[ORO] Formato exógena 1001 por el año gravable 2018: reporte de pagos o abonos en cuenta
En el formato 1001 v. 10 se reportan de forma individualizada los pagos o abonos en cuenta efectuados a terceros en Colombia o en el exterior deducibles o no en renta, y los valores de las retenciones a título de renta, IVA y timbre practicadas o asumidas con los mismos que superen los $100.000.
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En el formato 1001 v. 10 se reportan de forma individualizada los pagos o abonos en cuenta efectuados a terceros en Colombia o en el exterior deducibles o no en renta, y los valores de las retenciones a título de renta, IVA y timbre practicadas o asumidas con los mismos que superen los $100.000.
*Documento realizado y revisado por nuestro líder de investigación tributaria y contable, Diego Guevara M.
Esta información fue actualizada en abril 25 de 2019 con base en las modificaciones realizadas por la Resolución 000024 de abril 9 de 2019, la cual solo fue dada a conocer a través del Diario Oficial 50928 hasta el 23 de abril de 2019.
En este ejemplo se examina el caso de aquellos reportantes que no están obligados a discriminar de forma individualizada el detalle de la totalidad de los pagos a terceros, sino que solamente tienen que hacerlo con aquellos terceros a quienes efectuaron pagos o causaciones que acumuladas por todos los conceptos sí hayan sido iguales o superiores a $100.000. Los pagos y/o causaciones que no superen esos topes los pueden agrupar bajo el NIT 222.222.222 – Cuantías menores, según el concepto al que correspondan (ver parágrafos 1 y 2 del artículo 16 de la Resolución 0060 de octubre de 2017).
Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la información antes de llevarla al formato 1001 fueron:
1). Tener a la mano una hoja de trabajo de Excel con el balance de prueba del período comprendido entre enero y diciembre de 2018 (elaborado bajo Normas Internacionales), donde estén involucradas todas las cuentas que acumulan pagos y/o causaciones a terceros (como propiedad, planta y equipo, inversiones en instrumentos de patrimonio, inventarios, activos biológicos, gastos pagados por anticipado, utilidades acumuladas que hayan sido repartidas, costos y gastos del ejercicio, etc.). En ese balance de prueba también se deben reflejar las cuentas del pasivo por retenciones en la fuente practicadas a terceros (o asumidas con el tercero), ya sean a título de renta, de IVA o de timbre, pues de allí se tomará el dato de las retenciones practicadas o asumidas con el tercero. Es preciso tener presente además que esta vez no se tendrá que reportar ningún tipo de autorretención en la fuente. Tratándose de las cuentas de costos y gastos solo se tomarán las que sí se registran con un beneficiario externo real, es decir, sin incluir cuentas de gastos que no manejan beneficiarios externos (como «gasto depreciaciones», «gasto provisiones», etc.), pues estas últimas irán en otro formato, el 1011 (ver numeral 24.5 del artículo 24 de la Resolución 000060 de 2017).
Además, si el pago se registraba junto con su valor de IVA (porque se trataba de un IVA que no podía ser llevado como descontable a las declaraciones por ese concepto, como sucede con las compras de activos fijos; ver artículo 490 del ET), en tal caso se debe tener detallado por aparte cuánto es el valor del pago o causación, y cuánto el del IVA que se dejó como mayor valor del pago o causación, pues el valor del IVA se reporta en columna independiente dentro del formato. Así mismo, en cuanto al valor del impuesto nacional al consumo que pueda estar sumando junto con algunos costos o gastos (tales como compra de vehículos nuevos, gastos de restaurantes y servicios de telefonía móvil; artículo 512-1 del ET), dicho impuesto se tendría que reportar de forma individualizada con el concepto especial 5066. Las cuentas de ese balance de prueba deben estar abiertas con todos los beneficiarios, pero permitiendo que se vean sus movimientos contables débito de todo el 2018, sus movimientos contables crédito de todo el 2018, sus saldos contables a diciembre 31 de 2018, los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales a diciembre de 2018 (pues de nuevo se pidió discriminar si el pago o devengo era deducible o no deducible en el impuesto de renta) y los saldos fiscales a diciembre de 2018 con los que se elaboró la declaración de renta o de ingresos y patrimonio del año gravable 2018.
En todo caso, esos pagos o devengos que se tomarían como no deducibles en la declaración de renta, pero que sí se llevarían al formato 1001, tienen que ser gastos reales y no simplemente estimados (por ejemplo, estimar una indemnización de un proceso que está ante los jueces). Es importante recordar además que los pagos o abonos en cuenta por rentas de trabajo (tanto los laborales como no laborales, pero que se sometieron a la retención en la fuente de la tabla del artículo 383 del ET) no serán reportados dentro del formato 1001, sino solo dentro del formato 2276 (ver los parágrafos 12 y 13 del artículo 15, y también el artículo 36 de la Resolución 000060 de 2017). Además, en el caso de los pagos o abonos en cuenta hechos a las EPS, fondos de pensiones, ARL, ICBF, Sena y cajas de compensación, se hará necesario conocer cuál fue el aporte del empleador (el cual irá a la columna de «gasto deducible»), y cuál el aporte del trabajador (el cual irá a la columna de “gasto no deducible”; ver parágrafo 10 del artículo 16 de la Resolución 000060 de 2017). Sin embargo, cuando se hayan hecho pagos por rentas de trabajo no laborales (ejemplo honorarios, comisiones, servicios) y el beneficiario haya cobrado IVA, en tal caso solo el valor del IVA que se dejaba como mayor valor del gasto y su respectiva retención a título de IVA se reportarán dentro del formato 1001 (ver el parágrafo 3 del artículo 36 de la Resolución 000060 de 2017 el cual fue agregado con el artículo 7 de la Resolución 000024 de abril 9 de 2019). En los pagos o abonos a EPS se reportarían solo los aportes obligatorios del empleador y del trabajador (no se incluirían entonces otros valores, como copagos para atención de beneficiarios diferentes a los del grupo básico del cotizante). En los pagos o abonos a fondos de pensiones se reportan solo los aportes obligatorios, sin incluir los voluntarios.
2). Si la entidad o persona natural informante llegó a participar durante 2018 como miembro de un consorcio o unión temporal, o si durante 2018 actuó como mandante en contratos de mandato, o si durante 2018 participó con cuentas conjuntas en contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, o si durante el 2018 fue una partícipe oculta en un contrato de cuentas en participación; en ese caso eliminaría del archivo de Excel los costos y gastos que figuran en sus contabilidades pero que fueron originados por su participación en esos consorcios o uniones temporales, o por su participación en los contratos de mandato, o en los contratos de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, o en los contratos de cuentas en participación, pues tales costos y gastos serán reportados únicamente por el consorcio o unión temporal, o por el mandatario que los representó, o por el operador del contrato de exploración, o por el socio gestor del contrato de cuentas en participación. Para ello usarán el formato especial 5247 mencionado en el artículo 26 de la Resolución (ver parágrafo del artículo 26 de la Resolución 000060 de 2017).
3). Si el reportante es una persona natural o sucesión ilíquida, hay que recordar que solo debe reportar los valores por costos o gastos (deducibles o no deducibles) que se relacionen solamente con sus cédulas de rentas de capital y de rentas no laborales (ver parágrafo 3 del artículo 1 de la Resolución 000060 de 2017; ver renglones 45, 49, 50, 57, 60 y 61 del formulario 210 de año gravable 2018). Los demás valores por costos y gastos (como aquellos que se lleven al renglón 33 del formulario 210) no se tendrían que reportar.
4). Luego, tratar de convertir dicho balance de prueba en una base de datos, donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el NIT del tercero, el nombre del tercero, los movimientos contables débito y crédito del año, su saldo contable a diciembre de 2018, los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales, los saldos fiscales a diciembre de 2018 y los valores por aportes pagados o abonados en cuenta a seguridad social y parafiscales discriminados entre la parte del empleador y la parte del trabajador.
5). Del anterior cuadro general se puede extraer por aparte lo que sería la sub-base de datos con los pagos labores, pues ellos no serán reportados en el formato 1001 sino en el 2276. Queda así también formada la otra sub-base de datos para las demás cuentas distintas de los pagos laborales. Además, al separar la información de los pagos labores, se puede obtener información que también irá a otro formato especial, a saber, el 1011.
6). Luego, al trabajar en cada una de esas sub-bases de datos, se le hará a cada una un ordenamiento usando como primer criterio el NIT (sin importar que se mezclen los NIT de beneficiarios ubicados en el exterior con los de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio el código contable de la cuenta. Recuérdese que todos los reportantes, sin importar si por el 2018 están sujetos o no al régimen de precios de transferencia, deberán informar detalladamente a todos sus beneficiarios del exterior que igualen o superen los $100.000, según el gasto contable al que correspondan.
7). Seguidamente se requiere hacer con Excel el cálculo de «subtotales», de forma tal que por cada cambio en el NIT se haga una “suma” en la columna “saldo contable a diciembre de 2018” (pues esa es la columna que involucra lo deducible y lo no deducible). Con eso se descubre cuáles terceros acumularon montos iguales o superiores a los $100.000, involucrándoles todos los distintos conceptos en que tuvieron movimientos durante el 2018.
8). Luego, a esos terceros que sí deben ser llevados al reporte de forma individualizada (porque sus pagos y/o causaciones acumuladas igualan o superan los $100.000), se les pone un color de relleno cualquiera en la celda (en todas las celdas de su columna “saldo contable a diciembre de 2018”), y en el caso de los valores por pagos o abonos en cuenta por aportes a seguridad social y parafiscales, el color de relleno se pondrá en las columnas en las que se tiene discriminado cuánto era el aporte del empleador y cuánto el del empleado.
9). Una vez ejecutados los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo contable a diciembre de 2018” queden sin color de relleno, serán los que integren los registros especiales de «cuantías menores», en los cuales se utiliza el número de documento especial 222.222.222. Y para poder armar el registro especial de cuantías menores por cada concepto (es decir, el registro de las cuantías menores de honorarios, de servicios, etc.), lo que se hace es remover los subtotales hechos con Excel, y volver a hacer el ordenamiento de toda la base de datos usando esta vez como criterio el código de la cuenta.
Aprende todo sobre las novedades en la preparación y presentación de información exógena, de la mano de nuestro líder en investigación tributaria el Dr. Diego Guevara, en el seminario presencial Novedades en información exógena tributaria a la Dian del año gravable 2018, dictado en abril y mayo de 2019.