Aportes al Sistema General de Seguridad Social por aprendiz incapacitado: ¿se deben realizar?

Cuando se vincula a una persona mediante contrato de aprendizaje se debe tener en cuenta que este vínculo no es el mismo que nace de un contrato individual de trabajo. No obstante, eso no significa que la empresa no deba realizar por el aprendiz el pago de aportes al sistema de seguridad social.

¿Tiene aprendices en su empresa? Aunque la mayoría de las empresas conocen la obligatoriedad de vincular aprendices, aún se mantienen ciertas dudas; una de estas, que de hecho es habitual en cualquier tipo de relación y no únicamente cuando se trata de aprendices, es sobre cómo se debe realizar el pago de aportes de un aprendiz incapacitado.

Para responder este interrogante, primero es importante recordar que el contrato de aprendizaje es un tipo de vinculación laboral especial, en el cual un estudiante realiza sus prácticas en una empresa, la cual a cambio de su servicio le proporciona los medios necesarios para que adquiera conocimiento práctico, además de un sostenimiento mensual no constitutivo de salario. Ahora bien, el contrato de aprendizaje se caracteriza por no presentar elementos constitutivos de subordinación y no tener una duración mayor a 2 años.

Ahora bien, respecto a cuáles empresas se encuentran obligadas a tener aprendices, resulta importante traer a colación la Ley 789 del 2009, la cual en su artículo 32 señala que toda empresa privada que tenga a su cargo más de 15 trabajadores debe vincular aprendices para que cumplan funciones relacionadas con la formación académica que están llevando a cabo. Cabe aclarar que las empresas destinadas a la construcción no están obligadas a esto.

Una vez cumplido lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje –SENA– debe determinar el número mínimo obligatorio de aprendices de acuerdo al número de trabajadores; por ejemplo, por cada 20 empleados la empresa se encuentra obligada a contratar un aprendiz y uno adicional por fracción de 10.

Afiliación de aprendices al sistema de seguridad social integral

Aunque el contrato de aprendizaje es una vinculación especial, la cual no puede ser comparada con un contrato individual de trabajo habitual, por tener una finalidad distinta, además de ciertas características que lo diferencian de este otro, no significa que la empresa no debe asumir la afiliación y pago de aportes de sus aprendices. Al respecto, el Decreto 933 del 2003, por medio del cual se reglamenta el contrato de aprendizaje, hoy compilado por el Decreto 1072 del 2015, indica en su artículo 5:

• El empleador debe afiliar y pagar aportes por su aprendiz durante toda la fase lectiva y práctica; dicha cotización se debe realizar sobre un salario mínimo legal mensual vigente.
• Cuando se trate únicamente de la fase práctica, la empresa debe realizar la afiliación y pago de aportes del aprendiz al sistema de riesgos laborales sobre un salario mínimo.
• Si el practicante se encuentra en las dos fases, debe estar cubierto por ambos sistemas.

¿Se deben pagar aportes durante la incapacidad de un aprendiz?

Cuando un aprendiz se incapacita, es común que el empleador se cuestione qué sucede durante dicho tiempo con el pago de aportes al sistema de seguridad social, si se debe continuar con este, si se encuentra exonerado o cómo se realiza. Aunque muchas empresas consideran que por estar incapacitado el aprendiz y no desempeñar funciones, no debe continuar pagando aportes, esto resulta un gran error.

Cuando un aprendiz se incapacita, el contrato suscrito entre este y la empresa se suspende o interrumpe temporalmente; así lo señala la Circular 15 del 2003 expedida por el SENA en su artículo 5.

La relación de aprendizaje se podrá interrumpir temporalmente en los siguientes casos:

“1. Licencia de maternidad.
2. Incapacidades debidamente certificadas.
3. Caso fortuito o fuerza mayor de conformidad con las definiciones contenidas en el Código Civil.
4. Vacaciones por parte del empleador, siempre y cuando el aprendiz se encuentre desarrollando la etapa práctica.

Parágrafo 1o. La suspensión de la relación de aprendizaje no exonera al empleador de continuar cancelando los respectivos aportes a la entidad promotora de salud, según sea el caso, donde se encuentre afiliado el aprendiz”.

Lo anterior significa que durante la incapacidad de un aprendiz el contrato de trabajo se suspende mas no se finaliza; por tanto, al aún existir un vínculo contractual, el empleador no puede esperar resultar exonerado de sus responsabilidades, por ejemplo del pago de los aportes al sistema de seguridad social a su cargo. Es decir, el empleador debe continuar con las respectivas cotizaciones a favor de su aprendiz durante el término que dure la incapacidad.

Para tener en cuenta

• Las personas con contrato de aprendizaje no tienen derecho a la prima de servicios. Esto ocurre dado que durante el vínculo el aprendiz no devenga un salario sino que recibe una cuota de sostenimiento. Lo mismo ocurre con las prestaciones sociales: el aprendiz no tiene derecho a estas. Ahora bien, lo anterior no impide que de manera voluntaria la empresa opte por dar una prima extralegal o un incentivo monetario a su aprendiz.
• Tenga en cuenta que cuando se trate de un aprendiz en etapa lectiva la cuota de sostenimiento debe ser de por lo menos el 50% de un smmlv. Si el aprendiz está realizando su práctica universitaria la cuota de sostenimiento debe ser equivalente a un smmlv.

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