Algunas cuentas del Activo deberían arrastrarse con un Único Beneficiario de un año a otro

Existen varias cuentas entre los activos en las que, innecesariamente, se deja que sus saldos pasen de un año a otro con el detalle de todos sus beneficiarios. En tales casos se estarían produciendo desperdicios del espacio digital de los sistemas y hasta del papel con el que se imprimen los balances de prueba.

A diferencia de las cuentas que componen un Estado de Resultados (ingresos, costos y gastos), las cuentas que componen el Balance General (activos, pasivos y patrimonio) son cuentas que sí deben estar arrastrando sus saldos de un ejercicio a otro.

Así mismo, es claro que entre esas cuentas del Balance General que arrastran sus saldos de un ejercicio a otro,  la gran mayoría requiere tener el detalle sobre los nombres de cada uno de los terceros o beneficiarios que componen el saldo final de la cuenta  pues solo de esa manera se puede tener un correcto entendimiento del derecho u obligación reflejada en la cuenta (es el caso por ejemplo de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar).

Entre las cuentas que no se detallan con beneficiarios se encuentran las de “Caja”, “Bancos”, “Inventarios de Trabajo en proceso” e “Inventarios de producto terminado”.

“Activos Fijos” e “Inventarios” son cuentas con manejo especial par sus beneficiarios

Sin embargo, existen ciertas cuentas del activo en las cuales puede surgir la ambigüedad de si al pasar sus saldos de un año a otro se requiere o no que sean detallados con todos los beneficiarios con que fue manejada hasta el cierre del año anterior.

Esas cuentas serían aquellas que acumulan el registro de ciertos derechos o la “compra” de ciertos bienes y que por tanto pudieran terminar asimilándose, en el manejo de sus beneficiarios, a cuentas de costos y gastos.

Nos referimos más exactamente a las cuentas de   “Retenciones en la fuente a favor”, “Activos Fijos”  e “Inventarios”  (esta última pensando en el caso puntual de las empresas comerciales y que manejan sus inventarios por el sistema permanente).

En realidad, no es obligatorio que esas cuentas arrastren de un año a otro el saldo de sus cuentas  detalladas con todos los beneficiarios que la afectaron durante un ejercicio pues en ese caso los nuevos saldos que se van acumulado estarían afectados por una gran acumulación de operaciones de años anteriores y esa información ya no sirve para ningún proceso de toma de decisiones.

Se estaría desperdiciando espacio digital y papel para impresiones

Incluso, se podría decir que si se deja que se produzca esa acumulación de saldos de un año a otro dejando que se arrastren los detalles de todos los beneficiarios, lo único que se logra es desperdiciar más espacio en los discos duros de los computadores donde se lleva la contabilidad e incluso desperdicio de papel cuando se imprimen en los años siguientes los balances de prueba o “balances de comprobación de saldos”.

Es decir, el control (tanto contable como fiscal) para los valores que se acumulen en esas cuentas solo requiere que durante el año fiscal sí se pueda ir viendo cuáles fueron los beneficiarios con quienes se acumuló el derecho o se efectuaron las compras y/o devoluciones en compras durante el respectivo año (que sería incluso la información que se requiere para elaborar los reportes de información exógena a la DIAN de que trata el artículo 631 del Estatuto Tributario).

Pero una vez que se termine el respectivo ejercicio, todos esos beneficiarios que fueron acumulando saldo dentro de esas cuentas deberían pasar al año siguiente con un único “beneficiario” al cual en muchas contabilidades se le da el nombre de “saldo inicial”.

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