5 Tips para llenar un Salón de Conferencias

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  • Publicado: 9 julio, 2008

En actualicese.com hemos organizado alrededor de 150 eventos virtuales, y por hacerlo nos conocen la gran mayoría de nuestros usuarios. Pero también hemos organizado una buena cantidad de eventos presenciales, que requieren de una logística y una preparación a prueba de nervios. Y ahí tenemos una experiencia invaluable.

Y ese es el tópico de este mensaje: la experiencia nos ha mostrado que hay 5 factores definitivos para llenar un salón de conferencias:

Primero: planear con inteligencia

Aparte de las obvias consideraciones (como tiempo, espacio, temario, etc.) que suponemos que usted ya tiene en cuenta, hay algunas que muchas veces se pasan por alto:

  • El ego es el mayor enemigo de un evento. El hecho de que haya conferencistas importantes, o el tema sea rimbombante, no garantiza que se pueda vender.
  • Un evento debe ser una actividad rentable. Algunos de los más curtidos organizadores de eventos hablan de rentabilidades del orden del 15% . Yo creo que un evento bien pensado, y pensado en el público objetivo, puede arrojar más del 25%. Nosotros lo hemos logrado, y cualquiera puede. En serio.

Segundo: tener responsables que sean… responsables

Como todo proyecto, al final el factor humano es la clave. Si se fracasa, puede haber muchos culpables, pero un sólo responsable. Y en mi experiencia, el fracaso en los eventos está estrechamente ligado a brincarse el primer punto (mencionado arriba). Mis tips:

  • Haga un «Mapa Mental» de las responsabilidades y marque en rojo los posibles puntos en donde puede irse al traste el proyecto.
  • Regularmente, la parte más sensible está en los patrocinios y recaudos. Recaudar dinero puede ser tarea para un novato; crear la estrategia para que ese dinero se recaude, definitivamente no. «Si quiere resultados profesionales, contrate profesionales», dice Seth Godin, un famoso consultor de marketing.
  • Entrene bien al personal de atención al cliente. La mayoría de comentarios negativos vienen de personas mal atendidas, aunque el calibre del conocimiento impartido haya sido alto. La técnica que más he usado ha sido elaborar listados con respuestas a las preguntas más frecuentes, los cuales pongo a memorizar a mi equipo de trabajo. Que lo reciten, si es necesario.

Tercero: tenga en cuenta TODAS las variables

  • Ojo: la alimentación y refrigerios son uno de los puntos más descuidados y generadores de comentarios negativos. Y eso es realmente frustrante, porque un pandebono y un café no tienen nada que ver con el valor académico que tanto nos esforzamos en generar. «Muy buenos los conferencistas, pero las empanadas estaban muy grasosas» es uno de los comentarios más recurrentes y dolorosos que puede recibir un orgnaizador de eventos.
  • Aunque no le guste el fútbol, consígase un calendario de la Eurocopa, la Copa Libertadores, la Copa del Mundo, los Olímpicos, etcétera. Sin querer queriendo podemos terminar programando un evento el día de una final entre Argentina y Brasil, echando a la basura todos los esfuerzos hechos. Obviamente esto no aplica sólo a los deportes: festividades locales, ferias, marchas, reinados y un larguísimo etcétera.
  • Cuando fije su presupuesto NO OLVIDE añadir un 15% para imprevistos. Si puede, un 20%.
  • Prefiera una locación con páneles expandibles, por si recibe más asistentes de lo que esperaba. Aunque suene optimista, esto es más frecuente de lo que parece, y es preferible pagarle un poco más a quien alquila el local que devolver a 20 asistentes de última hora «por que no tenemos asientos, que pena».
  • Los pequeños detalles son un mundo: escoja una locación que cuente con un video-beam, internet (preferiblemente banda ancha) y conector de sonido para portátiles. Además, nunca está de más un señalador láser con conexión USB al computador de la presentación, para que el conferencista se pueda mover. Esto es vital.
  • Las memorias ya pueden ser multimedia. Presupueste la grabación en video del evento, y después escriba al correo electrónico de los asistentes para ofrecerles un DVD por un costo adicional. Esto será muy apreciado y rentable. Creáme.
  • Aunque no pueda conseguir un locutor profesional o una reina de belleza, siempre tenga un Maestro(a) de Ceremonias. Le dá seriedad y caché.

Cuarto: el precio lo es todo

  • Excel ha sido siempre mi mejor amigo. Y en él regularmente creo 3 o 4 escenarios de venta. El primero invariablemente tiene un precio bajo y supone que venderé muchas sillas. El último es lo contrario. Como una receta de cocina, lo importante es encontrar el equilibrio perfecto que genere rentabilidad.
  • Aprendí que existe algo llamado el «Precio percibido», y no necesariamente era igual al Precio Real. Me explico: si alguien asiste a un evento donde percibe que debería costar menos de lo que pagó, será un asistente insatisfecho. Si es al revés, volverá y le recomendará a sus colegas. Y la mejor técnica para que el precio percibido sea mayor al real es dando calidad en todos los aspectos: en la promoción, conferencistas, temarios, etcétera.
  • No es necesario trasladar al asistente todos los costos del evento. Por ejemplo, para las memorias puede conseguir patrocinadores que paguen por los lápices, las fotocopias, los insertos, escarapelas y CDs acompañantes. Es barato y fácil de conseguir.

Quinto: «Sólo creo en Dios y en la Publicidad»

Esta fué una frase del Presidente de Hewlett-Packard en el año 2003, y demuestra claramente que para tener éxito, es absolutamnte necesario presupuestar rubros para promoción y publicidad. Los más conservadores separan un 20% para ello. Yo he usado hasta un tercio. Y las posibilidades son:

  • El convencional material POP (así le llaman los publicistas). Nos referimos a volantes, panfletos, plegables, afiches, pasacalles y pendones. Personalmente no me gusta gastar mi presupuesto en lapiceros, cuadernos de anotaciones y memorias, pues para esto siempre he conseguido patrocinadores. Al fin y al cabo, el valor percibido de estos elementos es bajo.
  • Correos físicos directos a bases de datos de interesados (una opción carísima pero muy efectiva).
  • Medios tradicionales de comunicación: radio, televisión (local o nacional a precios inalcanzables), prensa y freepress (reseñas en medios como información, no como publicidad).
  • Internet. Los tiempos cambian, y el email dirigido puede tener tanta efectividad como el Correo Directo, y un aviso en una página web tanta efectividad como una cuña radial. De hecho, por la relación costo-beneficio de Internet la mayor parte del presupuesto termino invirtiéndolo por este medio, y los resultados saltan a la vista, por 3 razones:
    • Los resultados se ven más rápido
    • Los resultados son medibles y se pueden monitorear
    • Es económico.

actualicese.com también presta servicios de asistencia en el anuncio y promoción de eventos. Aquí puedes ver cómo. La experiencia que hemos ganado es grande, y si estás pensando en promocionar en serio tu evento, deberías darte una pasada por nuestro catálogo de soluciones de pauta.

Hasta la próxima,

Andrés Felipe Merchán
Gerente Comercial
actualicese.com

Realizar inadecuadamente el reporte de información exógena o no presentarlo,
puede ocasionar cuantiosas sanciones hasta de 15.000 UVT ($534.105.000 por el año gravable 2020)

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