Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Pasada la época de asambleas ordinarias de accionistas y juntas generales de socios, por lo general, las reuniones que se realicen a partir de ese momento en su mayoría se llevan a cabo en calidad de extraordinarias. En este editorial exponemos cómo y cuándo se puede hacer una.
Por regla general, los dueños de una sociedad, llámense accionistas o socios, tienen la obligación de reunirse mínimo una vez al año, pues deben aprobar los estados financieros o ejercicio social del año inmediatamente anterior, con corte al 31 de diciembre (en caso de que no se realice una convocación, deberán asistir a la reunión por derecho propio el primer día hábil de abril a las 10 a.m.), so pena de ser sancionados, además de elegir los órganos de administración, representación y de revisoría fiscal (si es obligatorio este último).
Lo anterior no significa que la sociedad no pueda de manera ordinaria convocar a la asamblea general de accionistas o junta general de socios, bien sea porque por estatutos se ha establecido más de una reunión ordinaria en el año, o por motivos generales que ameriten dicha reunión (por ejemplo, hacer una nueva revisión a estados financieros, informes de gestión o nombramiento de nuevos administradores), lo cual adelantaría el trámite normal de convocatoria mínima de 15 día hábiles.
Cabe anotar que en el caso de las sociedades por acciones simplificadas –SAS– el artículo 20 de la Ley 1258 de 2008 expone:
“Convocatoria a la asamblea de accionistas. Salvo estipulación estatutaria en contrario, la asamblea será convocada por el representante legal de la sociedad, mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles. En el aviso de convocatoria se insertará el orden del día correspondiente a la reunión.
Cuando hayan de aprobarse balances de fin de ejercicio u operaciones de transformación, fusión o escisión, el derecho de inspección de los accionistas podrá ser ejercido durante los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión, a menos que en los estatutos se convenga un término superior.”
(Los subrayados son nuestros)
Ahora bien, cuando se requiera se podrá convocar a reuniones extraordinarias; la facultad de convocar la asamblea de accionistas o la junta de socios la tendrá la junta directiva, el representante legal o el revisor fiscal. En caso de que un superintendente desee convocar a una asamblea, podrá hacerlo directamente en alguno de los casos descritos en el artículo 423 del Código de Comercio, los cuales son:
“1) Cuando no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la ley o por los estatutos;
2) Cuando se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que deban ser conocidas o subsanadas por la asamblea, y
3) Por solicitud del número plural de accionistas determinado en los estatutos y, a falta de esta fijación, por el que represente no menos de la quinta parte de las acciones suscritas.”
Como su nombre lo indica, y de acuerdo con lo expuesto por el artículo 423 del Código de Comercio, la convocatoria extraordinaria tiene lugar cuando se presenten situaciones imprevistas o urgentes que salen de la potestad de administradores (gerentes o junta directiva) y es necesario tomar decisiones que solo pueden ser tomadas por el máximo órgano social (asamblea de accionistas o junta de socios).
Además de lo anterior, dicha urgencia es tal que no se podría hacer una convocatoria con una antelación de 15 días hábiles previos, pues ese tiempo puede resultar muy extenso, de manera que la convocatoria de una asamblea extraordinaria tendrá una antelación de mínimo 5 días calendario.
En la convocatoria que envíe el representante legal, junta directiva o revisor fiscal, llegado el caso, por ser extraordinaria, es obligatorio que en el escrito de convocatoria se describa en detalle el objeto de la asamblea o junta extraordinaria, es decir, se deberán detallar los puntos a tratar.
En la reunión extraordinaria no se pueden tratar otros temas distintos de los descritos en la convocatoria. Sin embargo, según el artículo 425 del Código de Comercio, la asamblea extraordinaria no podrá tomar decisiones sobre temas no incluidos en el orden del día publicado. Pese a ello, siempre y cuando sea por decisión del 70 % de las acciones representadas, la asamblea podrá ocuparse de otros temas una vez agotado el orden del día.
Por último, compartimos el formato Convocatoria junta de socios o asamblea general extraordinaria, que sirve como guía para elaborar la carta de convocatoria que permite notificar a los accionistas o socios sobre la reunión de asamblea extraordinaria.
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