Administración de la copropiedad y su responsabilidad en la elaboración del presupuesto de 2019

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  • Publicado: 31 octubre, 2018

Administración de la copropiedad y su responsabilidad en la elaboración del presupuesto de 2019

Para elaborar el presupuesto de una copropiedad se deben atender diferentes situaciones, entre ellas la responsabilidad que tiene el administrador y los rubros que componen los ingresos y los gastos de la entidad. En este editorial explicamos lineamientos al respecto.

El presupuesto de la propiedad horizontal se elabora con el fin de tener un punto de partida para la ejecución de recursos del año siguiente, por tanto, es importante identificar la oportunidad con la que este se realiza. En la primera parte de este editorial mencionaremos algunos aspectos sobre el tema y cómo realizar el presupuesto de una copropiedad.

“el administrador debe convocar a la asamblea de copropietarios y someter a su aprobación el inventario, los estados financieros de fin de ejercicio y el presupuesto”

Cabe anotar que el presupuesto debe ser elaborado por la administración, tal como lo expresa el artículo 51 de la Ley 675 de 2001, donde se indica que el administrador debe convocar a la asamblea de copropietarios y someter a su aprobación el inventario, los estados financieros de fin de ejercicio y el presupuesto de gastos e ingresos que corresponde al nuevo período. Así pues, se entiende que no es responsabilidad del contador, sino del administrador, la elaboración del presupuesto, sin desconocer que este podrá apoyarse en el conocimiento técnico del contador en lo que considere pertinente. A propósito, pensamos que la ley en cuestión fue muy acertada, puesto que quién mejor que el administrador de la copropiedad para determinar las necesidades de la misma y las de los copropietarios, a fin de reflejarlas en el presupuesto.

Por su parte, el presupuesto sirve como herramienta para evaluar la eficiencia de la copropiedad; esta evaluación se realiza tanto en el consejo de administración, como en la asamblea de copropietarios, ante las cuales se pone a discusión, ya que dependiendo de los rubros asociados, se origina la cuota por la que tendrá que responder cada copropietario. Así pues, el presupuesto sirve de herramienta para la evaluación de la administración, en la cual se utilizan como referencia los rubros y asignaciones del presupuesto, además del crecimiento del valor de las unidades privadas y comerciales que son administradas.

En cuanto a los tiempos de entrega, si bien la Ley 675 de 2001 no indica exactamente los momentos en los que debe entregarse el presupuesto, en la práctica generalmente este se entrega en la reunión de la asamblea, días antes de la reunión de asamblea o en el momento en el que se le envían los estados financieros de cierre de ejercicio al consejo de administración.

Errores al realizar un presupuesto

A continuación, detallamos algunos de los errores que se presentan al realizar un presupuesto:

  • Se delega dicha labor solo al contador y el administrador se desentiende de dicho proceso.
  • Se elabora con base en los presupuestos de los años anteriores, sin tener en cuenta los resultados de la ejecución de estos.
  • Se utilizan indicadores económicos para actualizar todos los rubros de los presupuestos y no se evalúa cada componente de forma individual o no se usan indicadores actualizados.
  • No se tienen en cuenta las necesidades de la copropiedad para realizar el presupuesto: por ejemplo, la copropiedad requería un presupuesto mayor para realizar unos cambios a la piscina y no se tuvieron en cuenta, por elaborar el presupuesto siempre con base en el presupuesto del año anterior.
  • Elaborar estados financieros dos o tres meses después del cierre del período, ya que esto impide que se cumpla con el principio de oportunidad, y aunque la generalidad de las copropiedades es que la evaluación del presupuesto y de los estados financieros se esté llevando a cabo un trimestre después, esto no quiere decir que esté bien hecho. No debería presentarse un presupuesto un trimestre después, cuando los copropietarios ya han entregado varias cuotas de administración del período en curso.

Elaboración del presupuesto de una copropiedad

A continuación mencionamos los elementos, indicadores y rubros que se deben tener en cuenta para elaborar un presupuesto.

Egresos o gastos administrativos fijos

Corresponden a los datos que se pactan a través de un contrato, por ejemplo servicios de asesoría contable, revisoría fiscal, asesoría jurídica, administración, etc. Los incrementos o decrementos de estos valores generalmente son acordados y no están supeditados a un indicador económico específico (en algunos casos se tiene en cuenta la variación del salario mínimo mensual legal destinado en cada año).

Servicios permanentes y fijos

Se pueden identificar porque la copropiedad los requiere de forma recurrente y por lo general no existe una fluctuación muy alta entre los valores solicitados mes a mes. Generalmente, el rubro más grueso del presupuesto está en este tipo de elementos, entre los que se encuentran seguros, servicios de vigilancia y servicios de aseo a zonas comunes.

Servicios domiciliarios

“Revisar si algún copropietario está conectado a una zona común que afecte el consumo, o que algún daño o instalación en una zona común esté afectando a un copropietario”

Están relacionados con el consumo o uso de energía eléctrica, gas, acueducto, alcantarillado. Se requiere:

  • Realizar una validación periódica del comportamiento de los consumos de las zonas privadas. Para esto puede utilizarse un cuadro en Excel donde se registren los consumos en metros cúbicos o kilovatios y las observaciones del mes como fugas de agua, daños de tuberías de gas natural o acueducto, etc.
  • Revisar si algún copropietario está conectado a una zona común que afecte el consumo, o que algún daño o instalación en una zona común esté afectando a un copropietario.
  • Se deben tener en cuenta los aspectos que permitan ahorrar, como utilizar bombillos led, optimizar el consumo de agua, entre otros.

En la segunda parte de este editorial, Elaboración del presupuesto de una copropiedad para 2019: elementos y rubros para tener en cuenta, además de continuar con el estudio de algunos ítems asociados a ingresos y gastos, abordamos aspectos relacionados con los coeficientes de copropiedad, la cuota de administración, el fondo de imprevistos y diferentes normas.

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