Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La contabilización de las muestras comerciales entregadas a los clientes como parte de alguna estrategia de ventas exige que se considere tanto su origen como la intención de uso que sobre ellas tiene la entidad. En este editorial mencionamos algunos aspectos a tener en cuenta en su reconocimiento.
Las empresas siempre están en búsqueda de estrategias que les permitan afianzar las relaciones que sostienen con sus clientes. Es común encontrar dentro de estas estrategias la entrega de muestras, con lo cual pretenden promocionar y posicionar sus productos en el mercado, captar la atención de nuevos clientes y contribuir en la fidelización de los que ya tienen.
El tratamiento contable que debe seguirse con este tipo de muestras puede tomar diversas formas, dependiendo de cómo se reciban o adquieran, así como la intención que tenga la entidad sobre ellas. A continuación, abordamos tres casos:
En algunas industrias, en especial la farmacéutica, es común que los proveedores hagan entrega de muestras comerciales a sus clientes con el fin de que estos las distribuyan de forma gratuita entre los consumidores finales.
Cuando una entidad recibe muestras comerciales en estas condiciones no debe reconocerlas en su contabilidad, debido a que no existe ningún valor que pueda asignarles en el momento inicial. Estas no pueden reconocerse como inventarios porque no van a venderse por ningún valor, así se incurra en gastos de mantenimiento o de almacenamiento.
Algunas entidades adquieren o fabrican por su cuenta muestras de sus productos para entregarlas a sus clientes con el fin de hacerles publicidad entre ellos. En consecuencia, es posible que algunas entidades tengan en sus bodegas grandes cantidades de este tipo de muestras, las cuales generan costos de mantenimiento, de almacenaje y de seguridad. Muchas veces se presenta la inquietud por si estas muestras pueden ser reconocidas como inventarios, en especial al momento de determinar cómo se deben presentar aquellas que permanecen sin entregar a la fecha de cierre de los estados financieros.
Respecto a este tema, el CINIIF en su reunión de septiembre de 2017 precisó que el reconocimiento contable de los bienes que se adquieren con el propósito de llevar a cabo actividades promocionales debe hacerse observando lo establecido en los párrafos 5, 69 y 69C de la NIC 38 – Activos Intangibles. En dichos párrafos, la norma permite la aplicación de la NIC 38 cuando una entidad realiza desembolsos por gastos de publicidad, y además explica que estos deben reconocerse como gastos cuando efectivamente se incurra en ellos.
El CINIIF sustenta su postura atendiendo las conclusiones en las cuales se basó el IASB para emitir esta norma, por tanto cita el párrafo FC64B para explicar que los beneficios económicos que provienen de los desembolsos que se realizan por concepto de publicidad están dados por el desarrollo de la marca y de las relaciones con los clientes. Estos beneficios podrían generar ingresos en el futuro, sin embargo, puesto que no hay garantía de que dicho desembolso efectivamente se reintegre en forma de beneficios a la entidad, debe contabilizarse como gasto.
En consecuencia, cuando las entidades adquieran por su cuenta o fabriquen ellas mismas muestras para ser distribuidas de forma gratuita entre los clientes potenciales, deben reconocer esa inversión como gasto desde el momento en que incurren en ella, y no en el momento en que entregan el producto a sus clientes, pues su propósito es contribuir al desarrollo de la marca y de las relaciones comerciales de la entidad.
El hecho de que las muestras deban llevarse directamente al gasto no quiere decir que la entidad no deba controlarlas. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–, en su Concepto 751 de 2018 explica que la entidad puede hacerlo, pero de forma paralela a la contabilidad; para lo cual es recomendable utilizar algún software adicional o una hoja de Excel, dependiendo de la cantidad de las muestras que deban controlarse.
Asimismo, si la entidad considera que los valores que se mantienen al final del período sin distribuir a los clientes son materiales, puede revelar información relativa a estas unidades en las notas a los estados financieros, junto con los gastos que se realizan por su mantenimiento y custodia.
Si la entidad recibe muestras de su proveedor que tienen un valor comercial y que planean venderse en el desarrollo normal de las operaciones, el CTCP en el Concepto 856 del 24 de septiembre de 2018 señala que es posible reconocerlas como activo, para lo cual deja la puerta abierta a que se reconozcan bajo la norma de subvenciones correspondiente a la sección 24 del Estándar para Pymes. Esta norma se utiliza para contabilizar las donaciones que reciben las empresas, sean de entidades gubernamentales o privadas.
Aunque las muestras vayan a venderse y tengan un valor comercial, el CTCP expresa que al reconocerlas como inventario no sería posible realizar la medición posterior en los términos que requieren las normas (ver la NIC 2 o la sección 13). En ellas el inventario debe ser reconocido por el menor valor entre el costo y el valor neto de realización. En el evento de que las muestras se reciban de forma gratuita, su costo siempre debería de se $0, por lo que no cabe el tratamiento de estas unidades como un inventario.
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