ABC de las asambleas de accionistas y juntas de socios (II): esto debe saber para ejecutarlas

“Las personas que se encuentran facultadas para convocar a estas reuniones ordinarias son las enunciadas en los estatutos sociales; como regla general, el representante legal es quien notifica a los asociados”Tweet This

En anteriores editoriales abordamos algunos aspectos generales de las asambleas de accionistas y juntas de socios; no obstante, se hace necesario continuar con lo referente a ellas, debido a la gran importancia de las mismas y más cuando se acerca el límite para que se efectúen o desarrollen.

Quiénes están facultados para convocar a reuniones ordinarias y extraordinarias

Las personas que se encuentran facultadas para convocar a estas reuniones ordinarias son las enunciadas en los estatutos sociales; como regla general, el representante legal es quien notifica a los asociados; igualmente, lo hace el administrador. No obstante, también puede convocar el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes, de acuerdo con los estatutos, ejerzan o detenten esas funciones.

Las reuniones extraordinarias podrán convocarlas el revisor fiscal, la Superintendencia de Sociedades, la entidad de control permanente sobre la sociedad y quienes tenga la calidad de miembros de junta directiva, liquidador, representante legal o quien sea indicado por los estatutos.

Antelación a la convocatoria

El inciso primero del artículo 424 del Estatuto Mercantil estipula que la notificación de aviso de desarrollo de la reunión para la aprobación de balances de fin de ejercicio debe ser realizada con una antelación de no menos de 15 días hábiles, para los demás casos bastará con efectuarse dicho aviso con una anticipación de 5 días calendario.

Para las Sociedades por Acciones Simplificadas –S. A. S.– la convocatoria será enviada a todos los accionistas por el representante legal, con una antelación mínima de 5 días hábiles; siempre que en los estatutos no se determine algo distinto.

“(…) Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes”.

Es importante tener presente que no se tendrán en cuenta, para efectos de la antelación o términos de la notificación, el día de la convocatoria ni el día de la reunión; además, si en la empresa determinada laboran los días sábados, estos se tomarán como días hábiles para efectos del aviso.

Contenido de la convocatoria

La convocatoria debe contener:

• Nombre de la sociedad
• Nombre y clase del órgano que convoca
• Fecha de la reunión
• Dirección de la reunión
• Ciudad y hora de la reunión
• Especificación del orden del día, siempre que sea efectuada para una reunión extraordinaria. Para los casos en los que se deba tratar asuntos relacionados con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 222 de 1995 es necesario que se incorpore en el orden del día lo referente a la fusión, escisión, transformación o cancelación de la inscripción en el Registro Nacional de Valores o en bolsa de valores, destacando la facultad que tienen los socios a ejercer el derecho de retiro, previsto en el artículo 12 de la misma disposición.
• Si en la reunión se pretende aprobar estados financieros, es necesario indicar a los asociados que pueden ejercer el derecho de inspección y pueden observar todos los documentos de la sociedad, referentes a las comprobaciones y a las cuentas sociales.

“Artículo 12. EJERCICIO DEL DERECHO DE RETIRO.

Cuando la transformación, fusión o escisión impongan a los socios una mayor responsabilidad o impliquen una desmejora de sus derechos patrimoniales, los socios ausentes o disidentes tendrán derecho a retirarse de la sociedad.

En las sociedades por acciones también procederá el ejercicio de este derecho en los casos de cancelación voluntaria de la inscripción en el Registro Nacional de Valores o en bolsa de valores(…)”.

• La dirección y el lugar específico donde se realizará la reunión, sin importar que la notificación sea para una reunión de categoría ordinaria, la cual se desarrolla en el domicilio principal de la sociedad, ya que reúne al máximo órgano social. Para el caso de las S. A. S., la asamblea se reunirá en su domicilio principal o fuera de él, siempre que se cumplan los requisitos de la convocatoria y los requisitos del quorum.

Efecto de realizar una inadecuada convocatoria

No cumplir con el debido proceso al momento de convocar genera ineficacia, nulidad e inoponibilidad en las decisiones sociales, pues no producirán efecto jurídico; el artículo 190 del Código de Comercio establece que las decisiones que se tomen en la celebración de la reunión y que sean producto de la inadecuada aplicación del artículo 186 del mismo estatuto será ineficaces, sin necesidad de la existencia de una declaración judicial.

“ARTÍCULO 190. <DECISIONES INEFICACES, NULAS O INOPONIBLES TOMADAS EN ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS>.  Las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces; las que se adopten sin el número de votos previstos en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas; y las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 188, serán inoponibles a los socios ausentes o disidentes”.

Derecho de inspección

El derecho de inspección otorga a los socios la facultad de observar libremente, o a través de sus representantes o apoderados, los libros y papeles de la sociedad, como lo indica el artículo 48 de la Ley 222 de 1995.

“ARTÍCULO 48. DERECHO DE INSPECCIÓN.  Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que, de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad”.

Papeles y documentos sujetos a inspección

• Libros de actas del máximo órgano social.
• Libros de registros de socios o accionistas.
• Correspondencia relacionada con los negocios.
• Libros de contabilidad.
• Comprobantes y soportes de contabilidad.
• Estados financieros.
• Libros de actas de junta directiva.
• Informe del representante legal.
• Informe de revisor fiscal.
• Proyecto de distribución de utilidades.

Tipo de sociedad	Término del derecho de inspección	Facultado
Colectiva, en comandita simple y de responsabilidad limitada.	En cualquier momento.	Socios, socio gestores – comanditario o su representante.
Anónima y en comandita por acciones.	Dentro de los 15 días hábiles anteriores a la reunión de asamblea general donde se presentarán los balances de fin de ejercicio.	Accionistas, socios gestores y comanditarios.
Sociedades por Acciones Simplificadas –S. A. S.–	Podrá ser ejercido durante los 5 días hábiles anteriores a la reunión, a menos que en los estatutos se convenga un término superior.	Accionistas.

Material relacionado:

• [Comercial] Asamblea de accionistas y junta de socios: realice una correcta convocatoria
• [Laboral] ABC de las asambleas de accionistas y juntas de socios (I): esto debe saber para ejecutarlas