9 recomendaciones para cotizar a seguridad social y evitar sanciones pecuarias

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  • Publicado: 6 agosto, 2019

Conozca, entre otros aspectos, cómo debe cotizar a seguridad social una persona con salario integral, un aprendiz o un trabajador independiente, y cuántas planillas existen para hacerlo. A continuación, presentamos las 9 recomendaciones más importantes al momento de pagar la seguridad social.

Aspectos que modificó el PND 2018 – 2022 sobre el pago de seguridad social

Los pagos de seguridad social también fueron ajustados por la Ley 1955 de mayo 25 de 2019, a través del artículo 193, en lo que respecta a los aportantes que obtienen ingresos mensuales por debajo de un salario mínimo a través de un contrato de trabajo o de prestación de servicios.

Desde esa fecha se habla del “piso de la protección social”, el cual busca exonerar de la cotización a seguridad social a aquellas personas que no alcancen ingresos mensuales equivalentes a un salario mínimo porque trabajan solo por días, pero sí se les obliga a estar en el régimen subsidiado en salud y en el servicio de beneficios económicos periódicos –BEPS–. Para leer más sobre este tema, consulte nuestro análisis: Piso de protección social para trabajadores independientes con ingresos inferiores al salario mínimo.

Eliminación de la retención de aportes a seguridad social a cargo de las empresas 

El Plan Nacional de Desarrollo por la vigencia 2018 – 2022 fue expedido por la Ley 1955 de 2019, el cual, entre otros aspectos, se encargó de eliminar la retención de aportes a seguridad social para contratantes de prestadores de servicios, disposición que en su momento fue establecida en el Decreto 1273 de 2018. 

Recordemos que en la actualidad este tipo de trabajadores pueden realizar sus respectivos aportes a seguridad social mes vencido, sobre el 40 % del ingreso obtenido mensualmente.

Tope máximo de aportes a seguridad social por trabajador independiente 

La Resolución 736 del 26 marzo de 2019 contiene, entre otros aspectos, las 15 planillas utilizadas para realizar el pago de la seguridad social de acuerdo con el tipo de cotizante.  

La planilla tipo I, por ejemplo, es diligenciada por los trabajadores independientes, los cuales, a su vez, en caso de que califiquen como prestadores de servicios, deben cotizar al sistema integral de seguridad social sobre el 40 % de lo percibido mensualmente, es decir: salud 12,5 %, pensión 16 % y ARL (si es nivel I) 0,52 %. Como se puede observar, este tipo de trabajadores asumen el 100 % del pago de la seguridad social, situación que no ocurre con el trabajador dependiente, porque una parte es asumida por la empresa.  

El valor equivalente a 25 salarios mínimos es el tope sobre el cual se debe cotizar a seguridad social en Colombia, indistinto del tipo de trabajador. Por lo tanto, la persona que perciba 30 salarios mínimos, como bien se menciona en la consulta, tendrá una parte que no se verá afectada por el pago en mención.

Liquidación de aportes a seguridad social por fracción de mes 

Pagar la seguridad social por fracción de mes sí es posible, pero solo en aquellos casos en los que el trabajador no ingresa a la empresa el primer día del mes, ni finaliza sus labores el último día del mismo. 

Es de igual importancia para las empresas el conocer que la afiliación del trabajador al sistema integral de seguridad social debe realizarse antes de que la persona comience a desarrollar las actividades asignadas, porque en caso de presentarse un accidente de trabajo dentro o por fuera de la empresa, será esta última la encargada de responder por todos los pagos que se desprendan de la ocurrencia del siniestro.  

Otro punto que también debe ser contemplado al momento de liquidar la seguridad social es que los aportes deben pagarse tomando todos lo meses como si fueran de 30 días. Por lo tanto, si una persona ingresa el día 25 de un determinado mes, solo tendrá la cotización del equivalente a cinco (5) días.

Aportes a salud por empleados que devengan un salario integral 

Según lo dispuesto en el artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–, en la firma de un contrato de trabajo puede ser pactado el pago de un salario integral (cifra que no puede estar por debajo de los 13 salarios mínimos) y que el 30 % haga parte del factor prestacional.  

Esta distinción de la parte que corresponde al factor prestacional es importante, porque para realizar la cotización a seguridad social dicho componente no es tomado en cuenta, de manera tal que la liquidación solo se hace sobre el 70 % restante, pues así lo dispuso el artículo 5 de la Ley 797 de 2003. 

Incidencia de la variación de la tasa de desempleo en la contratación de aprendices 

Según el número de trabajadores, algunas empresas se encuentran obligadas a vincular aprendices bajo la figura del contrato de aprendizaje, pero estas personas no reciben salario, sino una cuota de sostenimiento, que varía de acuerdo con la etapa en la cual se encuentra el aprendiz (es decir, lectiva o productiva) y con la variación que presente la tasa desempleo al cierre de cada año, información que es de vital importancia, pues a partir de dicha variable se determina qué porcentaje del salario mínimo se debe pagar; dudas que pueden ser despejadas en su totalidad haciendo la lectura de la Ley 789 de 2002. 

Por otra parte, y no menos importante, la empresa debe tener claro que en la fase productiva el aprendiz debe ser afiliado a la EPS y la ARL, cotizaciones que deben ser asumidas en su totalidad por la entidad patrocinadora.  

Tipos de planillas para liquidar aportes a seguridad social 

Existen alrededor de 15 planillas para efectuar aportes a seguridad social, de acuerdo con lo descrito en la Resolución 736 del 26 marzo de 2019 

La planilla tipo E es utilizada por las empresas para pagar la seguridad social de los trabajadores, y la tipo I por los independientes, la cual se resalta porque se considera que es la de mayor uso. 

Es importante tener un adecuado manejo de este tipo de documentos, por ejemplo, al momento de reportar las novedades de ingreso y retiro de cada afiliado, porque de lo contrario el aportante puede ser sancionado por la generación de moras por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales –UGPP, entidad que precisamente fue creada para controlar el pago efectivo de seguridad social y parafiscales.

Consecuencias de no cotizar a seguridad social por parte del empleador 

No pagar la seguridad social de los trabajadores por parte de la empresa es un grave error, porque si por ejemplo el trabajador se incapacita o lo que es peor, muere en un accidente de trabajo, la entidad debe asumir todas las prestaciones económicas que se desprendan del siniestro.  

También se expone a tener que asumir el pago de sanciones de carácter pecuario en caso de una auditoría por parte de la Unidad Administrativa de Gestión Pensional y Parafiscales –UGPP.

Período de prueba en un contrato de obra o labor 

El contrato de obra o labor, de igual manera, genera para la empresa la obligación de pagar todas las acreencias laborales que se desprenden de este tipo de vinculaciones, como es el caso de la afiliación a seguridad social, pago de prestaciones sociales, entre otros. 

Por lo tanto, resulta incorrecto pensar que la empresa puede ahorrar un dinero al no tener que pagar la seguridad social del trabajador por tratarse del período de prueba, pues incluso puede tener que llegar a pagar más de lo estimado, en caso de que la persona muera como consecuencia de un accidente de trabajo. 

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