Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Al igual de lo que sucedió con los Reportes de Información Financiera del año 2007, de nuevo será Certicamara S.A. la entidad que emitirá los mecanismos de Firma Digital para que los Representantes Legales, Contadores y Revisores Fiscales de las sociedades obligadas a hacer reportes por el año 2008 a la Supersociedades puedan firmar digitalmente los dos documentos (“Certificación de los Estados Financieros” y las “Notas a los Estados Financieros”) que se entregarán con el Reporte Financiero.
Dicho mecanismo de Firma Digital se expedirá en forma gratuita pero solamente a los Representantes Legales, Contadores y Revisores Fiscales de las sociedades que a Diciembre de 2008 tenían condición de vigiladas y/o controladas.
Por consiguiente, las sociedades que estén en condiciones de simples “inspeccionadas” y que pueden quedar obligadas a enviar los Reportes de Información Financiera 2008 tendrán que firmar autógrafamente (con bolígrafo) los dos documentos antes mencionados y llevarlos hasta la sede más cercana de la Supersociedades.
Ahora bien, y de acuerdo con las Instrucciones que para el proceso de obtención y utilización de los mencionados mecanismos de Firma Digital se han publicado recientemente en el portal de Internet de Certicamara S.A, las sociedades que deban obtener los 3 mecanismos de firma digital deberán tomar en cuenta los siguientes pasos:
Esto se puede hacer en en el link especial que se diseñó en el Portal de la Supersociedades: https://superwas.supersociedades.gov.co/ActualizacionDatosSociedades/login.jsp.
En ese proceso de registro, que lo haría cualquier persona vinculada a la sociedad, se podrá autodefinir la clave de acceso a los sistemas de Certificamara y con la cual se podrá luego hacer el proceso de la descarga de los tres mecanismos de Firma Digital.
Si la sociedad ya efectuó su registro el año anterior, y no se han producido cambios en los datos de sus Representantes legales, Contadores y Revisores, se puede entonces obviar el paso 1 anterior.
En caso contrario, se deberá hacer una comunicación escrita por correo urbano a la Supersociedades adjuntando un Certificado de Cámara de Comercio donde se evidencien los nombres de los nuevos funcionarios
Una vez hecho el Registro, la persona de la empresa que autodefinió la clave de acceso al sistema antes aludida será la misma que podrá descargar los 3 certificados de firma digital y para ello deberá entrar al link.
Para ingresar a ese link, el sistema le solicitará unas credenciales de acceso (un nombre de usuario y una contraseña).
La contraseña de acceso a la plataforma de Certificación será la misma que se definió para la sociedad en el sistema de Información de Registro y Actualización de datos de la Superintendencia de Sociedades.
El nombre de usuario será:
Lo anterior deja en evidencia que si un mismo Representante Legal, o un mismo Contador o un mismo Revisor Fiscal son personas que deben obtener mecanismos de Firma Digital para firmarles los Documentos a diferentes empresas, por cada empresa deberá obtener un mecanismo de Firma Digital diferente pues el mecanismo de firma digital que le expidan está atado al número del NIT de la sociedad para la cual firmará.
Por tanto, en cada empresa respectiva le tendrán que descargar el mecanismo con el cual solo podrá firmar los Documentos de esa sola empresa.
Al momento de entrar al link del paso 3, y dar el nombre de usuario y la contraseña, se podrá ver si a la persona en cuestión ya se le había dado un Certificado anteriormente o si a penas lo va a generar por primera vez. En el primer caso, en la segunda casilla de un cuadro de diálogo que se abre, figurará la información: “Estado: Certificado” y por tanto al final de ese cuadro de diálogo lo único que se debe hacer es escoger la opción de “Descargar certificado” (véase un video explicativo diseñado por Certicamara.com).
Pero en el segundo caso, esa misma segunda casilla del cuadro de diálogo dirá “Estado: Pendiente de certificación” y por tanto al final del cuadro de diálogo se mostrarán las casillas para que se pueda generar el mecanismo, crear el password especial con el cual se manejará, y descargarlo al computador.
El certificado digital generado al final del proceso será un archivo con extensión p12 (por ejemplo: REP830084433.p12).
Si luego de haber descargado el mecanismo de Firma Digital al computador este se llega a perder, se puede volver a descargarlo las veces que sea necesario, en forma gratuita, siguiendo los pasos iniciales que indicamos en el punto 4 anterior.
Pero si lo que se llega a olvidar es la contraseña con que se maneja el mecanismo, en ese caso sí se deberá pedir a Certicamara S.A que genere uno nuevo y con el costo que ello implica ($540.000 más IVA).
Una vez se cuente con el mecanismo de Firma Digital, lo que primero se debe hacer es descargar el Documento en PDF denominado “contrato de adhesión” el cual se obtiene en el siguiente link.
Luego, se deberá descargar al computador un Software especial denominado “certifirma 5.0” el cual se obtiene en el siguiente link.
El documento de “contrato de adhesión” será el primero que se deba firmar digitalmente por cada uno de los 3 funcionarios de la empresa a los cuales se les dio mecanismo de firma digital (para ver un ejemplo de cómo se firma digitalmente tal documento, véase el video ilustrativo especial hecho por Certicamara).
Una vez se halla firmado digitalmente el “Contrato de adhesión”, cada uno del los 3 funcionarios que lo firmó digitalmente deberá entrar al siguiente link del portal de Certicamara.com y enviar dicho documento.
Los documentos de “Certificación de los Estados Financieros” y “Notas a los Estados Financieros” (los cuales se entregarán por el portal de la Supersociedades en el link cada uno de tales documentos), estos deberán contener las 3 distintas firmas digitales que se dieron para los 3 funcionarios de la empresa.
Para ver un video de cómo un mismo documento puede llegar a tener varias firmas digitales al mismo tiempo, se puede visitar el siguiente link.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
