Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Al aproximarse el límite establecido por la ley para la realización de las reuniones ordinarias del máximo órgano social, es necesario conocer los aspectos generales que rigen y orientan la celebración de asambleas de accionistas y juntas de socios.
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La asamblea general de accionistas y la junta de socios son el máximo cuerpo social de una empresa; se integra por los accionistas inscritos ante la Cámara de Comercio en el libro registrado con el mismo nombre y por aquellos que, de conformidad con los estatutos, puedan deliberar según el tipo de acciones que posean.
La asamblea y la junta tomarán las decisiones más relevantes que conciernen al órgano social en temas relacionados con reformas estatutarias, establecer reservas, nombrar y remover a los miembros de junta directiva y las demás referidas en los estatutos y en las disposiciones que regulen la materia.
Las funciones del máximo órgano se determinarán según el tipo de sociedad constituida; sin embargo, se tendrán como funciones generales –según lo dispuesto por los artículos 187 y 420 del Código de Comercio– las de disponer de las utilidades generadas, fijando el monto, la forma y los plazos para pagar los dividendos; podrán transformar o fusionar la sociedad si así lo consideran pertinente. Tienen la facultad de aprobar las reformas a los estatutos, que sean estudiadas y que evidencien progreso al ente societario; están autorizados para crear reservas ocasionales que contribuyan a evitar crisis económica o que busque el crecimiento de la persona jurídica. Están facultados para elegir y remover, asignar honorarios o salarios de personas que sean necesarias para el ente societario, según los estatutos y las leyes; cuentan con la autoridad para aprobar o improbar los balances, las cuentas, los estados financieros, los inventarios de fin de ejercicio como también los informes que deban sustentar los administradores o los representantes legales. De igual forma, podrán valorar los informes presentados por los administradores, donde se evidencie el estado de los negocios sociales, las unidades de negocio e inversiones; podrán darle el mismo trámite al informe que presente el revisor fiscal. Tendrán la potestad de autorizar la inscripción de las acciones de la sociedad; y tomarán, en general, las medidas que exijan el cumplimiento del contrato social y estén dirigidas a garantizar el interés común de los accionistas, conforme a las leyes vigentes y sus propios estatutos.
“ARTÍCULO 187. FUNCIONES GENERALES DE LA JUNTA O ASAMBLEA DE SOCIOS. La junta o asamblea ejercerá las siguientes funciones generales, sin perjuicio de las especiales propias de cada tipo de sociedad:
1) Estudiar y aprobar las reformas de los estatutos;
2) examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores;
3) disponer de las utilidades sociales conforme al contrato y a las leyes;
4) hacer las elecciones que corresponda, según los estatutos o las leyes, fijar las asignaciones de las personas así elegidas y removerlas libremente;
5) considerar los informes de los administradores o del representante legal sobre el estado de los negocios sociales, y el informe del revisor fiscal, en su caso
(…)”.
La convocatoria es una parte esencial dentro del proceso referido, pues tiene la finalidad de citar al máximo órgano social para que se reúnan en una hora, un lugar y una fecha determinada; con el propósito de aprobar los estados financieros del ejercicio del año anterior, conocer el estado general de la empresa, escuchar un informe de gestión de sus administradores, elegir o confirmar el nombramiento de quienes desempeñan cargos que permiten y aseguran el cumplimiento del objeto social, tales como administradores, juntas directivas o revisor fiscal.
Se podrá convocar a reuniones ordinarias y extraordinarias. En las primeras, la asamblea general de accionistas tratará lo relacionado con el examen de los estados financieros, informes de los administradores, proyectos de distribución de utilidades e informes del revisor fiscal de la compañía, elecciones y aquellos asuntos determinados por la ley o por los estatutos sociales; si dentro de la norma societaria no se estipula el proceso para citar al máximo órgano social, este se deberá hacer mediante un aviso en un diario de amplia circulación en el domicilio principal de la empresa, como lo determina el artículo 424 del Código de Comercio.
Las segundas, se desarrollarán por convocatoria de la junta directiva, del gerente o del revisor fiscal, o por quien tenga la calidad de representante legal, administrador o liquidador, según los estatutos; se llevarán a cabo cuando lo exijan las necesidades de la administración o por orden de la superintendencia que regule la actividad de la sociedad; también podrá realizarse cualquier día, en cualquier lugar, cuando se encuentre reunida la totalidad de los socios o cuando lo solicite un número plural de accionistas que representen no menos de la cuarta parte del capital social según lo indicado en el numeral 3 del artículo 423 del Código de Comercio.
Dentro de los estatutos de cualquier sociedad se podría establecer la forma en que se debe realizar la convocatoria; se puede realizar por medio de correspondencia, correo electrónico, fax, etc., siempre que el medio de comunicación empleado permita una citación que garantice a todos los interesados deliberar y decidir. Es necesario que, al utilizar algún medio de notificación, se registre constancia que compruebe la debida convocatoria, como lo expone el Concepto 2006003648-001 del 16 de marzo de 2006, proferido por la Superintendencia Financiera.
“En efecto, se considera que el medio de comunicación que se utilice puede ser cualquiera, siempre y cuando del mismo se pueda obtener una prueba, como el fax o las grabaciones magnetofónicas que son citados a manera de ejemplo por la respectiva norma, en los cuales se pueda verificar la hora, el mensaje (contentivo de las opiniones o decisiones de los miembros), y el originador del mismo.
En caso de que en los estatutos no fije el procedimiento de la convocatoria, esta se efectuar mediante aviso que será publicado en un diario oficial y de alta circulación en el domicilio de la sociedad”.
Es de anotar que los socios no tienen la facultad de convocar directamente a las reuniones a menos que se requiera proponer una acción social de responsabilidad, la cual se encuentra contenida en los artículos 24 y 25 de la Ley 222 de 1995. Sin embargo, se les permite a los accionistas de la S. A. S. convocar a reuniones extraordinarias, siempre que sea autorizado por los estatutos.
“Artículo 25. ACCIÓN SOCIAL DE RESPONSABILIDAD. La acción social de responsabilidad contra los administradores corresponde a la compañía, previa decisión de la asamblea general o de la junta de socios, que podrá ser adoptada, aunque no conste en el orden del día. En este caso, la convocatoria podrá realizarse por un número de socios que represente por lo menos el veinte por ciento de las acciones, cuotas o partes de interés en que se halle dividido el capital social (…)”.
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