¿Contra qué datos se deben verificar los reportes de Medios Magnéticos 2005 de quienes fueron agentes de retención?

¿Contra qué datos se deben verificar los reportes de Medios Magnéticos 2005 de quienes fueron agentes de retención?

El próximo 21 de julio de 2006 comienzan a vencerse los plazos para que aquellas personas naturales y jurídicas (de todo tipo), que durante el año 2005 actuaron como agentes de retención de los impuestos nacionales administrados por la DIAN , y que no deben suministrar ninguna otra información del año 2005 exigida por tal entidad en las resoluciones 10141 a 10148 de oct. de2005 , suministraran a la autoridad tributaria nacional el detalle de esas retenciones que practicaron a terceros durante todo el año 2005.

En vista de lo anterior, es claro que quienes tienen la tarea de preparar esa información que ha de ser reportada a la DIAN deben tomar como principal punto de referencia los valores denunciados en todas las 12 declaraciones de retenciones en la fuente que fueron presentadas por cada uno de los meses del año gravable 2005, pues en teoría el reporte deberá coincidir con lo llevado a tales declaraciones

Nota: si quieres ilustrarte sobre la hoja de trabajo en la cual se podría recolectar esa información de las 12 declaraciones tributarias para a partir de tal hoja construir el “formato 1002” , consulta nuestro producto “ Actualicese en Medios Magnéticos Básico ”

Las declaraciones mensuales de retenciones no siempre incluyen la información exacta

Sin embargo, y como lo insinuamos en el párrafo anterior, el valor llevado a las declaraciones de retenciones en la fuente a lo largo del año 2005 no necesariamente pueden haber incluido la totalidad de las retenciones efectivamente practicadas durante dicho año y que se deben reportar a la DIAN , pues existirán algunos casos especiales en los cuales la retención sí fue practicada pero no fue reportada en la declaración. Para probarlo, pensemos en lo siguiente:

Supóngase que la empresa “Ejemplo S.A.” durante el mes de Febrero de 2005 practicó retenciones en al fuente a título de renta, al proveedor A, por un monto de $10.000.000 las cuales se declararon y pagaron. En el mes de Marzo de 2005 , las retenciones en la fuente de dicho mes practicadas a otro tercero (proveedor B) solo sumaron $4.000.000 y fue necesario en ese mismo mes de Marzo de 2005 reversar parte de la retención que había hecho en Febrero de 2005 al proveedor A (se reversan $8.000.000 porque se le efectuaron devoluciones en compras).

En consecuencia, la empresa “Ejemplo S.A.”, por el mes de Marzo de 2005, no presentó declaración de retenciones en la fuente, teniendo en cuenta que el saldo de su cuenta contable 2365-Retenciones en la fuente por pagar arrojaba un saldo débito de $4.000.000 (y tales saldos a favor se deben seguir arrastrando en la contabilidad hasta cuando surjan nuevas retenciones practicadas a terceros con los cuales ir haciendo las respectivas compensaciones; véase el art.5 del decreto 1189/88).

Además, sucedió que en los siguientes meses del mismo año 2005 no hubo más retenciones practicadas a terceros, por lo cual, hasta dic.31 de 2005, la cuenta del pasivo siguió arrojando ese mismo saldo débito de $4.000.000.

Haciendo un resumen de lo que hemos planteado hasta el momento, tendríamos el siguiente contraste:

Con lo anterior quedaría claro que aunque las declaraciones presentadas a la DIAN a lo largo del año 2005 hayan sumado $10.000.000, tal valor no sería el que se lleve al reporte de medios magnéticos en el formato 1002 , pues en el mismo irían solo los $6.000.000 efectivamente practicados a los terceros, valores que incluso les fueron certificados en marzo de 2006 cuando la empresa “Ejemplo S.A.”, les emitió su respectivo certificado anual por las retenciones practicadas durante el 2005, y que son también los mismos valores que esos terceros se tomaron como valores que restaban en sus respectivas declaraciones de renta 2005.

Se requiere hacer todas las verificaciones posibles

Así las cosas (y aunque este caso planteado pueda parecer extremo pero en todo caso posible), lo que queremos resaltar es que quienes tengan la tarea de preparar la información que ha de ser llevada al reporte de medios magnéticos 2005 no deben guiarse únicamente con la información llevada a las declaraciones de retenciones en la fuente a lo largo del año 2005, sino que deberán procurar examinar con más detalle del movimiento total de la cuenta “2365- retenciones en la fuente por pagar”, a nivel de tercero, y así poder tener más exactitud en cuanto a los valores que por retenciones efectivamente practicadas se hicieron durante tal año a cada tercero.

Lo aconsejable será verificar que el valor a reportar en el medio magnético a la DIAN coincida también con el certificado anual de retenciones 2005 que en Marzo de 2006 se le expidió a cada tercero.

Nota: recuérdese incluso que los certificados se deben expedir aun cuando el sujeto pasivo no se presente a solicitarlos; véase editorial anterior al respecto.

Si no se hacen la mayor cantidad de verificaciones posibles, y sucede que en los cruces de información con los demás reportantes, la DIAN encuentra inconsistencias entre lo que reporta uno y otro reportante, la sanción del art.651 del ET (regulada con la resolución 11774 de dic de 2005 ) recaerá sobre aquel reportante que haya informado cifras erróneas y deba por tanto entrar a corregirlas.

Nota: recuerda que en nuestro producto “Actualícese en Medios Magnéticos Premium ” se explican con detalle las formas en que la DIAN determinaría las sanciones por correcciones a la información de medios magnéticos.