Con los siguientes postulados no se pretende subvalorar la labor del revisor fiscal, desconociendo la integridad de su accionar en la organización, considerando la labor fiscalizadora, la responsabilidad social y en general el alcance de su ejercicio profesional como revisor.
Cuando el revisor fiscal se encuentra en la ejecución de las labores de fiscalización y revisión, debe focalizar en algunos aspectos que se podrían constituir como potenciales situaciones de riesgo que conllevan fraude; a continuación, se señalan algunas:
El revisor fiscal debe evaluar la debida diligencia de la empresa con respecto al conocimiento de los clientes o contrapartes con las que se generan vínculos comerciales y/o mercantiles, es decir, según las características particulares del negocio y de la comercialización de los bienes que produce, o de los servicios que presta.
Para los casos en los que los bienes o servicios no permitan la identificación del cliente, por ejemplo: las ventas que se realizan de manera masiva, al detal o de mínima cuantía; por tanto, en este punto deberá tenerse en cuenta las transacciones que se ajusten a la normalidad del negocio por las cantidades transadas, la forma de pago o cuando se trate de bienes que vayan a recibirse a título de dación en pago.
Para dotar de seguridad el proceso de conocimiento del cliente, y siempre que la transacción así lo permita, la empresa debe:
La información suministrada por el cliente así como el nombre de la persona que la verificó debe quedar debidamente documentada, con fecha y hora, para efectos probatorios de debida y oportuna diligencia. Para el análisis de las operaciones con clientes, la empresa debe erigir una base de datos que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras.
Para las empresas que celebran operaciones con personas expuestas públicamente, es decir, aquellas que por razón de su cargo manejan recursos públicos o tienen poder de disposición sobre los mismos, se debe recolectar información sobre la autorización para contratar o negociar, otorgada por la entidad correspondiente.
Es importante tener en cuenta que los procesos para el conocimiento de esta clase de clientes deben ser más estrictos, aumentando los controles, y en lo posible la negociación debe ser aprobada por una instancia superior al interior de la organización.
La empresa debe implementar los procedimientos necesarios para que las operaciones con proveedores no generen consecuencias negativas. Estos procedimientos deben direccionarse a conocer:
Esta base de datos debe contener como mínimo:
Para los casos en que el precio del bien o servicio que se ofrece a la empresa sea evidentemente inferior al del mercado, existe la responsabilidad de exigir una mayor diligencia en el conocimiento del proveedor. Para el análisis de las operaciones con proveedores, la empresa debe construir una base de datos que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras.
La empresa debe permitir plenamente la identidad de los socios y accionistas, confirmar sus datos y actualizarlos permanentemente.
Además, debe conocer la procedencia de los aportes en dinero o en especie para lo cual se deberán requerir los documentos pertinentes.
La empresa tiene la responsabilidad de:
Cuando se detecten comportamientos inusuales en cualquier trabajador se debe analizar tal conducta.
Cuando la negociación no requiere de la presencia física de las partes, es indispensable que la empresa adopte las medidas necesarias para la plena identificación de la persona natural o jurídica con quien realizará la transacción. Previamente a la celebración de cualquier negocio de venta o compra de bienes o servicios, donde es posible identificar plenamente a la contraparte y la cuantía lo amerite, se deben consultar los nombres en las listas internacionales expedidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y las demás que tengan carácter vinculante para Colombia.