Administración del capital de trabajo

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La administración del capital de trabajo se encarga de dirigir y encaminar los conceptos y hechos circulantes de la empresa, como por ejemplo las cuentas por cobrar, e inclusive los inventarios.

El capital de trabajo se define como los dineros o activos circulantes o corrientes que posee una empresa. para poder ejercer su actividad comercial, industrial o de servicios. La administración del capital de trabajo es la búsqueda intrínseca de optimizar y aprovechar eficientemente dichos recursos que son esenciales para la entidad, que básicamente se logra con políticas y análisis financiero a corto plazo, que logre minimizar los riesgos de iliquidez y, asimismo, aumentar la solvencia.

La administración del capital de trabajo en una empresa hace posible que la entidad pueda pagar puntualmente sus obligaciones evitando sobre costos o reportes negativos ante los proveedores; provee la solvencia necesaria para el funcionamiento de la empresa (materia prima, mano de obra, etc.), evita el retraso en actividades de producción que viene acompañada de otros costos, prepara a la entidad ante posibles temporadas de escasez, entre otros factores. En conclusión; la administración del capital de trabajo conlleva equilibrio de lo que se tiene, con respecto a lo que se debe y además ayuda en el desarrollo empresarial a largo plazo.

Nota: Cuanto más activos circulantes posea una entidad, menor probabilidades de riesgos de iliquidez.

En relación con lo anterior se debe tener en cuenta cómo se mantiene el capital de trabajo de una manera positiva o qué fuentes se utilizan para obtenerlo. Primero, la manera más acertada de obtener solvencia es el aumento de productividad comercial; en otras palabras más coloquiales es el incremento de las ventas, ya que propicia toda clase de beneficios para la empresa.  Segundo, es la capitalización que se da mediante la emisión de acciones y la capitalización de utilidades para el beneficio de la entidad; también se podría hacer uso de la financiación con entidades bancarias o proveedores para obtener recursos para el funcionamiento de la entidad; y, por último, se puede considerar la combinación de los tres puntos anteriores.

Ahora, en el tema que se está exponiendo se encuentran varios subtemas que exigen atención.

1. Administración del efectivo.
2. Administración de cuentas por cobrar.
3. Administración de inventarios.

La administración del efectivo es una de las tareas más importantes de la administración del capital de trabajo. y básicamente está compuesto por el disponible de una empresa, y lo que se busca es el uso adecuado de éste, optimizándolo para la obtención de recursos indispensables para ejecutar la actividad mercantil o industrial.

Ahora, ¿cómo se controla la administración de efectivo? En primera instancia con la auditoría interna, la cual se encargará de sacar muestreos para calificar los procedimientos y políticas de la empresa, y de acuerdo con ello, el auditor evaluará, calificará y, de ser necesario, hará recomendaciones  a la entidad.

2. La administración de cuentas por cobrar es el manejo que se le da a las ventas a crédito, ya sea de productos o servicios, maximizando el rendimiento de la inversión u obteniendo un retorno satisfactorio que agregue rentabilidad a la entidad. Se hace referencia al incremento de rentabilidad de las cuentas por cobrar, mediante la rotación acelerada de la cartera, disminuyendo créditos y reduciendo gastos operativos de este departamento.

La administración de cuentas por cobrar debe implementar un procedimiento o política de crédito, que regule dichas ventas a crédito; con ésta se busca medir la fortaleza financiera y comercial de un posible deudor, permitiendo así estas políticas, tomar mejores decisiones al momento de aprobar un crédito.

Ahora, ¿cómo se controlan las cuentas por cobrar? Así como en la administración del efectivo, la auditoría interna podría ser la mejor opción, ya que el auditor por medio de procedimientos de inspección y vigilancia y con base en las políticas, podría calificar dicho control o área.

3. La administración de inventarios busca financieramente controlar, vigilar y optimizar las inversiones en este departamento, tratando de disminuir costos y reducir riesgos de fraude o error, y a su vez la reducción de tiempos entre la entrada y la salida de dichos. Es necesario decir que esta tarea no solo depende del departamento de finanzas; es un trabajo en conjunto con el área de producción y de mercadeo, lo cual hace más compleja la tarea de controlar este proceso, pero con políticas y manuales de procesos se podría manejar de una manera eficiente.

¿Cómo se controla la administración de inventarios? Es necesario recalcar que en estos casos la auditoría interna es la mejor opción; el auditor conociendo las actividades y las políticas, fácilmente puede identificar los riesgos y recomendar mejoras al proceso o planes de contingencia frente a la posibilidad de hecho negativo.

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