Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Entre el 13 y el 24 de abril de 2009 se cumplirán los plazos para que todas las Personas Jurídicas, ya sea que declaren virtualmente o en papel, presenten su Declaración anual del Impuesto de Renta o su Declaración anual de Ingresos y Patrimonio por el año gravable 2008 usando para ello el formulario 110 diseñado por la DIAN.
(Nota: las únicas personas jurídicas que no presentan ninguna de las dos declaraciones antes mencionadas son aquellas calificadas como “no contribuyentes no declarantes”; ver artículo 11 del decreto 4680 de diciembre de 2008; también puedes consultar el capítulo 1 de nuestro producto educativo multimedia “Guía para la preparación y presentación de la Declaración de Renta de Personas Jurídicas año 2008”).
Pensando en el caso de aquellas Personas Jurídicas que aun no están obligadas a presentar su declaración en forma virtual y por tanto las continúan presentando en papel, es importante tener presente que no están forzosamente obligadas a conseguir el mencionado formulario 110 en papel en los puntos de venta autorizados por la DIAN pagando por él un costo de $6.000.
En efecto, como el artículo 4 de Ley 962 de julio de 2005 (conocida como Ley Antitrámites) dispuso que desde julio de 2006 en adelante las entidades públicas debían proveer gratuitamente a las empresas y ciudadanos los formularios para el cumplimiento de los distintos trámites por ellas administradas (ya fuese en papel o en formularios electrónicos). Es por eso que la DIAN, en el artículo 30 de su Resolución 2181 de Diciembre 29 de 2008 indicó que el formulario 110 que se usará para las declaraciones de renta del año gravable 2008 figura entre los que podrán diligenciar gratuitamente accediendo a los “Servicios Informáticos electrónicos” de tal entidad. El mencionado artículo dice lo siguiente:
“ARTÍCULO 30. Con el fin de facilitar el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, los formularios que se prescriben en los artículos 1 [formulario 110], 2 [formulario 210] , 3 [formulario 300], 4 [formulario 350], 5 [formulario 420], 8 [formulario 490], 9[formulario 410], 12 [formulario 500], 13[formulario 510], 14 [formulario 520], 16 [formulario 532], y 26 [formulario 690] de la presente Resolución estarán también disponibles en forma gratuita ingresando por Internet a la página web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en la dirección: www.dian.gov.co para su diligenciamiento e impresión a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, los cuales tendrán plena validez y autenticidad, en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley 962 de 2005. Una vez diligenciado el formulario a través del servicio informático electrónico e impreso, deberá firmarse si se trata de una declaración, para su presentación y pago en los bancos y demás entidades autorizadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para el efecto, y continuar el trámite administrativo cuando corresponda a obligaciones aduaneras y cambiarias. Cuando se trate del recibo oficial de pago en bancos sólo debe firmarse cuando el pago sea efectuado por un deudor solidario.”
Por tanto, para aquellas personas jurídicas que deseen aprovecharse de esa posibilidad, se tienen que agotar los siguientes pasos:
El representante legal, o el Contador o el Revisor Fiscal de la persona jurídica, por ser individuos que deben contar con su propio RUT, pueden entonces, cualquiera de ellos, entrar hasta el portal de la DIAN y crearse una “cuenta de usuario” (procedimiento que es totalmente gratuito) empleando para ello los últimos 13 dígitos que les figura en el código de barras de la parte superior de su propio RUT. En este paso ellos mismos se auto-asignarán una contraseña con la que podrán entrar a navegar para generarle formularios gratuitos tanto a la persona jurídica para la cual trabajan como para ellos mismos si así lo necesitan
Una vez creada esa “cuenta de usuario”, tienen que verificar si el computador desde el cual van a efectuar la operación de diligenciamiento de formularios (el cual puede ser un computador distinto cada vez que vayan a efectuar el proceso) es un computador que reúna unos requisitos mínimos. Para ello, el propio portal de la DIAN le hace esa verificación de requisitos al equipo (le informa qué configuración le tiene que hacer al navegador de Internet que esté utilizando, o si necesita adicionar otros tipos de software que no tenga el equipo tales como el “Java”, etc.).
Para un mejor desempeño en el proceso de conectarse al portal de la DIAN, es necesario contar con un computador adecuado y una conexión a Internet de banda ancha que cumpla unos requisitos mínimos. También se deberá tener una impresora de tinta (preferiblemente laser) con la cual se imprimirán el original y las dos copias del formulario ya diligenciado (no sirven las impresoras de cinta pues el formulario llevará impreso un código de barras que requiere ser nítido para que pueda ser leído con los lectores de código de barras en los bancos). Para más detalles, véanse los “requerimientos tecnológicos” que se mencionan para este proceso en el portal de la DIAN.
Agotados los pasos anteriores, se deberá entonces entrar directamente a la zona del portal de la DIAN conocida como “Servicios informáticos electrónicos”. Allí, en la casilla titulada “Organización” se escogerá la opción ”Nit” y en la casilla libre de la derecha se colocará el número del Nit de la persona jurídica a la cual le piensan diligenciar el formulario sin incluir su dígito de verificación (Nota: si alguna vez se desea diligenciar los formularios para las declaraciones del propio Representante Legal, o del propio Contador o del Propio Revisor Fiscal, en ese caso en la casilla “Organización” se escogerá la opción “a nombre propio”)
.
Luego, en la casilla de más abajo denominada “identificación” se escogería la opción “cédula de ciudadanía” y en la casilla libre de la derecha se colocará el número de cédula de ese Representante Legal, o del Contador o del Revisor Fiscal que pretenden diligenciarle el formulario a la persona jurídica.
A continuación, se hará click en el botón “contraseña” que figura en ese mismo pantallazo y es allí donde, mediante un teclado virtual que aparecerá en la pantalla y que se ejecuta usando el mouse del computador y no el teclado normal del mismo, el Representante, o Contador o Revisor Fiscal que está haciendo el proceso podrá digitar esa contraseña que él mismo se auto-asignó en el paso 1. Luego de digitada esa contraseña, se hará clic en el botón “Aceptar” y luego en el botón “Ingresar”.
Al llegar a este punto, la persona encontrará un menú en la parte izquierda con las opciones de los diferentes servicios informáticos que ofrece el portal de la DIAN. Por tanto, el que deberá escoger para poder cumplir con su propósito de diligenciar el formulario para la declaración de renta es el que se denomina “Diligenciar/Presentar”.
Al seleccionar esa opción, la pantalla que se abrirá le dejará escoger entonces el formulario que se piensa diligenciar (en este caso el formulario 110) y el año gravable al que pertenecerá el formulario (para nuestro caso, se escogería el año gravable “2008”). Seleccionado esos dos puntos, se dará entonces clic en el botón “buscar”.
En la pantalla que se abre a continuación, se seleccionará entonces la opción de “Inicial” y luego click en el botón de “continuar”. El portal de la DIAN informará que no se han encontrado borradores de ese formulario que se piensa diligenciar y que por tanto en el proceso que sigue se diligenciará por primera vez el borrador de ese formulario. Se debe dar entonces click en el botón “continuar”.
En esta parte del proceso, la persona tendrá en su pantalla los renglones del formulario 110 listos para ser diligenciados. Además, en los renglones en que se requieran cálculos automáticos (como sumas o restas), será el propio portal de la DIAN el que efectúe dichos cálculos (con ello hay menos riesgo de incurrir en errores aritméticos como los que sí se pueden presentar cuando el formulario que se esté diligenciado es el comprado en papel en las calles). Adviértase que en ese formulario 110 que se muestra en este punto del proceso, los renglones 5 a 12 y 88 a 94 serán diligenciados automáticamente por el portal de la DIAN pues corresponden a los datos del Nit de la persona jurídica y su razón social, al igual que los datos de su Representante Legal y su Contador o Revisor Fiscal, todos ellos datos que son tomados de la información que figuran en el RUT de la persona jurídica. Si alguno de esos datos ya no corresponde a la situación actual de la persona jurídica, entones se deberá primero actualizar el RUT y volver a efectuar todo este proceso.
Cuando se halla finalizado el proceso de diligenciar el formulario, en la parte final figurarán 3 botones especiales que son:
Ese archivo en PDF definitivo es el que se imprimirá en original y dos copias, se firmará con bolígrafo por parte de quienes deben firmarlo y se llevará hasta el banco para su respectiva presentación y pago (véase también nuestro editorial: “Declaraciones Tributarias con valor a pagar inferior a 41 UVTS se pueden presentar sin pago”).
Todo el proceso que acabamos de describir anteriormente para el caso de la declaración de una persona jurídica es el mismo que se deberá seguir si la declaración la piensa diligenciar una persona natural (en el formulario 110 o 210; esas declaraciones tienen hasta el mes de agosto de 2009 para ser presentadas). En ese caso, la persona natural, con su propio RUT, agotará los pasos 1 hasta 3 antes descritos y cuando llegue al punto 4, en la casilla “Organización” tiene que seleccionar la opción “a nombre propio”. Todos los demás pasos de allí en adelante son iguales a lo que antes explicamos para las personas jurídicas. Para más detalles sobre este proceso, puede consultarse también la Cartilla instructiva de la DIAN “Guía para el diligenciamiento de Documentos”.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
