A qué nivel de detalle se deberían asentar las cifras en los libros oficiales?

En Colombia, la mayoría de los entes económicos están obligados a efectuar el registro de sus operaciones utilizando para ello el catálogo de cuentas definido en el decreto 2650 de 1993, plan que se conoce con el nombre genérico de “Plan Único de Cuentas para Comerciantes”.

Para el entendimiento de la estructura con que se utiliza dicho Plan Único, el art.14 del decreto 2650 menciona que la codificación del catálogo de cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes niveles:

• el primer dígito identifica “la clase”
• los dos primeros dígitos identifican “el grupo”
• los cuatro primeros dígitos identifican “la cuenta” y
• los seis dígitos (o más, si el ente los utiliza) corresponden a “las subcuentas”

Como consecuencia de lo anterior, a la hora de imprimir los libros oficiales o de resumen (ej: el libro diario o el libro mayor), algunos contadores deciden hacer los registros mensuales de las operaciones programando sus software para que el detalle de los mismos sea como máximo el de las cuentas de dos dígitos. Otros lo hacen con las cuentas a cuatro dígitos, y otros lo hacen inclusive con las cuentas a 6 dígitos.

¿Qué dicen las normas?

Al respecto, no hay norma que específicamente señale con qué grado de detalle de las cuentas (si a dos, cuatro o seis dígitos) se deberían asentar las operaciones en los libros oficiales. Sin embargo, si se lee lo dispuesto en el numeral 2 del art.125 del decreto 2649 de 1.993, norma que establece la forma de llevar los libros oficiales, podríamos encontrar una guía para este asunto.

En efecto, la norma antes invocada establece que los libros deben servir para

“establecer mensualmente el resumen de todas la operaciones por cada cuenta , sus movimientos debito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos” (el resaltado es nuestro)

Conforme a lo anterior, y recordando que en la codificación del catálogo de cuentas los primeros cuatro dígitos identifican “la cuenta”, sería valido afirmar que la postura mas razonable en cuanto a definir el grado de detalle con que se deben imprimir los libros oficiales es que los mismos se deberían imprimir como mínimo a nivel de las cuentas de cuatro dígitos.

Esta posición favorecería además otros procesos de verificación de información, ya que por ejemplo, si se requiere examinar la cuenta del “IVA por pagar” y cruzar sus saldos con los valores que se han llevado a las declaraciones bimestrales, el dato a examinar es la información registrada para “la cuenta 2408”. Si en el libro oficial se registran las operaciones solo a nivel de las cuentas de dos dígitos, en ese caso solo nos podríamos encontrar con los registros de la cuenta “24”, y la misma abarca muchos otros diferentes impuestos distintos al del IVA con lo cual se dificulta el trabajo de verificación

Un último Consejo

Indistintamente del grado de detalle con que se decidan llevar los libros oficiales, es importante recordar que debería haber el mismo nivel de detalle tanto en el libro diario como en el libro mayor, pues en algunos casos se ha podido comprobar como en el libro diario se totalizan las operaciones para las cuentas a nivel de cuatro dígitos, pero luego en el libro mayor lo hacen a nivel de las cuentas de dos dígitos y ello dificulta el proceso del cruce de información entre un libro y otro, pues el primero (el libro diario) es el que alimenta al libro mayor.