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Retención en la Fuente sobre Salarios

¿Quiénes deben actuar como agentes de retención sobre pagos laborales?

La retención en la fuente sobre pagos laborales debe ser efectuada por toda persona natural, sucesiones ilíquidas, personas jurídicas (de derecho privado o público), sociedades de hecho y comunidad organizadas que llegue a efectuar dicha clase de pagos.

Cuando el pago sea efectuado por una persona natural no importa que sea o no comerciante, tampoco el nivel de activos o de ingresos que haya poseído en el año anterior. Lo anterior por cuanto la disposición contenida en el artículo 368-2 del Estatuto solo exige que la persona natural sea comerciante y con determinados niveles de ingresos y patrimonio para poder actuar como agente de retención en los pagos o abonos en cuenta mencionados en los artículos 392, 395 y 401.

La retención sobre pagos laborales se aplica en el momento del pago y no de su causación

A diferencia de los otros pagos a terceros que se realicen en las empresas del sector privado, los que se realizan por concepto de salarios son erogaciones en los cuales la retención en la fuente a título del impuesto de renta se debe practicar solamente en el momento de su pago y no en el momento de su causación. Fue hasta junio de 1992 cuando esas normas contemplaban que la retención en la fuente sobre pagos labores sí se practicaría en los “pagos o abonos en cuenta”. Pero el Art.140 de la ley 6 de 1992 derogó la expresión “abonos en cuenta” que estaban contenidas en tales normas.

En consecuencia, cuando cada mes en una empresa se tenga que causar el gasto por los salarios de un trabajador y tal salario es uno de los que arrojaría base gravable para que se le practiquen retenciones en la fuente, es necesario asegurar si ese salario va a ser o no pagado en ese mismo mes. Solo cuando haya de ser pagado se contabiliza, declara y paga a la DIAN tal retención.

Además, aun cuando no se hayan practicado retención en la fuente sobre salarios causados (y no pagados), estos serían deducibles en la renta del empleador siempre y cuando tal empleador haya pagado los respectivos aportes de seguridad social y parafiscales antes de la presentación de la declaración inicial de renta (ver Art. 108 y 664 del ET y Concepto DIAN 17312 de marzo 24 de 2004).

Se practica sobre todo tipo de pago laboral sea constitutivo o no de salario

Los pagos laborales que un empleador realiza a su trabajador (sea en dinero o especie) pueden catalogarse entre constitutivos de salario y no constitutivos de salario. Así lo establecen los artículos 127 y 128 del Código Sustantivo del Trabajo. Para que los pagos labores (constitutivos y no constitutivos de salario) puedan ser deducibles en la declaración de renta del empleador, se requiere que sean involucrados dentro del proceso mensual de retenciones en la fuente que el empleador ha de practicar cada mes en el momento en que cancele dichos pagos laborales. Solo se podrán detraer o restar aquellos que las normas señalen expresamente como “ingresos no gravados” (Artículo 126-1 y 126-4 del Estatuto Tributario) o como “rentas exentas” (Artículo 206 del E.T.).

Tratamiento especial para el pago de primas

Si se trata de la “prima legal de servicios” en el sector privado o la “prima de navidad” en el sector público, y al trabajador se le aplica procedimiento 1, ese pago se depura aparte. Si al trabajador se le aplica procedimiento 2, entonces se suma con los demás pagos laborales del mes. Si se trata de la prima legal de servicios en el sector público y de todas las demás primas distintas a la legal que se le cancelen a los trabajadores del sector privado, esas primas siempre se sumarán con los demás pagos laborales del mes (sea con procedimiento 1 o procedimiento 2) y se formará así una única base para retención en la fuente.

Normatividad

UVT del 2012:

Actualidad

Respuestas

Actualizado al 12 de septiembre de 2012

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