Actividades anteriores a diciembre 31 que tienen incidencia fiscal – Gabriel Vásquez Tristancho

Hay trámites que tienen efectos fiscales delicados que no se pueden dejar para la siguiente semana, que ya sería 01 de enero de 2018. Es un asunto complejo en una planeación de cierre contable y fiscal. Aunque lo repetimos varios años seguidos, no sobra advertir nuevamente que algunos asuntos sí o sí hay que desarrollarlos antes de diciembre 31.

En el área de tesorería, los cheques girados y no cobrados podrían generar algunos cruces fiscales con inconsistencias, por ejemplo, la cancelación de una factura que no fuere incluida en la contabilidad de todas las partes intervinientes, presenta asimetrías en los medios magnéticos, retenciones en la fuente a pagar en unos casos y a favor en otros, para solo citar algunos inconvenientes.

En el área de inventarios, es necesario revisar las mercancías remitidas, facturadas y no recibidas por los clientes antes de diciembre 31 de 2017. Con lo anterior no se busca obstaculizar el normal desarrollo de las actividades, sino que se trata no caer en el error de aumentar las ventas, generar comisiones, IVA generado, retenciones a favor, contabilizados y luego en enero tener que anular los documentos que no fueron ni recibidos ni tramitados por los clientes antes de diciembre 31. Lo mejor es conciliar con dichos clientes importantes desde ahora y no en enero de 2018 cuando los sistemas contables, inventarios físicos, retenciones a pagar, ya fueron conciliadas y en algunos casos han sido revisados preliminarmente con medios magnéticos.

Respecto a los trámites notariales, es necesario tener en cuenta que las notarías no pueden cambiar fechas el 01 de enero de 2018, pues tienen controles estrictos. Algunos documentos como las escrituras públicas requieren de numeración y control ante la Superintendencia de Notariado al cierre del año. Son ejemplos las transacciones con inmuebles, donaciones, entre otros. Esta misma situación se presenta para algunos trámites ante las cámaras de comercio.

También se encuentran los cambios de fecha de facturas, egresos y recibos de caja que se hacen por el sistema contable al corte calendario sin posibilidad de violar reglas de seguridad informática o que cuando se hacen se dejan evidencias de auditoria muy delicadas. Se deben prever los casos de recepción de ingresos, emisión de facturas, pagos de facturas, pagos electrónicos, que son comunes al cierre de mes pero que si se dejan para el año siguiente tendrían otros efectos fiscales en tributos anuales.

Aunque se podrían efectuar conciliaciones fiscales, este tipo de errores no están contemplados por la Ley 1819 de 2016 como correcciones de bases fiscales desde los nuevos marcos normativos contables.

Finalmente, 2017 es el último año para acogerse a los beneficios del impuesto de normalización tributaria, causado por la posesión de activos omitidos o la inclusión en las declaraciones de pasivos o deudas irreales. Cifras superiores a 5 mil millones podrían convertirse en un problema penal.