Asalariados que no declararon renta por el año gravable 2019 deben conservar 5 años su formulario 220

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  • Publicado: 14 octubre, 2020

Asalariados que no declararon renta por el año gravable 2019 deben conservar 5 años su formulario 220

El formulario 220, cuando queda diligenciado completamente con los datos que están a cargo del trabajador, servirá para sustentar a la Dian las razones por las que el asalariado no tuvo la obligación de declarar; por tal motivo, será necesario conservarlo durante 5 años.

De acuerdo con lo indicado en el artículo 1.6.13.2.15 del DUT 1625 de 2016 (luego de ser modificado con el Decreto 2345 de diciembre de 2019), el próximo 21 de octubre de 2020 culminan los plazos para que las personas naturales y/o sucesiones ilíquidas (residentes o no residentes, obligadas o no a llevar contabilidad) presenten oportunamente sus declaraciones de renta (obligatorias o voluntarias) por el año gravable 2019.

Nota: para profundizar en este tema, puedes acceder a las 7 horas de conferencia en línea, grabadas en mayo de 2020, con acceso adicional a múltiples plantillas editables de Excel de los formularios 110 y 210, y documentos especiales en Word y PDF, dictadas por nuestro líder de investigación tributaria, el Dr. Diego Guevara.

Para el caso de los asalariados y demás personas naturales a las cuales se les expidió por el año gravable 2019 el formulario 220 con la información de las rentas de trabajo que percibieron durante dicho año gravable, es importante destacar que, si el contribuyente que recibió dicho formulario concluyó que no estaba obligado a declarar por el año gravable 2019 (y que tampoco deseaba hacerlo de forma voluntaria, algo que el artículo 6 del Estatuto Tributario –ET– concede como posibilidad solo a las personas naturales residentes que no quedan obligadas a declarar, pero que fueron objeto de retenciones durante el respectivo año fiscal), en tal caso, el mencionado formulario 220 se convierte en el documento que reemplaza su declaración de renta.

Así lo confirma la nota que figura en el final de dicho formulario, en la que se lee lo siguiente:

Nota: Este certificado sustituye para todos los efectos legales la declaración de Renta y Complementario para el trabajador o pensionado que lo firme”.

Y en la parte final del instructivo que viene al respaldo del mismo formulario, la Dian incluye el siguiente mensaje en letras mayúsculas:

“CONSERVE ESTE CERTIFICADO COMO SUSTITUTO O SOPORTE DE SU DECLARACIÓN DE RENTA. LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES PODRÁ EXIGIRLO”.

Es por lo anterior que el formulario 220 contiene varios espacios (ver renglones 54 al 71) para que sean diligenciados directamente por el asalariado. Y si los valores que allí diligencia le sirven para comprobar que sí cumple con todos los topes de ingresos, patrimonio, consignaciones y demás para quedar exonerado de declarar renta, dicho formulario 220 será el principal sustento para probarle a la Dian, cuando ella lo requiera, que la persona no quedaba obligada a declarar renta.

Formulario 220 debe conservarse por 5 años

“si el mencionado formulario 220 se convierte para el contribuyente en la prueba de que no estaba obligado a presentar declaración de renta, lo deberá conservar durante 5 años”

De acuerdo con la norma del artículo 632 del ET, si el mencionado formulario 220 se convierte para el contribuyente en la prueba de que no estaba obligado a presentar declaración de renta, lo deberá conservar durante 5 años.

Dicha norma establece actualmente lo siguiente:

Articulo 632. Deber de conservar informaciones y pruebas. <Ver Notas del Editor> Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:

(…)

  1. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes”.

Los 5 años que menciona esta norma son justamente los mismos 5 años de plazo que tendría la Dian para perseguir a un obligado a declarar que no lo haya hecho oportunamente (ver artículos 715 y siguientes del ET).

“todo empleador se debe preocupar por emitir y entregar el formulario 220, incluso sin esperar que el asalariado primero lo solicite”

Es por lo anterior que todo asalariado (así no tenga la obligación de presentar declaración de renta) debe preocuparse por pedirle a su empleador que le entregue su formulario 220 donde queden certificados los ingresos por todo el año o la fracción de año fiscal en que haya tenido vínculo laboral. Y todo empleador se debe preocupar por emitir y entregar el formulario 220, incluso sin esperar que el asalariado primero lo solicite (ver fallo del Consejo de Estado 12859 de febrero de 2003).

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