¿Cómo se debe contabilizar el IVA en la adquisición de maquinarias industriales cuando se hace uso del beneficio contemplado en el art.485-2 del ET?

El art.485-2 del E.T., creado con el art.40 de la ley 788 de dic. de 2002, contempla un tratamiento especial, el cual es optativo , para el IVA de las maquinarias industriales que se adquieran (tanto por parte de las personas jurídicas como por parte de las personas naturales) solamente durante los años 2003, 2004 y 2005 (Nota: El inciso tercero de este art.485-2, que había sido adicionado con el art.8 de la ley 818 de julio de 2003, se entiende derogado pues el art.8 de la ley 818 fue declarado inexequible en abril de 2004)

Por tanto, para responder a la pregunta antes planteada se deben distinguir dos casos especiales:

•  Si quien adquiere la maquinaria industrial es un Responsable del IVA-Régimen Común:

Supóngase que la empresa EJEMPLO S.A. adquiere en enero 2 de 2004 una maquinaria industrial por 100.000.000 más un IVA del 16%, es decir, cancela un IVA de 16.000.000. Si la empresa se desea acoger al beneficio del art. 485-2 (y recalcamos que esto es algo optativo, es decir, que si no hace uso de este beneficio los únicos dos tratamientos alternativos que tendría para manejarlo sería el de llevarlo como mayor valor del activo y así someterlo a los ajustes por inflación y la posterior depreciación, o quizás llevarlo como descuento del impuesto de renta pero solo si la maquinaria fuese importada y la empresa perteneciere al sector de las industrias básicas del art.258-2 del ET) en ese caso la contabilización de dicho IVA se debe administrar por varias etapas así:

•  En el momento de la compra, en enero de 2004, la contabilización debe ser (supóngase que se le compró a una empresa Grande Contribuyente, autorretenedora de renta y autorretenedora de ICA, y por ello para efectos de simplificar nuestro ejemplo, no calculamos ningún tipo de retenciones en la fuente):

Código Cuenta Db Cr
135530 Impuestos descontables 16.000.000

152001 Maquinaria industrial 100.000.000

111005 Bancos 116.000.000

•  A partir de enero de 2004, la empresa debe empezar a “tomarse el beneficio”, es decir, trasladar el valor contabilizado en la cuenta 135530 hacia la cuenta “240802-Iva descontable” pero cumpliendo los siguientes parámetros:

•  Tomarse hasta un 50% de dicho IVA (es decir 8.000.000) en alguno (o algunos) de los bimestres que componen el primer año contado a partir de la fecha de compra (es decir, en los bimestres ene-feb/2004, o mar-abr/2004, o may-jun/2004, o jul-ago/2004, o sep-oct/2004, o nov-dic/2004). En todo caso, el bimestre o bimestres en los cuales decida ir amortizando esos 8.000.000, tienen que ser bimestres que arrojen “impuesto a cargo del periodo” (renglón 68 de los actuales formularios de IVA). Es decir, no se puede tomar el beneficio en bimestres que arrojan “saldo a favor del periodo” (renglón 69). Además, el valor a incluir como IVA descontable en el bimestre escogido no puede superar el valor del “impuesto a cargo del periodo”.

•  Tomarse hasta un 25% de dicho IVA (es decir 4.000.000) en alguno (o algunos) de los bimestres que componen el segundo año contado a partir de la fecha de compra (es decir, en los bimestres ene-feb/2005, o mar-abr/2005, o may-jun/2005, o jul-ago/2005, o sep-oct/2005, o nov-dic/2005). En todo caso, el bimestre o bimestres en los cuales decida ir amortizando esos 4.000.000, tienen que ser bimestres que arrojen “impuesto a cargo del periodo” (renglón 68 de los actuales formularios de IVA). Es decir, no se puede tomar el beneficio en bimestres que arrojan “saldo a favor del periodo” (renglón 69). Además, el valor a incluir como IVA descontable en el bimestre escogido no puede superar el valor del “impuesto a cargo del periodo”

•  Tomarse hasta un 25% de dicho IVA (es decir 4.000.000) en alguno (o algunos) de los bimestres que componen el tercer año contado a partir de la fecha de compra (es decir, en los bimestres ene-feb/2006, o mar-abr/2006, o may-jun/2006, o jul-ago/2006, o sep-oct/2006, o nov-dic/2006). En todo caso, el bimestre o bimestres en los cuales decida ir amortizando esos 4.000.000, tienen que ser bimestres que arrojen “impuesto a cargo del periodo” (renglón 68 de los actuales formularios de IVA). Es decir, no se puede tomar el beneficio en bimestres que arrojan “saldo a favor del periodo” (renglón 69). Además, el valor a incluir como IVA descontable en el bimestre escogido no puede superar el valor del “impuesto a cargo del periodo”

•  Si al finalizar el bimestre nov-dic de 2006, le quedaron saldos pendientes de amortizar en la cuenta 135530, dicho saldo se debe trasladar a la cuenta del activo (152001)

•  Si quien adquiere la maquinaria industrial es exclusivamente un productor de bienes excluidos del IVA (es decir, no es responsable del IVA y por ello no presenta declaraciones del IVA), y al mismo tiempo sabe que estará obligado a presentar declaración anual del impuesto de renta y complementarios por ese año en que hace la compra de la maquinaria.

Supóngase que la empresa EJEMPLO S.A. adquiere en enero 2 de 2004 una maquinaria industrial por 100.000.000 más un IVA del 16%, es decir, cancela un IVA de 16.000.000. Si la empresa se desea acoger al beneficio del art. 485-2 (y recalcamos que esto es algo optativo, es decir, que si no hace uso de este beneficio el único tratamiento alternativo que tendría para manejarlo sería el de llevarlo como mayor valor del activo) en ese caso la contabilización de dicho IVA se debe administrar por varias etapas así:

•  En el momento de la compra, en enero de 2004, la contabilización debe ser (supóngase que se le compró a una empresa Grande Contribuyente, autorretenedora de renta y autorretenedora de ICA, y por ello para efectos de simplificar nuestro ejemplo, no calculamos ningún tipo de retenciones en la fuente):

Código Cuenta Db Cr

135530 Impuestos descontables 16.000.000

152001 Maquinaria industrial 100.000.000

111005 Bancos 116.000.000

•  Al cerrar el año 2.004, y definir cual es su impuesto de renta a cargo, la empresa podrá amortizar el valor de los 16.000.000 desde la cuenta 135530 contra la cuenta del pasivo por pagar “240405 impuesto de renta vigencia corriente”. Sin embargo, se debe tener presente que el monto a tomarse como descuentos en la declaración de renta (que fue el renglón 86 en el formulario del 2003) tienen que conservar un determinado limite, el cual se estipula en el art.259 del ET. Por tanto, si al tratar de tomarse todos los 16.000.000 como descuento del impuesto de renta 2004 se descubre que, por efectos de conservar el limite, una parte de los 16.000.000 no se podía tomar como descuento del impuesto de renta, entonces dicho saldo se trasladará desde la cuenta 135530 hacia la cuenta del activo fijo (152001).