. Las c谩maras de comercio podr谩n ofrecer aplicaciones y servicios basados en plataformas electr贸nicas o sistemas de informaci贸n, que permitan al comerciante crear libros electr贸nicos, registrar sus anotaciones, solicitar y registrar enmendaduras, siempre que garanticen los requisitos previstos en el art铆culo segundo del presente decreto.

Para estos efectos se deber谩 dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el presente decreto.

Par谩grafo Primero. Las condiciones para la prestaci贸n del servicio y su verificaci贸n ser谩n establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Par谩grafo Segundo. Las C谩maras de Comercio que ofrezcan este servicio deber谩n garantizar su disponibilidad y facilitar el acceso a sus contenidos a las personas debidamente autorizadas conforme a la ley o a la orden de autoridad competente.

Art铆culo 10. Oponibilidad. Los libros electr贸nicos de que trata el art铆culo 173 del Decreto 019 de 2012, son oponibles frente a terceros siempre que se inscriban en el registro mercantil, de conformidad con el procedimiento descrito en el presente decreto.

Art铆culo 11. Conservaci贸n de libros electr贸nicos. El comerciante que opte por el registro de libros en medios electr贸nicos, de que trata el art铆culo 173 del Decreto 019 de 2012, deber谩 garantizar, en todo caso, la conservaci贸n de los mismos, durante los t茅rminos previstos legalmente para ello.

Art铆culo 12. Validez probatoria de los registros de libros en medios electr贸nicos. Los libros registrados en medios electr贸nicos, en virtud del presente decreto, ser谩n admisibles como medios de prueba y, para su valoraci贸n, se seguir谩n las reglas de la sana cr铆tica y dem谩s criterios reconocidos legalmente para la apreciaci贸n de las pruebas, de conformidad con los art铆culos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999.

Art铆culo 13. Vigencia y derogatoria. El presente decreto rige a partir de su publicaci贸n.

Publ铆quese y C煤mplase,

Dado en Bogot谩 D.C. a los 24-04-2013.

El Ministro de Comercio, Industria y Turismo
SERGIO D脥AZ-GRANADOS GUIDA


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