Anexo Técnico de la circular externa 100 de 28-12-2007

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

ANEXO TÉCNICO DE LA CIRCULAR EXTERNA
SOLICITUD DE INFORMACIÓN FINANCIERA
28-12-2007

Señores
REPRESENTANTES LEGALES
REVISORES FISCALES
CONTADORES PÚBLICOS
Sociedades Comerciales y Empresas Unipersonales, Vigiladas y/o Controladas por la Superintendencia de T Sociedades.

Referencia: procedimiento de emisión y entrega de los certificados de firma digital a las sociedades y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas para el envío de estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2007.

“ Por la cual se adoptan los certificados de firma digital, para el reporte de la información de Estados Financieros en lo correspondiente a las Entidades Vigiladas y/o Controladas por la Superintendencia de Sociedades.”

CONSIDERANDOS EN MATERIA DE ENTORNOS ELECTRÓNICOS:

Que la Ley 527 de 1999 » ( … ) define y reglamenta la validez jurídica y probatoria de los mensajes de datos (documentos electrónicos), del comercio electrónico y de las firmas digitales, ( … ) »

Que el Decreto 1747 de 2000 reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas
digitales.

Que la Entidad de Certificación Digital Abierta permite establecer la identidad y otras cualidades de una persona que actúa a través de una red informática, un sistema de información y, en general, cualquier medio de comunicación y/o información electrónica.

Que por lo anterior, el uso de certificados digitales emitidos por una Entidad de Certificación Digital Abierta debidamente aprobada por la Superintendencia de Industria y Comercio, garantiza la seguridad jurídica y técnica de las comunicaciones electrónicas, aportando los atributos jurídicos de Autenticidad, Integridad y No Repudio.

Que el Artículo 6 de la Ley 962 de 2005 faculta a la administración pública para realizar diferentes actuaciones por medios electrónicos;

Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, se establecen las siguientes disposiciones para el cumplimiento de los usuarios de la Superintendencia de Sociedades con ocasión del uso del sistema de reportes empresariales por medios digitales, para los vigilados y o controlados en entornos electrónicos: los archivos reportados a la Superintendencia de Sociedades serán por vía electrónica y deberán llegar debidamente autenticados, a través de la utilización de firma digital.

En consecuencia, las sociedades y empresas unipersonales deberán seguir el procedimiento establecido a continuación para la obtención de los certificados digitales expedidos por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio (Certicámara). Esta firma digital será entregada, de manera gratuita, a través de la plataforma tecnológica de la Superintendencia de Sociedades.

Las condiciones, restricciones y el procedimiento técnico para el uso de esta firma digital, estará determinado por las características que brinde la entidad de certificación digital a través de su Declaración de Practicas de Certificación y este anexo técnico.

1. Solicitud y entrega de los certificados de firma digital. Para garantizar la seguridad jurídica y técnica de los documentos adicionales reportados por parte de las sociedades vigiladas y/o controladas, la Superintendencia entregará a las mismas un Certificado de firma digital por cada uno de los responsables del reporte de información con corte a 31 de diciembre de 2007 (Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal). Los certificados de firma digital entregados por la Superintendencia de Sociedades serán emitidos por una entidad de certificación digital abierta, debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio y tendrán una vigencia asociada de un (1) mes a partir de la aprobación de emisión por parte del titular del certificado.

Los certificados de firma digital entregados deberán ser empleados UNICA Y EXCLUSIVAMENTE para el reporte de estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2007 de las sociedades y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas. El titular del certificado digital bajo ninguna circunstancia podrá utilizar dicho mecanismo para propósitos diferentes del definido en el presente documento.

Cabe resaltar, que para aquellas sociedades que tengan diferentes cierres durante el año 2007, necesitaran la expedición de firmas digitales para cada uno de los responsables en los cortes respectivos.

1.1. Requisitos para la entrega de los certificados digitales. Para efectos de recibir el mecanismo de firma digital provisto por la Superintendencia de Sociedades, cada uno de los responsables del reporte de información por parte de las sociedades vigiladas y/o controladas (Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal) deberá dar cumplimiento a las instrucciones y recomendaciones establecidas en el presente documento.

1.2. Programación para la solicitud de los certificados de firma digital. Cada uno de los responsables del reporte de información por parte de las sociedades y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas (Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal) deberá llevar a cabo el trámite de emisión y descarga del certificado digital que le ha sido asignado, a través del Servicio Electrónico de Solicitud de Certificado de Firma Digital publicado en el portal empresarial www.supersociedades.gov.co de acuerdo con la programación establecida en la siguiente Tabla.

Programación de solicitud y entrega del certificado digital de firma

1.3. Condiciones adicionales de seguridad. La Dirección de Informática y Desarrollo de la Superintendencia de Sociedades podrá determinar condiciones adicionales de seguridad aplicables al proceso de reporte de información, una vez cada responsable cuente con el certificado digital de firma que le ha sido asignado.

2. Suscripción del contrato de prestación de servicios de certificación digital. Una vez cada uno de los responsables del reporte de información (Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal) haya llevado a cabo la solicitud y recepción del certificado de firma digital, deberá firmar digitalmente el contrato electrónico de prestación de servicios de certificación digital que se encuentra publicado en el portal empresarial www.supersociedades.gov.co, empleando para ello el certificado de firma digital que le ha sido asignado, con el fin de contar con la autorización para iniciar el uso del mecanismo de certificación digital.

2.1. Obligatoriedad de la suscripción del contrato de prestación de servicios de certificación digital. El titular del certificado digital (Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal) deberá llevar a cabo de manera obligatoria la firma del contrato de prestación de servicios de certificación digital, previa a la utilización del certificado digital que le haya sido asignado. Los certificados digitales cuyo contrato de prestación de servicios de certificación digital no se encuentren debidamente suscritos no gozarán de validez y, por lo tanto, no podrán ser empleados para la firma digital de ningún tipo de documento.

La Superintendencia de Sociedades rechazará los documentos adicionales firmados digitalmente, con certificados digitales que no cuentan con un contrato de prestación de servicios de certificación digital debidamente sucrito y solicitará revocación del correspondiente certificado digital a la Entidad de Certificación.

Cabe aclarar que aquellas sociedades que posean un certificado de firma digital para realizar cualquier transacción electrónica, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio (certicámara), podrá utilizarlo para el envío de información a la Superintendencia de Sociedades, sin necesidad de suscribir un nuevo contrato de prestación de servicios.

3. Recomendaciones en el uso del certificado digital. Cada uno de los responsables del reporte de información (Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal) a quien le haya sido asignado un certificado de firma digital, deberá tener en cuenta el siguiente conjunto de recomendaciones a la hora de custodiar y utilizar su certificado digital:

a. Deberá almacenar su certificado digital en un medio de almacenamiento personal y confiable (memoria USB),

b. En caso de pérdida del certificado digital, el usuario podrá descargar una copia del archivo en formato PKCS#12 por medio de la plataforma de certificación digital de la Superintendencia, previa autenticación con las credenciales de acceso especificadas en el formulario Web de registro de la Superintendencia,

c. En caso de olvido de la contraseña de acceso al certificado digital, el usuario tendrá que incurrir en los costos de emisión de un nuevo certificado digital previa revocación de su certificado anterior.

Circular Externa 100 de 28-12-2007 – SOLICITUD DE INFORMACIÓN FINANCIERA AÑO 2007