Alertas que debe tener en cuenta el revisor fiscal

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  • Publicado: 12 noviembre, 2015

Alertas que debe tener en cuenta el revisor fiscal

Con los siguientes postulados no se pretende subvalorar la labor del revisor fiscal, desconociendo la integridad de su accionar en la organización, considerando la labor fiscalizadora, la responsabilidad social y en general el alcance de su ejercicio profesional como revisor.

Cuando el revisor fiscal se encuentra en la ejecución de las labores de fiscalización y revisión, debe focalizar en algunos aspectos que se podrían constituir como potenciales situaciones de riesgo que conllevan fraude; a continuación, se señalan algunas:

1. En los casos en que se efectúen operaciones comerciales con personas naturales o jurídicas que no estén plenamente identificadas.

El revisor fiscal debe evaluar la debida diligencia de la empresa con respecto al conocimiento de los clientes o contrapartes con las que se generan vínculos comerciales y/o mercantiles, es decir, según las características particulares del negocio y de la comercialización de los bienes que produce, o de los servicios que presta.

Para los casos en los que los bienes o servicios no permitan la identificación del cliente, por ejemplo: las ventas que se realizan de manera masiva, al detal o de mínima cuantía; por tanto, en este punto deberá tenerse en cuenta las transacciones que se ajusten a la normalidad del negocio por las cantidades transadas, la forma de pago o cuando se trate de bienes que vayan a recibirse a título de dación en pago.

Mecanismos para otorgar seguridad en la información del cliente:

Para dotar de seguridad el proceso de conocimiento del cliente, y siempre que la transacción así lo permita, la empresa debe:

  • Indagar sobre el origen de los recursos.
  • Verificar la identidad del cliente, su dirección y teléfono.
  • De acuerdo con las características de la negociación, solicitar el certificado de existencia y representación legal para el caso de personas jurídicas, y cualquier otra información adicional que se considere pertinente.

La información suministrada por el cliente así como el nombre de la persona que la verificó debe quedar debidamente documentada, con fecha y hora, para efectos probatorios de debida y oportuna diligencia. Para el análisis de las operaciones con clientes, la empresa debe erigir una base de datos que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras.

2. Conocimiento de personas expuestas públicamente

Para las empresas que celebran operaciones con personas expuestas públicamente, es decir, aquellas que por razón de su cargo manejan recursos públicos o tienen poder de disposición sobre los mismos, se debe recolectar información sobre la autorización para contratar o negociar, otorgada por la entidad correspondiente.

Es importante tener en cuenta que los procesos para el conocimiento de esta clase de clientes deben ser más estrictos, aumentando los controles, y en lo posible la negociación debe ser aprobada por una instancia superior al interior de la organización.

¿Por qué es necesaria esta medida?

“La necesidad de este control radica en la responsabilidad de la empresa de garantizar que no se está negociando con entes o personas canalizadoras de recursos originado por actos de corrupción”

La necesidad de este control radica en la responsabilidad de la empresa de garantizar que no se está negociando con entes o personas canalizadoras de recursos originado por actos de corrupción, de lavado de activos o la financiación del terrorismo.

3. Conocimiento de los proveedores

La empresa debe implementar los procedimientos necesarios para que las operaciones con proveedores no generen consecuencias negativas. Estos procedimientos deben direccionarse a conocer:

  • Quién o quiénes son sus representantes legales.
  • La experiencia en el sector.
  • El origen de los recursos.
  • Cuando se trate de personas jurídicas, en la medida de lo posible, quiénes son los socios o accionistas y cualquier información adicional que consideren pertinente.

Datos mínimos del proveedor:

Esta base de datos debe contener como mínimo:

  • El nombre del proveedor.
  • Indicar si es persona natural o jurídica.
  • Documento de identificación.
  • Domicilio.
  • Nombre del representante legal.
  • Nombre de la persona de contacto.
  • Cargo que desempeña.

Casos de alerta

Para los casos en que el precio del bien o servicio que se ofrece a la empresa sea evidentemente inferior al del mercado, existe la responsabilidad de exigir una mayor diligencia en el conocimiento del proveedor. Para el análisis de las operaciones con proveedores, la empresa debe construir una base de datos que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras.

4. Conocimiento de los asociados

La empresa debe permitir plenamente la identidad de los socios y accionistas, confirmar sus datos y actualizarlos permanentemente.

Además, debe conocer la procedencia de los aportes en dinero o en especie para lo cual se deberán requerir los documentos pertinentes.

5. Conocimiento de trabajadores

La empresa tiene la responsabilidad de:

  • Verificar los antecedentes de sus trabajadores o empleados antes de su vinculación.
  • Realizar por lo menos una actualización anual de sus datos.

Cuando se detecten comportamientos inusuales en cualquier trabajador se debe analizar tal conducta.

6. Recomendaciones para proveedores y clientes

Cuando la negociación no requiere de la presencia física de las partes, es indispensable que la empresa adopte las medidas necesarias para la plena identificación de la persona natural o jurídica con quien realizará la transacción. Previamente a la celebración de cualquier negocio de venta o compra de bienes o servicios, donde es posible identificar plenamente a la contraparte y la cuantía lo amerite, se deben consultar los nombres en las listas internacionales expedidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y las demás que tengan carácter vinculante para Colombia.

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